O Grupo São José possui mais de 50 anos no ramo ótico do Brasil, com sua fundação em São José dos Pinhais - SP pelo experiente na área Sr. Geraldo Canto, com forte expansão na década de 70, hoje o grupo comemora mais de 100 unidades entre franquias e lojas próprias.
Neste case Josi Correa, Diretora Geral do Grupo São José, compartilha sua experiência com a automação do Planejamento Financeiro e dos relatórios gerenciais do grupo, reduzindo o trabalho operacional e ganhando tempo para focar em atividades estratégicas para o grupo.
Desafios enfrentados pelo Grupo São José
Josi trabalha no Grupo São José há mais de 20 anos, assim, acompanhou não apenas a expansão do Grupo para o modelo de franquias atual, como também a criação e maturação dos processos financeiros, de planejamento e controladoria.
Em 2018, com o crescimento do Grupo, surge a necessidade da diretoria de contar com relatórios gerenciais automatizados e inteligência financeira para a tomada de decisão.
Com este tempo dedicado às planilhas para consolidar o resultado das unidades, faltava tempo para detalhar o planejamento por loja, a diretoria contava apenas com um comparativo de real x Orçado do grupo como um todo para suas análises. Isso dificultava na hora de entender qual unidade estava contribuindo ou prejudicando o planejamento macro do grupo.
Estratégia adotada
Josi encontrou no Treasy a solução ideal para apoiar com os relatórios gerenciais e a evolução do planejamento por loja.
No início da parceria optaram pelo serviço de Advise de Controladoria para migração das planilhas que já utilizam para o sistema, além de contar com o apoio de especialistas para detalhamento do planejamento por unidade.
Resultados alcançados com a Treasy
Contar com Inteligência Financeira para gerir o negócio trouxe mais confiança nos números para a diretoria.
Indo além dos comparativos entre o planejado e realizado, hoje a empresa consegue atuar ativamente em cima dos desvios:
Outro ganho importante para a empresa foi o uso das Simulações de Cenários:
Com a maturidade conquistada no processo de planejamento, também foi possível envolver mais pessoas nos planos, melhorando o alinhamento do time e a precisão do planejamento:
Além dos benefícios para a empresa, para a Josi como profissional, a automação também impactou sua carreira. Com o ganho de tempo que era investido na manutenção das planilhas e outras atividades operacionais eliminadas pelo Treasy, Josi pôde se aproximar mais do comercial da empresa, atuar de forma mais estratégica e gerar mais valor para o grupo.
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O que são relatórios gerenciais e por que são importantes para varejo?
Relatórios gerenciais são documentos que consolidam o desempenho financeiro de uma empresa ou suas unidades. No varejo, são críticos porque permitem acompanhar margens, custos operacionais e receita por loja em tempo real, informações que definem se você vai agir dentro do mês ou olhar pelo retrovisor.
Quantas lojas é viável gerenciar com relatórios consolidados?
Não há limite, mas a complexidade cresce exponencialmente. Com 5 lojas, planilha pode funcionar. Com 28, você investe dias só compilando dados. Acima de 10 lojas, automatizar relatórios deixa de ser luxo e vira necessidade operacional.
Qual é o tempo típico para consolidar DRE de múltiplas lojas no Excel?
Depende do número de lojas e da quantidade de rateios (custos de pessoal, laboratório, produção). No caso do Grupo São José, eram 5 dias por mês só para reunir dados das 28 lojas. Empresas menores gastam 1 a 3 dias nessa atividade.
Como eliminar planilhas no fechamento mensal sem perder dados?
A maneira segura é migrar a estrutura de contas e regras de cálculo para um sistema integrado ao seu ERP. Isso significa que os números vêm direto do sistema operacional, sem digitação manual. A Treasy oferece um serviço chamado Advise de Controladoria justamente para esse mapeamento e migração.
Qual a diferença entre análise de Realizado × Orçado no nível da empresa e por loja?
No nível da empresa, você vê o resultado agregado e pode perder informações críticas. Analisar por loja revela qual unidade está puxando o resultado para cima ou para baixo, permitindo ações específicas. Por exemplo, se a meta de CMV não está sendo atingida, você descobre se é problema em uma loja ou generalizado.
