Como o Hospital Incar alavancou a produtividade e implementou a cultura orçamentária

SOBRE A EMPRESA

O Hospital Incar está situado em Santo Antônio de Jesus, na Bahia, e com mais de 200 funcionários e cerca de 45 mil atendimentos mensais, tornou-se referência no Recôncavo Baiano. Por lidar diretamente com cuidados da saúde, o hospital precisa encontrar o equilíbrio entre economizar e gerir seus recursos sem interferir na sua qualidade de atendimento ou dos serviços prestados.

Com essa responsabilidade em mãos que o Hospital Incar decidiu que era fundamental investir em gestão orçamentária. Isso porque era importante conquistar um visão estratégica das finanças não só para a alta diretoria, como para toda a equipe também.

Equipe Financeira e de Controladoria do Hospital Incar

DESAFIOS ENFRENTADOS

O hospital é um negócio assim como qualquer outro: é preciso faturar para manter as portas abertas e continuar com seus serviços. A diferença é que hospitais e laboratórios lidam diretamente com vidas! E, por conta disso, é comum que os profissionais não pensem em limites financeiros. Afinal, é preciso fazer o necessário para cuidar de uma vida, certo?

Contudo, os recursos são limitados e precisam ser muito bem administrados para que não haja possíveis prejuízos. Por isso, um dos desafios do Hospital Incar era difundir a cultura orçamentária entre os gestores.

Tínhamos a dificuldade de fazer o gestor entender o orçamento e saber que existe um recurso. E ele é limitado, por isso a necessidade de planejar e trabalhar com esse limite. Isso é um processo educacional, cada um precisa se disciplinar e se preocupar com os recursos escassos
Luciana Dias
Coordenadora Financeira

A partir dessa percepção que o Hospital Incar decidiu adotar o orçamento descentralizado na sua gestão e, além disso, educar a equipe sobre o tema. Assim, investiram no Curso da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária com o intuito de ensinar toda a teoria que envolvia o orçamento. “Não queremos que esses profissionais se aprofundem na teoria, mas entendam que existe um orçamento e tenham noção de como funciona, para quê serve”, contou Luciana Dias.

Com o orçamento colaborativo iniciado e o treinamento de profissionais feito, surgiu a exigência natural de dados mais analíticos. Com isso, o mais um desafio: um sistema que atendesse a demanda de forma eficaz e eficiente. E essa exigência levou o Hospital Incar a buscar uma ferramenta que complementasse o operacional e agilizasse o orçamento, substituindo o máximo possível as planilhas.

O nosso sistema operacional atende muito bem a área de saúde, mas quando chega na parte administrativa financeira, tem muito a melhorar, especialmente no que diz respeito ao orçamento
Luciana Dias
Coordenadora Financeira

ESTRATÉGIA ADOTADA

Ao chegar à Treasy o hospital estava no início do seu processo orçamentário: já entendiam a importância do orçamento e possuíam dois profissionais na Controladoria. Entretanto, não sabiam como fazer todo o processo, nem tinham ferramentas que atendessem de fato às demandas. Os relatórios ainda eram gerados em planilhas e os resultados impressos em folhas gigantes.

Consegue imaginar o trabalho para alinhar todos os dados, checar as fórmulas nas muitas planilhas e, ainda, imprimir relatórios para apresentar ou entregar aos envolvidos? Além do mais, os gestores sentiram a necessidade de ter maior conhecimento sobre os números e dados da instituição. Por isso o primeiro passo da estratégia adotada foi definir processos e funções da equipe administrativa-financeira. 

Na sequência, iniciou-se o processo de tomar conhecimento dos dados e organizar as naturezas. “Nessa etapa, puxamos o histórico, resgatamos os contratos e definimos a base do Orçamento. Também identificamos os responsáveis pelas despesas e agrupamos elas”, explica a Luciana.

Foi nesse momento que o Hospital Incar adotou a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária. Num período bem estratégico para a maioria das organizações, quando estão fazendo planejamento orçamentário e olhando para o ano seguinte, estabelecendo as principais metas do setor.

Flávio Costa com relatório financeiro impresso, antes de adotar a Metodologia Treasy

RESULTADOS ALCANÇADOS

Não levou muito tempo para os resultados surgirem para o Hospital Incar. Como um dos desafios era a descentralização e propagação da visão orçamento, isso foi facilmente conquistado com a ajuda da ferramenta e dos treinamentos da Treasy. Segundo Luciana, os gestores estão mais envolvidos com o orçamento e incentivam que todos saibam os números, a meta e o que foi planejado.

A nova proposta de gestão foi passada individualmente e, de acordo com a equipe de controladoria, não houve dificuldades.

As pessoas acharam bem fácil de trabalhar e entender o sistema. Com planilhas seria bem mais difícil, inclusive outros pontos como análises. Como o sistema é uma ferramenta de Gestão Orçamentária, ele próprio dá várias formas de analisar os dados, como visão acumulada ou visão normal
Luciana Dias
Coordenadora Financeira

Agora, o Hospital Incar possui uma visão de resultados por área, que segundo Flávio é muito mais simples obter na ferramenta do que nas planilhas. Questões estratégicas relacionadas ao limite de orçamento são mais simples de assimilar entre os funcionários, e agora todos trabalham com o orçamento empresarial em mente, cientes das ações que devem ser tomadas para o alcance do objetivo principal.

Luciana explica que, com a ferramenta, tornou-se mais simples as avaliações, acompanhamento e revisões orçamentárias. “A cada três meses vamos analisar quais áreas estão conseguindo economizar os recursos e quais não estão suportando com os recursos planejados e o que fazer, tirar de uma área que está com recurso menor e transferir para outra área que os gastos não são supérfluos”, finaliza a Coordenadora Financeira, Luciana Dias.

Aumento significativo

na produtividade na criação, análise e acompanhamento do planejamento orçamentário

Implementação e treinamento

do orçamento descentralizado e metodologia Treasy

Descentralização total

do orçamento empresarial entre todas as áreas

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