Este é o podcast para tornar o time de Controladoria ainda mais estratégico!
O Controller Cast é um podcast pensado especialmente para profissionais das áreas de Planejamento, Controladoria e Finanças. Nele discutimos temas relacionados com a área, trazendo insights, conteúdos práticos e entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença em suas empresas.
Nesse Controller Cast episódio #02, chamamos a Daniela Sousa, controller em uma Holding, para bater um papo sobre Gestão Matricial de Despesas, ou simplesmente GMD. Ela conta sobre sua experiência na implantação dessa metodologia em um grande grupo de empresas. Escute agora mesmo pelo player abaixo ou acesse nosso canal no Soundcloud, se preferir.
Um bate papo sobre como implantar a Gestão Matricial de Despesas (GMD)
Neste episódio conversamos com a Daniela Sousa sobre:
O que é a metodologia GMD e por que implantá-la no processo orçamentário?
Diferenças entre o método tradicional e a gestão matricial de despesas;
GMD como método de controle de orçamento para melhorar o resultado da empresa através de um controle cruzado;
Divisão do orçamento em entidades e pacotes;
Base orçamentária e realização de despesas baseada em indicadores e não em parâmetros subjetivos.
Qual a relação entre a maturidade do orçamento na empresa e o timing para implantar o GMD?
Importância da cultura orçamentária e descentralização do orçamento;
Diretrizes e premissas orçamentárias para orientar os trabalhos e garantir que todos estejam alinhados;
Não é necessário atingir um nível extremamente elevado de maturidade para fazer a implantação do GMD.
O que é necessário para fazer a implantação do Gerenciamento Matricial de Despesas
Levantamento de despesas e custos indiretos que serão ou não controlados;
Desenvolvimento do BI-Business Intelligence;
Criação da matriz de gerenciamento com as entidades, pacotes e o nome dos gestores de pacotes;
Criação do modelo oficial de plano de ação, de relatórios de causa e o template de apresentação;
Criação do cronograma;
Nomeação dos gestores de pacotes, definição dos papéis e responsabilidades de cada um dos agentes;
Criação de informativos sobre Controle Matricial de Despesas, eventos de apresentação e treinamentos;
Contratação de uma consultoria especializada.
Como é a rotina de acompanhamento do GMD?
Publicação do resultado mensal;
Avaliação dos gestores;
Criação de planos de ações.
Qual é o reflexo do GMD para Controladoria?
Comparação entre o método tradicional e a gestão matricial de despesas;
Forma menos operacional e mais estratégica.
Qual o impacto nos Gestores de pacotes e das entidades?
Diferenças entre gestores mais engajados com os menos engajados e o reflexo na performance do pacote.
Quem são elegíveis a serem gestores de pacote?
Afinidades entre gestor e pacote;
Conhecimentos necessários que o gestor precisa ter.
Quais os principais ganhos em implantar o Controle Matricial de Despesas e as oportunidades de economia que obtiveram?
Maior engajamento entre os gestores;
Várias ideias boas vindas pelos gestores que trouxeram economias a nível global;
Rompimento do paradigma “isso sempre foi feito assim”.
Quais os principais desafios de implantar a metodologia GMD?
Adequação do modelo tradicional com a nova metodologia;
Engajamento dos gestores.
Quais foram os principais aprendizados?
Necessidade de um Plano de Comunicação;
Controle de orçamento de baixo para cima e autonomia dos gestores;
Criação de procedimentos;
Implantação de novas políticas e atualização das já existentes.
Quais ferramentas utilizam hoje?
BI, ERP e os arquivos em Microsoft Office;
Matriz de gerenciamento, relatório de causas, plano de ação 5W2H, template de reclassificações e o modelo de apresentação das reuniões mensais de acompanhamento.
O que você sugere como primeiros passos para quem quer implantar o Controle Matricial de Despesas em sua empresa?
Definição do que quer controlar;
Definição dos gestores de pacotes;
Divulgação dos resultados;
Definição de processos e ferramentas;
Controle de status das ações.
Caso queira complementar seu conhecimento sobre o assunto, baixe o e-book sobre Maturidade da Gestão Orçamentária e descubra em qual estágio sua empresa está e o que é preciso fazer para chegar no Best-in-class.
Esperamos que você goste da nossa entrevista com a Daniela Sousa sobre como implantar a gestão matricial de despesas em uma grande grupos de empresas, e consiga aplicar os aprendizados na sua empresa. Assine nossa newsletter para ficar sabendo dos próximos Controller Cast!
Perguntas frequentes
O que é Gestão Matricial de Despesas (GMD)?
GMD é uma metodologia de controle orçamentário que organiza as despesas em uma matriz com entidades (áreas da empresa) e pacotes (grupos de despesas). Diferente do método tradicional onde um gestor controla tudo sozinho, a GMD distribui a responsabilidade entre vários gestores de pacotes, criando um controle cruzado que melhora a precisão e a performance do orçamento.
Qual a diferença entre GMD e o método tradicional de orçamento?
No método tradicional, geralmente uma pessoa controla todas as despesas de uma área. Na GMD, as mesmas despesas são divididas em pacotes e cada pacote tem um gestor específico. Isso cria redundância de controle (você enxerga a mesma despesa por diferentes ângulos) e reduz erros. Uma despesa de viagem, por exemplo, pode ser controlada tanto pelo gestor de operações quanto pelo gestor de custos indiretos.
É preciso ter alta maturidade orçamentária antes de implantar GMD?
Não. Você não precisa estar em um nível extremamente elevado de maturidade. O que importa é ter cultura orçamentária consolidada, com diretrizes claras e descentralização do orçamento entre os gestores. Se sua empresa já trabalha com orçamento descentralizado e tem premissas definidas, você tem condição de começar.