Vale a pena investir em automação de relatórios gerenciais para empresas com 10 a 20 lojas?
Sim. Se você ou alguém do time gasta mais de 2 dias por mês consolidando dados, o investimento se paga em poucos meses. Além do tempo economizado, ganham-se análises mais confiáveis e decisões mais rápidas, o que impacta resultado operacional.
Como integrar dados de um ERP aos relatórios gerenciais sem perder informações?
A integração acontece através de um mapeamento chamado de-para, onde cada conta do ERP é associada a uma natureza contábil no sistema de FP&A. Uma vez configurado, os números fluem automaticamente do ERP para os relatórios, sem risco de inconsistência.
Qual é o tempo médio para apresentar um DRE consolidado após o fechamento mensal?
Depende do processo. Com planilhas manuais, demora 3 a 5 dias. Com relatórios automatizados bem configurados, você consegue em até 1 dia, liberando a diretoria para tomar decisões enquanto o mês ainda está em aberto.
Como estruturar rateios de custos fixos entre múltiplas lojas?
Rateios podem ser feitos por base (número de funcionários, metragem, quantidade de produtos) ou percentual. A chave é definir uma regra clara e deixá-la automatizada no sistema. Mudar a cada mês compromete a comparabilidade dos dados.
Que tipo de análise vertical ajuda a identificar problemas de operação por loja?
Análise vertical mostra cada linha do DRE como percentual da receita. Se o CMV deveria ser 40% da receita e está em 45%, você descobre o problema. Repetindo essa análise por loja, identifica qual unidade está com estrutura de custos desalinhada.
Por que algumas lojas têm desempenho abaixo do planejado e como descobrir o motivo?
Pode ser preço, volume, mix de produtos ou custos operacionais altos. Comparando Planejado × Realizado linha a linha (receita, CMV, despesas operacionais), você isola rapidamente onde está a lacuna. Depois é questão de investigar a causa raiz naquela unidade.
Qual é o ganho real ao reduzir o tempo de fechamento mensal de 5 dias para 1 dia?
Além dos 4 dias de trabalho economizados, você ganha agilidade: consegue reagir aos desvios enquanto o mês ainda está em aberto. Se identifica problema no dia 15, tem tempo de corrigir até o dia 30. Isso não é possível quando o DRE sai no dia 20 do mês seguinte.
Como garantir que os relatórios gerenciais estejam sempre corretos e atualizados?
Automatizando a coleta de dados (integração com ERP) e formalizando as regras de cálculo (rateios, naturezas) no sistema. Depois é questão de revisão mensal: sempre há ajustes, mas a base é sólida e rastreável.
Vale a pena terceirizar o fechamento gerencial ou é melhor ter a equipe interna configurando tudo?
O ideal é ter expertise externa para estruturar o modelo uma vez (o Advise de Controladoria faz isso) e depois manter a gestão interna. Assim você não fica dependente de terceiros, mas também não investe tempo em algo que deveria estar automatizado.
Qual software escolher para consolidar relatórios de múltiplas lojas?
Procure por ferramentas que integrem com seu ERP atual, permitam definir estruturas de contas e rateios de forma flexível, e entreguem relatórios Planejado × Realizado rapidamente. Não basta um dashboard bonito, precisa de precisão e velocidade.
Como começar a automação se o fluxo de fechamento hoje é totalmente manual?
Primeiro, mapeie o processo: quais dados você coleta, onde estão, quais cálculos faz. Depois, defina a estrutura de contas e rateios ideal. Por fim, configure tudo em um sistema e estabeleça um novo ritual mensal. Fazer tudo de uma vez é mais rápido que migração faseada.
Quanto tempo leva para treinar o time no novo processo de relatórios automatizados?
Se a automação foi bem feita, o treinamento é curto: como acessar os relatórios, como interpretar as análises, como abrir chamados se algo mudar. Não precisa treinar fórmulas ou rateios, o sistema cuida disso. Uma semana de convivência e todo mundo domina.
