Fundada nos anos 60, o Grupo Casa Magalhães possui um quadro com mais de 200 funcionários e passou por grandes mudanças em seu modelo de negócio.
Hoje, auxiliam empresas nas interações em Pontos de Venda (PDV) e gestão dos serviços fornecendo soluções de gerenciamento. Com mais de 50 anos de história, a empresa atende mais de 18 mil clientes em todo o Brasil.
Desafios enfrentados
Planilhas são muito vulneráveis e suscetíveis a erros. E no caso do Grupo Casa Magalhães, a empresa contava outras ferramentas para consolidar dados, fazer análises e gerar relatórios pontuais. Sofrendo a dor na pele o Grupo percebeu o quão difícil era criar um planejamento integrado e descentralizado sem que nenhuma linha da planilha quebrasse.
Nessa época eram necessários mais de 20 minutos para extrair os relatórios para análise de desempenho e mais alguns dias para enviar as planilhas para cada gestor. Nesse sentido, não só o planejamento como o acompanhamento do orçado era complexo e lento. Os desafios que a empresa enfrentava estavam ligados à automação e integração do planejamento.
Estratégia adotada
Muitas horas eram perdidas e inúmeras planilhas eram necessárias para fazer algo que deveria ser simples, direto e fácil. O Grupo Casa Magalhães entendeu então que era necessário otimizar o processo e centralizar o planejamento e orçamento.
Com isso em mente, a estratégia foi adotar o software Treasy, que auxilia empresas a construírem seu planejamento e orçamento em único lugar, de forma descentralizada e integrado com o ERP.
Resultados alcançados
Diante das limitações de todo o processo, eram necessários 4 dias para extrair as informações da ferramenta utilizada, colocar os dados do realizado nas planilhas e gerar os relatórios para, ao fim, enviar à cada gestor das áreas. Segundo Alisson, a geração de relatórios que parece um processo simples, com a antiga ferramenta ocupava 20 minutos de seu dia.
Agora com a ferramenta Treasy o Grupo Casa Magalhães reduziu em 4 dias todo o processo orçamentário, diminuindo para 5 minutos a geração de relatórios para tomada de decisão.
"O principal ganho é na agilidade do processamento dos dados. Como eu disse, estou conseguindo cortar em 4 dias o fechamento. Então, até no dia 9 ou 10, se não tiver nenhum imprevisto, eu consigo fechar sem problemas", disse Alisson
Economizando 4 dias do processo orçamentário, Alisson conta que é possível fechar a análise do realizado na metade do mês. Sobrando tempo o suficiente para identificar desvios no planejado e tomar ações referente a eles.
Equipe financeiro do Grupo
4 DIAS
a menos no processo orçamentário
5 MIN.
para gerar relatórios de desempenho
30%
no aumento de produtividade
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Como reduzir o tempo de fechamento orçamentário da minha empresa
A maioria das empresas perde dias consolidando planilhas e gerando relatórios manualmente. O passo inicial é centralizar todos os dados em uma única ferramenta integrada com seu ERP, eliminando a necessidade de copiar e colar informações entre sistemas. O Grupo Casa Magalhães conseguiu reduzir 4 dias inteiros do processo apenas fazendo isso.
Qual é o tempo ideal para fechar o mês financeiro
Não existe um 'ideal' universal, mas empresas maduras em FP&A conseguem fechar entre o 5º e 10º dia útil do mês seguinte. Isso permite identificar desvios no orçado e tomar ações corretivas ainda dentro do próprio mês, antes que os números se fechem. Com ferramentas manuais, esse prazo estica para 15 dias ou mais.
Planilhas Excel são suficientes para fazer orçamento em empresa grande
Não. Planilhas funcionam para empresas muito pequenas (até 5 ou 10 gestores), mas a partir daí geram gargalos: versões conflitantes, falta de auditoria, fórmulas quebrando, falta de integração com sistemas. O Grupo Casa Magalhães passou por isso com mais de 200 funcionários e perdeu dias apenas consolidando dados de múltiplas planilhas.
Como integrar o orçamento com dados do ERP automaticamente
A integração automática funciona quando você usa uma ferramenta de FP&A que conecta diretamente ao seu ERP (SAP, Alterdata, Totvs, etc). Em vez de extrair dados manualmente e copiar em planilhas, o sistema puxa os dados em tempo real e você consegue gerar relatórios em minutos, não em horas.
Quanto tempo leva para gerar um relatório financeiro manualmente
Depende da complexidade. O Grupo Casa Magalhães levava 20 minutos por relatório com planilhas. Considerando que uma empresa média gera 10 a 15 relatórios por ciclo de fechamento, isso representa horas perdidas. Com automação, esse tempo cai para 5 minutos.
