Responda rápido: qual é a tarefa mais importante que você tem que realizar hoje ou terá que realizar amanhã? Sabemos que a rotina de um Controller envolve a gestão de muitas tarefas. Entre análises de viabilidade, indicadores, relatórios gerenciais, monitoramento do orçamento empresarial - para citar alguns exemplos - fica muitas vezes difícil saber o que é mais importante.
Igualmente difícil fica priorizar as tarefas da vida pessoal. Aliás, se a organização da vida profissional é o espelho da organização da vida pessoal, vale aqui uma pausa para uma reflexão:
Como você organiza as tarefas do seu dia?
Apesar de que na maioria das vezes estamos no automático (sair da empresa, abastecer o carro, ir para academia, comprar pão, etc.) gerenciar as tarefas significa priorizá-las, executá-las e ganhar em otimização do tempo.
Exatamente por isso é que nesse momento o convidamos para dar uma pausa em tudo que está fazendo e dar atenção a um assunto que vai ajudá-lo a trabalhar de maneira mais inteligente (o lema é Work Smarter, Not Harder). Vamos falar sobre a Gestão de Tarefas.
O que é Gestão de Tarefas?
A Gestão de Tarefas, ou Gerenciamento de Tarefas, está relacionada ao monitoramento de atividades durante todo o ciclo de vida da tarefa (incluindo planejamento, teste, monitoramento e relatório). Baseado nesse monitoramento, ou seja, no progresso da atividade, são tomadas decisões.
Podemos ainda dizer que Gestão de Tarefas nada mais é do que a maneira que você identifica, monitora e progride com o trabalho que precisa ser feito durante o dia. Geralmente, a palavra Gerenciamento de Tarefas é associada à rotina de trabalho, mas como sabemos, é também necessário gerenciar as atividades da vida pessoal. Aliás, isso tem tudo a ver com a Gestão do Tempo e falamos sobre isso aqui: Estratégias para uma Gestão do Tempo eficaz: aprenda a fazer um Gerenciamento do Tempo que atue a seu favor.
Sendo assim, a Gestão de Tarefas pode ajudar tanto pessoas quanto empresas a atingirem seus objetivos e metas dentro do planejamento estratégico, colaborarem entre si (olha a Gestão Colaborativa aí) e compartilharem os resultados atingidos.
Por que a Gestão de Tarefas é importante? Vantagens do Gerenciamento de Tarefas
Imagine que você está reunido com uma equipe de controladoria e que todos estão trabalhando na elaboração do planejamento orçamentário. De repente, alguém bate na porta e pede para você fazer a análise de viabilidade de investimentos operacionais para apresentar ao COO. Em seguida, o telefone da sala toca e alguém avisa que tem uma análise de desempenho para ontem.
Consegue imaginar a cena? Agora suponha que, a cada vez que alguém gritasse o seu nome, você parasse tudo e fosse atender ao chamado. O que aconteceria? A resposta, é simples: o ano iria acabar e o planejamento orçamentário não teria ficado pronto.
E se você multiplicar a cena e imaginar que todos da Área de Planejamento e Controladoria da sua empresa agem assim. O que aconteceria? Sua equipe de controladoria teria um sério problema e estaria longe de ser eficiente e eficaz, concorda?
Juntando tudo isso, podemos entender a importância da Gestão de Tarefas, afinal, por meio dela é possível gerenciar o tempo gastando a quantidade certa de horas em cada tarefa. Ou, ainda, com o Gerenciamento de Tarefas a equipe visualiza melhor o deadline de cada atividade, define as atividades prioritárias e consegue calcular o tempo necessário para cada tarefa.
As vantagens da Gestão de Tarefas ainda incluem:
- Melhor visualização de todas as tarefas sendo trabalhadas;
- Com base na visualização, fica mais fácil definir prioridades;
- Mais facilidade para definir o tempo a ser dedicado com cada tarefa e
- Possibilidade de agrupar as tarefas e trabalhar em atividades similares ao mesmo tempo.
Mas, acima de tudo, com a Gestão de Tarefas você consegue melhor planejar as atividades de forma mais equilibrada e delegar as ações para não correr o risco de ficar sobrecarregado.
Certo, mas agora a pergunta é: como controlar tudo isso?
Ferramentas para Gestão de Tarefas
Lápis e papel na mão! Isso aí, a maneira mais simples (mas não a mais eficiente e eficaz) de realizar o Gerenciamento de Tarefas é com a famosa dupla, escrevendo uma to-do list, conhecida também como lista de coisa a fazer. O ponto negativo desse método é que fica difícil mover as tarefas, agrupá-las e dar as devidas prioridades para cada atividade. Além disso, claro, serão necessários vários papéis, porque você terá que reescrever a lista diversas vezes.
Muitas pessoas fazem sua Gestão de Tarefas no papel e isso não é nenhum problema. Mas lembre-se que se estivermos falando de Gerenciamento de Projeto, ou de múltiplos projetos, o bom e velho lápis e papel não vão dar conta do recado. Para isso, existem ferramentas mais sofisticadas, como softwares.
