Localizada no Polo de Biotecnologia do Rio de Janeiro o Grupo Axis é uma holding brasileira, composta pelas empresas Silvestre Labs, Cryopraxis, CellPraxis e PharmaPraxis, que patrocina e gerência pesquisas, desenvolvimento e negócios na área de saúde.
A Axis Biotec, tinha um desafio bem claro quando buscou a Treasy: evoluir a gestão orçamentária do Grupo Axis sem aumentar sua equipe enxuta. Como informa Cintia Candido, atual Coordenadora de Orçamento e Planejamento.
Desafios enfrentados
No final de 2016, o Processo Orçamentário era realizado por meio de planilhas e envolvia cerca de dez gestores de departamento diferentes, muito tempo se perdia para conciliar estes dados e muito trabalho era perdido a cada mudança ou correções. No período de elaboração do orçamento, ou quando feito alguma sugestão de alteração nos números durante o processo de acompanhamento mensal, era necessário alterar pelo menos cinco planilhas para que todo o orçamento fosse impactado.
Para cumprir os prazos de elaboração do orçamento, Cintia iniciava as projeções em Outubro para concluí-las ao final de Dezembro.
Até o ano de 2015, as projeções orçamentárias eram elaboradas com base nos dados históricos. O processo era feito inteiramente pela controladoria, que passava para os gestores uma média dos valores realizados nos últimos anos e uma projeção do orçamento.
Para se preparar para as mudanças no cenário econômico dos anos posteriores, o Grupo Axis iniciou uma elaboração orçamentária utilizando a metodologia de Orçamento Base Zero. Com o novo modelo, o volume de informações, somado à complexidade das planilhas, tiraram muita velocidade do time e este foi o estopim para buscarem uma solução especialista de mercado.
Estratégia adotada
No início do projeto de sistematização do processo orçamentário com a Treasy, em dezembro de 2016, o Grupo Axis já havia concluído previamente o processo de planejamento para 2017, com todas as informações consolidadas em planilhas.
Para reduzir ao máximo o atrito no processo de implantação do Treasy, a estratégia adotada foi primeiramente migrar todo o planejamento que estava em planilhas para o sistema. “Os consultores da Treasy estavam sempre próximos e dispostos a ajudar”, comenta Cíntia.
Como o processo interno do orçamento já estava em curso, o departamento de Controladoria tinha uma meta bem ousada: inserir os dados da projeção de 2017 no Treasy dentro do mês de Dezembro, e deixar tudo preparado para apenas acompanhar esse orçamento no 1o trimestre de 2017.
Por conta disso, o próximo passo foi estruturar as informações do realizado mensal, que vieram para o Treasy via importação dos dados obtidos a partir do ERP da empresa, o Sistema Alterdata. Este processo eliminou a necessidade qualquer tipo de consolidação ou entrada manual de dados entre o Planejado x Realizado mensalmente.
Em pouco menos de dois meses, o processo orçamentário estava 100% sistematizado com o Treasy, já com a consolidação do planejamento com o realizado, e o início do envolvimento dos demais gestores com a nova solução.
Resultados alcançados
O processo que em planilhas levava cerca de 2 meses com a dedicação integral de 2 profissionais, com a Treasy, este tempo foi reduzido e conta apenas com a dedicação de Cintia na revisão geral dos dados.
As planilhas foram 100% eliminadas no processo orçamentário do Grupo Axis. Além de tornar o processo mais eficiente, com a implantação da solução também houveram ganhos na precisão e detalhamento dos resultados projetados.
O Grupo Axis passou a fazer a orçamentação de Gastos com Pessoal de forma detalhada pessoa a pessoa, contando com as projeções automáticas de Encargos e Benefícios do módulo de Gastos com Pessoal do Treasy.
As 5 planilhas (sem contar as planilhas enviadas para os gestores no processo de levantamento dos dados orçados) deram lugar ao relatório de Demonstrativo de Resultados do Treasy, e hoje, conseguem analisar a Margem de Contribuição por Produto, planejada e realizada, informação de suma relevância para a empresa e que não conseguiam mensurar antes.
Automatização
do planejamento, eliminando o uso das planilhas
Previsibilidade financeira
conquistada com a ajuda do orçamento empresarial
Produtividade do setor
aumentada com a ajuda da ferramenta, consultores e metodologia da Treasy
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O que é Orçamento Base Zero e por que o Grupo Axis adotou essa metodologia?
Orçamento Base Zero é um método onde você reconstrói o orçamento do zero a cada ciclo, sem assumir que os gastos do ano passado devem se repetir. O Grupo Axis adotou porque o cenário econômico mudava e as projeções baseadas só em dados históricos não refletiam mais a realidade do negócio.
Como uma empresa com time enxuto consegue fazer orçamento mais sofisticado?