Por que a maioria dos erros em orçamento vem de planilhas
Porque planilhas não têm controle de versão, auditoria ou validação de dados. Qualquer pessoa pode editar qualquer célula, fórmulas quebram sem avisar, e fica impossível rastrear quem mudou o quê e quando. Um sistema de FP&A estruturado previne essas vulnerabilidades através de permissões, logs e integrações automáticas.
Qual a melhor forma de descentralizar o orçamento
Descentralizar significa deixar cada gestor inserir seus próprios dados em um lugar seguro, sem que uma pessoa precise consolidar tudo manualmente depois. Isso exige uma ferramenta que tenha permissões por usuário, estrutura clara de plano de contas e integração com o ERP. Assim o controller não fica engessado esperando dados.
Como corrigir desvios do orçado antes do fechamento do mês
Você precisa identificar os desvios rapidamente. Se leva 10 dias para gerar os relatórios, o mês já quase acabou e não dá tempo de agir. Com relatórios disponíveis no 5º dia útil, você consegue alertar gestores, revisar o planejado e tomar ações corretivas ainda dentro do mês.
O que é um 'fechamento integrado' de orçamento
É quando todos os dados (planejado, realizado, análises e projeções) estão em um único sistema conectado ao ERP, sem necessidade de consolidar múltiplas planilhas. Cada gestor alimenta sua área, os dados fluem automaticamente, e o relatório final sai de forma consistente e auditável.
Quantos dias a maioria das empresas leva para fechar o orçamento hoje
Empresas que usam planilhas costumam levar entre 10 e 20 dias úteis. Empresas com sistemas FP&A bem estruturados conseguem fazer em 5 a 10 dias. A diferença está na automação: sem ela, você passa dias consolidando dados; com ela, passa horas analisando.
Vale a pena implementar um software de orçamento se minha empresa é pequena
Depende. Se você tem menos de 5 gestores, planilha pode funcionar. Se tem entre 5 e 50, um software começa a trazer ROI em menos de 6 meses (redução de horas, menos erros, fechamentos mais rápidos). Se tem mais de 50, praticamente não há alternativa.
Como saber se a ferramenta de orçamento que tenho é suficiente
Faça essas perguntas: Gero um relatório em menos de 30 minutos? Os gestores conseguem atualizar dados sem minha ajuda? Tenho rastreabilidade de quem mudou o quê? Meus dados estão atualizados em tempo real? Se respondeu 'não' a mais de uma, sua ferramenta está limitando você.
Quanto tempo economizo implementando FP&A na minha empresa
Varia, mas empresas médias economizam entre 3 a 5 dias por ciclo de fechamento. O Grupo Casa Magalhães (200+ funcionários) economizou 4 dias inteiros, o que significa 16 dias por trimestre que agora usam para análises reais em vez de consolidação de dados.
Qual é o primeiro passo para otimizar o orçamento de uma empresa
Mapear onde o tempo é perdido. Se você gasta dias consolidando dados e gerando relatórios, a prioridade é automatizar isso. Se você gasta dias analisando desvios, a prioridade é estruturar melhor as informações. Não comece implementando um sistema novo sem entender o problema atual.
Como evitar que gestores resisam a usar o novo sistema de orçamento
Mostrar o ganho deles: menos tempo preenchendo planilha, mais tempo analisando. O novo sistema deve ser mais fácil e mais rápido que o antigo. Se você tira uma ferramenta ruim sem deixar uma melhor, gera resistência. Quando o sistema é claramente melhor, a adoção é natural.
É possível fechar o mês no 5º dia útil com orçamento centralizado
Sim. O Grupo Casa Magalhães consegue fechar até o dia 9 ou 10 se não houver imprevistos. Isso é possível porque com dados integrados e relatórios automáticos, você não passa dias consolidando informações, mas horas validando e analisando.
Como aumentar a produtividade do time financeiro sem contratar mais gente
Eliminando tarefas repetitivas. Se seu time passa 30% do tempo consolidando planilhas e gerando relatórios, automatize isso. O Grupo Casa Magalhães aumentou produtividade em 30% apenas reduzindo essas tarefas manuais, liberando tempo para análises que agregam valor real.
O que fazer com os 4 dias economizados no fechamento
Usar para análises reais: identificar desvios, simular cenários, definir ações corretivas, acompanhar KPIs. Essas atividades são as que geram valor para a empresa. Se você está gastando 4 dias consolidando dados, está deixando de fazer a parte que realmente importa.
