Como o Hospital Incar alavancou a produtividade e implementou a cultura orçamentária
Como o Hospital Incar alavancou a produtividade e implementou a cultura orçamentária
Com o auxílio dos consultores, ferramenta e metodologia da Treasy, o Hospital Incar alavancou sua produtividade e implementou a cultura orçamentária na empresa.
O Hospital Incar está situado em Santo Antônio de Jesus, na Bahia, e com mais de 200 funcionários e cerca de 45 mil atendimentos mensais, tornou-se referência no Recôncavo Baiano. Por lidar diretamente com cuidados da saúde, o hospital precisa encontrar o equilíbrio entre economizar e gerir seus recursos sem interferir na sua qualidade de atendimento ou dos serviços prestados.
Com essa responsabilidade em mãos que o Hospital Incar decidiu que era fundamental investir em gestão orçamentária. Isso porque era importante conquistar um visão estratégica das finanças não só para a alta diretoria, como para toda a equipe também.
Equipe Financeira e de Controladoria do Hospital Incar
Desafios enfrentados
O hospital é um negócio assim como qualquer outro: é preciso faturar para manter as portas abertas e continuar com seus serviços. A diferença é que hospitais e laboratórios lidam diretamente com vidas! E, por conta disso, é comum que os profissionais não pensem em limites financeiros. Afinal, é preciso fazer o necessário para cuidar de uma vida, certo?
Contudo, os recursos são limitados e precisam ser muito bem administrados para que não haja possíveis prejuízos. Por isso, um dos desafios do Hospital Incar era difundir a cultura orçamentária entre os gestores.
A partir dessa percepção que o Hospital Incar decidiu adotar o orçamento descentralizado na sua gestão e, além disso, educar a equipe sobre o tema. Assim, investiram no Curso da Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária com o intuito de ensinar toda a teoria que envolvia o orçamento. “Não queremos que esses profissionais se aprofundem na teoria, mas entendam que existe um orçamento e tenham noção de como funciona, para quê serve”, contou Luciana Dias.
Com o orçamento colaborativo iniciado e o treinamento de profissionais feito, surgiu a exigência natural de dados mais analíticos. Com isso, o mais um desafio: um sistema que atendesse a demanda de forma eficaz e eficiente. E essa exigência levou o Hospital Incar a buscar uma ferramenta que complementasse o operacional e agilizasse o orçamento, substituindo o máximo possível as planilhas.
Estratégia adotada
Ao chegar à Treasy o hospital estava no início do seu processo orçamentário: já entendiam a importância do orçamento e possuíam dois profissionais na Controladoria. Entretanto, não sabiam como fazer todo o processo, nem tinham ferramentas que atendessem de fato às demandas. Os relatórios ainda eram gerados em planilhas e os resultados impressos em folhas gigantes.
Consegue imaginar o trabalho para alinhar todos os dados, checar as fórmulas nas muitas planilhas e, ainda, imprimir relatórios para apresentar ou entregar aos envolvidos? Além do mais, os gestores sentiram a necessidade de ter maior conhecimento sobre os números e dados da instituição. Por isso o primeiro passo da estratégia adotada foi definir processos e funções da equipe administrativa-financeira.
Na sequência, iniciou-se o processo de tomar conhecimento dos dados e organizar as naturezas. “Nessa etapa, puxamos o histórico, resgatamos os contratos e definimos a base do Orçamento. Também identificamos os responsáveis pelas despesas e agrupamos elas”, explica a Luciana.
Foi nesse momento que o Hospital Incar adotou a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária. Num período bem estratégico para a maioria das organizações, quando estão fazendo planejamento orçamentário e olhando para o ano seguinte, estabelecendo as principais metas do setor.
Flávio Costa com relatório financeiro impresso, antes de adotar a Metodologia Treasy
Resultados alcançados
Não levou muito tempo para os resultados surgirem para o Hospital Incar. Como um dos desafios era a descentralização e propagação da visão orçamento, isso foi facilmente conquistado com a ajuda da ferramenta e dos treinamentos da Treasy. Segundo Luciana, os gestores estão mais envolvidos com o orçamento e incentivam que todos saibam os números, a meta e o que foi planejado.
A nova proposta de gestão foi passada individualmente e, de acordo com a equipe de controladoria, não houve dificuldades.
Agora, o Hospital Incar possui uma visão de resultados por área, que segundo Flávio é muito mais simples obter na ferramenta do que nas planilhas. Questões estratégicas relacionadas ao limite de orçamento são mais simples de assimilar entre os funcionários, e agora todos trabalham com o orçamento empresarial em mente, cientes das ações que devem ser tomadas para o alcance do objetivo principal.
Luciana explica que, com a ferramenta, tornou-se mais simples as avaliações, acompanhamento e revisões orçamentárias. “A cada três meses vamos analisar quais áreas estão conseguindo economizar os recursos e quais não estão suportando com os recursos planejados e o que fazer, tirar de uma área que está com recurso menor e transferir para outra área que os gastos não são supérfluos”, finaliza a Coordenadora Financeira, Luciana Dias.
Aumento significativo
na produtividade na criação, análise e acompanhamento do planejamento orçamentário
Implementação e treinamento
do orçamento descentralizado e metodologia Treasy
Descentralização total
do orçamento empresarial entre todas as áreas
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O que é cultura orçamentária e por que é importante para hospitais?
Cultura orçamentária é quando toda a equipe, não só a área financeira, entende que os recursos são limitados e precisa planejar seu uso. Em hospitais, é essencial porque permite equilibrar a qualidade do atendimento com a responsabilidade financeira. Sem isso, decisões de gastos ficam desconectadas da realidade econômica da instituição.