Por que implementar GMD em um grupo de empresas?
Em grupos com múltiplas empresas, a GMD permite consolidar o controle de despesas mantendo autonomia das unidades. Você consegue enxergar padrões de gasto entre empresas, identificar ineficiências que se repetem e executar planos de ação coordenados. No caso de um holding com 63 empresas, por exemplo, o impacto financeiro é exponencial.
Como é o primeiro passo para implementar GMD?
O primeiro passo é fazer um levantamento detalhado das despesas e custos indiretos da organização, definindo quais serão controlados pela metodologia e quais não. Isso serve como base para estruturar a matriz de gerenciamento, que vai mapear entidades, pacotes e designar os gestores responsáveis.
O que é um pacote na estrutura de GMD?
Um pacote é um agrupamento lógico de despesas relacionadas. Pode ser por tipo de custo (viagens, software, terceirizados), por departamento (TI, RH) ou por uma combinação de critérios. Cada pacote tem um gestor responsável por acompanhar, analisar desvios e propor planos de ação. O tamanho do pacote deve ser gerenciável por uma pessoa ou pequeno time.
O que é uma entidade na matriz de despesas?
Entidade é a unidade organizacional ou empresa que terá despesas controladas. Em um holding, cada empresa do grupo é uma entidade. A matriz cruza entidades com pacotes, criando células onde cada intersecção tem um responsável pelo controle.
Como funcionam os indicadores na base orçamentária da GMD?
Em vez de usar parâmetros subjetivos (estimativas de dedão), a GMD fundamenta o orçamento em indicadores objetivos. Por exemplo: despesa de viagem pode estar atrelada ao número de vendedores, despesa de software ao número de usuários. Isso torna o orçamento mais realista e rastreável.
Qual é o papel de um gestor de pacote?
O gestor de pacote é responsável por acompanhar mensalmente as despesas do seu pacote, comparar com o orçado, identificar causas de desvios e propor planos de ação para correção. Ele participa de reuniões de controle, alimenta relatórios e presta contas à controladoria sobre a performance do pacote.
É necessário contratar consultoria para implantar GMD?
Não é obrigatório, mas é recomendado. Uma consultoria especializada em GMD acelera o processo, evita erros comuns e garante que a metodologia seja adaptada à realidade do seu grupo. O custo é compensado pelo tempo economizado e pela qualidade da implementação.
Qual é o tempo médio para implantar GMD em um grande grupo?
Depende do tamanho do grupo e da complexidade das operações. Em um grupo com dezenas de empresas, contar com 6 a 12 meses é realista. Isso inclui levantamento, desenvolvimento de BI, criação da matriz, treinamentos e os primeiros ciclos de acompanhamento. O cronograma deve ser definido logo no início.
Que ferramentas tecnológicas são necessárias para GMD?
No mínimo, você precisa de um BI (Business Intelligence) que consolide dados de despesas das entidades e permita visualizar a matriz. Uma ferramenta de planejamento orçamentário ajuda, mas muitas empresas começam com Excel estruturado. A tecnologia é importante, mas a disciplina é mais importante que a ferramenta.
Como é feito o acompanhamento mensal do GMD?
A rotina inclui: publicação do resultado mensal (realizado vs. orçado por pacote), avaliação da performance de cada gestor de pacote, identificação de desvios relevantes, criação de planos de ação para correção e acompanhamento da execução desses planos. Tudo isso gira em torno de relatórios padronizados e reuniões de controle agendadas.
Quais são os deliverables principais de uma implantação GMD?
Os principais são: matriz de gerenciamento oficial (entidades × pacotes × gestores), modelo de plano de ação, template de apresentação de resultados, BI com dados consolidados, cronograma de implantação, comunicados e treinamentos para os gestores, e um manual de regras e responsabilidades.
Qual é o impacto da GMD na controladoria?
A GMD afasta a controladoria da operação pura e a aproxima da estratégia. Em vez de contar cada despesa, o time de controladoria passa a analisar padrões, consolidar resultados e orientar os gestores. O trabalho fica menos repetitivo e mais analítico, agregando mais valor ao negócio.
Como a GMD muda o dia a dia dos gestores de pacote?
Os gestores ganham mais responsabilidade e visibilidade. Precisam acompanhar mensalmente seu pacote, justificar desvios e executar planos de ação. Quem se engaja com a metodologia consegue antecipar problemas e controlar custos melhor. Quem não se engaja fica preso em reuniões de justificativa. O diferencial está na atitude de cada um.
A GMD funciona para qualquer tipo de empresa ou grupo?
GMD é mais eficaz em grupos multi-empresa ou grandes corporações onde há múltiplas unidades com despesas descentralizadas. Em empresas pequenas com poucos centros de custo, a GMD pode ser over-engineering. O ideal é avaliar a complexidade da estrutura antes de decidir.
Como garantir engajamento dos gestores de pacote na implantação?
Treinamento claro sobre objetivos e responsabilidades, comunicação frequente sobre resultados (mostrar o impacto real no lucro), reconhecimento de quem atinge metas e cobrança consistente de quem não entrega. GMD só funciona se for parte da cultura de desempenho da empresa, não apenas um relatório mensal.
Qual é a relação entre GMD e forecast (revisão de orçamento)?
A GMD estrutura o orçamento inicial, mas o forecast usa a mesma lógica matricial para revisar projeções durante o ano. Se um pacote começou acumulando desvios, o gestor precisa reestimar seu resultado até o fim do ano. A estrutura de pacotes facilita essa rolagem de previsões de forma organizada e rápida.