Automatizando o trabalho repetitivo. O Grupo Axis tirou das planilhas manuais, que demandavam horas de consolidação, e colocou em um sistema que integra realizado do ERP com planejado automaticamente. Com isso, os gestores focam em análise e decisão, não em digitar números.
Qual era o principal problema do processo orçamentário com planilhas?
Cada alteração exigia mudanças em múltiplas abas. Uma única correção podia impactar cinco planilhas diferentes. Isso criava risco de inconsistência e consumia semanas do time que poderiam ser usadas em análise real.
Quanto tempo levava o processo orçamentário antes da implantação do sistema?
Cerca de 2 meses inteiros, começando em outubro para terminar em dezembro. Grande parte disso era consolidação manual e buscação de dados espalhados em várias abas.
Como o Grupo Axis conseguiu implantar o novo sistema sem parar o orçamento em curso?
Migrou os dados do planejamento 2017 que já estavam prontos em planilhas para o sistema em dezembro de 2016, dentro do mesmo mês. Isso permitiu que apenas acompanhassem o orçamento já criado no 1º trimestre de 2017, sem interrupção.
O que é integração de dados com ERP e por que isso importa no orçamento?
É conectar o sistema de orçamento diretamente ao ERP (no caso da Axis, o Alterdata) para trazer os dados de custos reais já registrados. Isso elimina digitação manual e reduz erros, o realizado flui automaticamente para comparação com o planejado.
Quantos gestores estavam envolvidos no processo orçamentário do Grupo Axis?
Cerca de dez gestores de departamentos diferentes. Antes, a controladoria consolidava tudo manualmente; depois, cada gestor passou a alimentar seus números no sistema, descentralizando sem perder controle.
Por que as análises ficavam em segundo plano durante o orçamento anual?
Porque 80% do tempo da equipe ia para consolidação de dados e manutenção de planilhas. Com isso, não sobrava energia mental para pensar estratégico ou entender o que os números significavam para o negócio.
Qual é a diferença entre orçamento histórico e orçamento participativo?
No histórico, a controladoria calculava uma média dos anos passados e passava pronto para os gestores aprovarem. No participativo (que o Axis adotou), cada gestor constrói seu orçamento baseado em metas e realidade do seu departamento. Exige mais envolvimento, mas gera compromisso maior.
Como a importação de dados do realizado elimina discrepâncias entre Planejado e Realizado?
Quando o realizado é digitado manualmente, há risco de erros e desajustes. Integrando direto do ERP, os números vêm uma única vez, sem retrabalho. O sistema compara automaticamente e você vê os desvios de verdade.
Quanto tempo passou entre o início do projeto e o orçamento estar 100% sistematizado?
Pouco menos de dois meses. Começaram em dezembro de 2016 e em fevereiro de 2017 já tinham tudo funcionando com consolidação de planejado x realizado e os gestores usando a ferramenta.
O que mudou na rotina mensal do Grupo Axis depois de sistematizar o orçamento?
Deixou de ser um exercício de consolidação manual de dados. Agora, cada mês o realizado alimenta automaticamente do ERP, e o time analisa desvios e causa raiz dos números, em vez de gastar tempo copiando e colando.
Um time enxuto de controladoria consegue usar um sistema de FP&A sem consultoria contínua?
Consegue, especialmente se a implantação for bem feita e o time receber treinamento. O Grupo Axis teve consultores próximos na fase de setup, mas depois funcionou autossustentável porque o sistema foi moldado à realidade deles.
Como a Treasy contribuiu para que o Grupo Axis evoluísse sem aumentar headcount?
Tirando o trabalho repetitivo e manual das costas da equipe. Automações como importação de ERP, consolidação automática e comparação P×R fazem em minutos o que antes levava dias. O mesmo time faz mais, melhor e em menos tempo.
Vale a pena implantar um sistema de orçamento se o time já tem um processo em planilhas que funciona?
Vale quando o processo consome muito tempo ou quando você quer evoluir, fazer Orçamento Base Zero, descentralizar, fazer análises mais profundas. Se a planilha já tira 2 meses do ano, o tempo economizado sozinho justifica o investimento em 12 meses.
Qual foi o primeiro passo técnico na implantação com o Grupo Axis?
Estruturar e migrar os dados que já estavam em planilhas para o sistema. Depois, integrar o realizado mensal direto do ERP da empresa. Isso reduziu o atrito e permitiu que começassem com informações já validadas.
Como um sistema de FP&A impacta a velocidade de decisão no orçamento?
Em vez de esperar uma consolidação de planilhas para ver um desvio, você vê em tempo real. Se um departamento extrapolou X%, o gestor sabe no dia em que o dado entrou no sistema, não na semana seguinte quando o relatório saiu.
Quantos meses do ano o Grupo Axis levava só com consolidação de dados antes da Treasy?
Aproximadamente 2 meses apenas com a consolidação. Iniciavam em outubro para fechar em dezembro, sendo a maioria desse tempo dedicada a juntar dados e corrigir inconsistências entre abas.