Como implementar orçamento descentralizado em uma instituição de saúde?
Comece educando os gestores sobre o conceito (não precisa ser teoria complexa, só noção de como funciona). Depois, estabeleça limites de gastos por departamento e crie processos para que cada gestor acompanhe seu próprio orçamento. O Hospital Incar usou treinamento formal seguido de ferramentas que tornaram o acompanhamento prático e contínuo.
Qual é a diferença entre orçamento centralizado e descentralizado?
No centralizado, a área financeira controla e aprova todos os gastos. No descentralizado, cada gestor de departamento recebe um limite e acompanha seu próprio orçamento. O descentralizado engaja mais a equipe, mas exige educação e ferramentas para monitoramento.
Por que as planilhas não são suficientes para gestão orçamentária em hospitais?
Planilhas exigem muito trabalho manual (revisão de fórmulas, consolidação de dados, impressão de relatórios), são propensas a erros e dificultam o acompanhamento em tempo real. Um hospital com 200 funcionários e 45 mil atendimentos mensais precisa de dados atualizados diariamente para tomar boas decisões.
Como convencer os profissionais de saúde a pensar em limites orçamentários?
Reconheça que o core deles é salvar vidas, não gerenciar custos. Por isso, a mensagem não é 'gastem menos', mas 'entendam o recurso disponível para que não haja desperdício e o hospital continue funcionando'. Treinamento formal ajuda a naturalizar a conversa.
Quanto tempo leva para implementar uma gestão orçamentária efetiva em um hospital?
Não há um prazo único, mas geralmente leva alguns meses. O Hospital Incar começou com treinamento e depois buscou ferramentas para agilizar o processo. O tempo também depende de quantos gestores precisam ser engajados e da complexidade do seu modelo de custos.
Qual é o impacto da gestão orçamentária na produtividade operacional?
Quando os gestores entendem e acompanham seus orçamentos, reduzem desperdícios, tomam decisões mais rápidas e gastam menos tempo em buscas manuais de dados. Isso libera a equipe financeira para análises mais estratégicas em vez de processos administrativos repetitivos.
Um hospital precisa mesmo investir em uma ferramenta de orçamento, ou planilha é suficiente?
Se o hospital tem poucos gestores e pouca complexidade, planilha pode funcionar. Mas acima de 50-100 pessoas envolvidas no orçamento, uma ferramenta traz retorno rápido em tempo economizado, redução de erros e melhor visibilidade dos dados. O Hospital Incar percebeu isso quando começou a gerar muitos relatórios em papel.
Como escolher uma ferramenta de orçamento para saúde?
Procure uma solução que: integre com seu ERP hospitalar, permita que vários gestores trabalhem simultaneamente, gere relatórios sem planilhas, e tenha interface intuitiva (já que muitos usuários não são contadores). Teste se ela resolve seu fluxo específico antes de contratar.
É possível implementar orçamento sem treinamento?
Tecnicamente sim, mas vai gerar resistência e pouco engajamento. O Hospital Incar investiu em treinamento formal justamente porque sabia que implementar orçamento é tanto um processo técnico quanto educacional. Sem alinhamento na equipe, a ferramenta fica subutilizada.
Quais são os principais indicadores de saúde financeira de um hospital?
Margem operacional, ticket médio por paciente, taxa de ocupação de leitos, custo por atendimento, dias de caixa disponível e índice de contas a receber. Esses indicadores ajudam a detectar se o hospital está saudável ou se há risco de falta de recursos.
Como lidar com gestores que resistem à cultura orçamentária?
Mostre dados concretos de hospitais similares que implementaram e tiveram bom resultado. Comece pequeno, com um departamento piloto, para demonstrar o valor prático. E deixe claro que a meta não é cortar serviços, mas evitar desperdício e garantir sustentabilidade.
Orçamento colaborativo prejudica a qualidade do atendimento?
Não. Ao contrário, quando os gestores entendem o orçamento, conseguem priorizar bem o que é essencial (qualidade do atendimento) do que é desperdício. O Hospital Incar é prova disso: manteve a excelência no Recôncavo enquanto implementava disciplina financeira.
Qual é a relação entre orçamento e faturamento em hospitais?
O orçamento projeta quanto o hospital precisa gastar e quanto planeja faturar. Faturamento é a receita real. Se o faturamento ficar abaixo do orçado, o hospital enfrenta risco. Por isso acompanhar ambos em tempo real é crítico para identificar problemas rápido.
Como manter a equipe motivada durante a implementação de orçamento?
Comunique progresso real (quantas horas economizadas, quantos erros evitados). Reconheça os gestores que colaboram. E deixe claro que a meta é dar poder à equipe para tomar melhores decisões, não apenas cortar custos. Transparência nos números ajuda muito.
Um hospital pequeno (menos de 50 leitos) precisa de gestão orçamentária?
Sim. Hospitais de qualquer tamanho lidam com recursos limitados. Um hospital pequeno pode usar um processo simples (até com planilha bem estruturada), mas o conceito de orçamento e limite de gastos é fundamental para sobreviver.
Qual é o primeiro passo para quem quer implementar orçamento em um hospital?
Diagnoze a situação atual: quantos gestores existem, quais são os maiores gastos, quais decisões precisam de melhor informação. Depois defina um processo simples e comunique à liderança. O Hospital Incar começou exatamente assim, com diagnóstico e treinamento antes de escolher ferramenta.