Os softwares para Gestão de Tarefas permitem que tudo seja automatizado e fica muito mais fácil mover tarefas, delegar atividades e visualizar o andamento de cada uma delas. Mas se você acha que um software para isso ainda não seja necessário, existem ferramentas online e algumas gratuitas, como:
Ok, mas não basta ter uma ferramenta ou um software para Gestão de Tarefas se você não sabe direito nem por onde começar, certo? Para isso, separamos algumas dicas que podem ajudá-lo a entender como funciona o processo de gerenciamento de tarefas.
Dicas para melhor realizar a Gestão de Tarefas
O problema era melhor organizar suas atividades. Para isso, você resolveu aplicar a Gestão de Tarefas e passou a utilizar uma das ferramentas que sugerimos acima:
Então, agora, antes de partir para a ação, preste atenção nas dicas que separamos para um Gerenciamento de Tarefas mais eficiente:
- Faça uma classificação. O primeiro item a se pensar é como classificar a tarefa: Análise de viabilidade econômica e financeira do Projeto X, Elaboração do orçamento empresarial, etc.
- Crie uma lista de atividades. Você já tem a tarefa criada, agora é preciso fazer uma lista de atividades que ajudarão a completar a tarefa. Com essa lista, fica muito mais fácil seguir para os próximos passos.
- Estabeleça prazos. As tarefas devem ter dia e hora para começar e terminar.
- Priorize. Todos os membros devem saber a prioridade de cada atividade. Uma dica aqui é estabelecer números, como por exemplo, de 1 a 3, sendo que 1 é para atividades com prioridade baixa e 3 para alta prioridade.
- Delegue. Após ter feito o mapa das atividades e ter estabelecido prioridades, é hora de delegar responsabilidades. Em alguns casos, será necessário envolver pessoas de outras equipes (imagine que a atividade seja preparar o orçamento da área operacional, por exemplo). Por isso, é importante que o líder conheça bem a empresa e as pessoas-chave de cada área. Além disso, não esqueça de que as responsabilidades devem ser divididas para evitar que alguém fique sobrecarregado.
- Monitore. Regularmente faça o monitoramento das atividades sendo executadas, do tempo sendo gasto e da etapa em que ela se encontra. Uma dica aqui é você analisar as atividades que estão demandando muito tempo e possuem frequência, assim poderá buscar uma ferramenta para automatizá-las.
Anotou as dicas? Bom, e agora temos mais uma pergunta: ok, você entendeu como funciona, mas e na hora de priorizar, como saber o que é urgente e o que é importante? Falando nisso, você sabe a diferença entre urgente e importante?
Gerenciamento de tarefas: atividades urgentes x atividades importantes
Podemos dizer que existem quatro tipos de tarefas:
Ficou confuso? Isso acontece porque é muito comum considerarmos tarefas urgentes como importantes. No entanto, a verdade é que há uma grande diferença entre os dois.
Tarefas urgentes são aquelas que precisam ser tratadas imediatamente, como o telefone da sua mesa tocando, por exemplo. Nesse caso, se você está no meio de uma análise de viabilidade e o telefone tocar, você precisa responder, caso contrário ele vai continuar tocando.
Já as tarefas importantes não precisam ser necessariamente urgentes, mas podem ter um impacto no negócio. Isso inclui elaborar o relatório gerencial, por exemplo.
Uma tarefa pode também ser tanto urgente, quanto importante, como quando é preciso gerenciar uma crise. Do mesmo modo, ela pode não ter urgência e nem importância, como navegar na internet sem um propósito de pesquisa.
Concluindo
Seja na vida pessoal ou nas atividades de controladoria, gerenciar tarefas é sinônimo de aumento de produtividade e da melhoria da performance da equipe. Mais especialmente aqui, da melhoria do desempenho da equipe de controladoria e finanças. Isso porque a Gestão de Tarefas pode ajudar tanto pessoas quanto empresas a atingirem seus objetivos e metas dentro do planejamento estratégico, colaborarem entre si e compartilharem os resultados atingidos.
Uma das vantagens da Gestão de Tarefas é fazer com que a pessoa consiga melhor planejar as tarefas de forma mais equilibrada, delegando atividades para não correr o risco de ficar sobrecarregado. Além disso, ajuda a gerenciar o tempo gastando a quantidade certa de horas em cada atividade.
Falando em Gerenciamento do Tempo, em Estratégias para uma Gestão do Tempo eficaz: aprenda a fazer um Gerenciamento do Tempo que atue a seu favor, demos algumas dicas e, dentre elas, está o famoso “aprenda a dizer não”.
Já que neste artigo nosso foco foram as tarefas, nosso convite agora é expandir um pouco mais e transformar essas atividades em projetos. Assim como o Gerenciamento de Tarefas, a Gestão de Projetos busca administrar os recursos de forma transparente para atingir os melhores resultados para todas as camadas da empresa: índices de alta performance para a diretoria, gestores orgulhosos de suas equipes e colaboradores motivados.
Pois bem, por mais interessantes que sejam os projetos, eles precisam respeitar o orçamento da empresa. De nada adianta um projeto oferecer um ótimo potencial de ROI, mas “secar o caixa” da empresa e deixá-la vulnerável a qualquer oscilação de mercado.
Para deixar tudo isso alinhado, criamos o e-book "Planejamento e Orçamento de Projetos", um guia completíssimo para planejar e acompanhar os projetos de sua empresa e obter os melhores resultados. Para baixá-lo, é só clicar no banner:
Dentre outros assuntos, o e-book aborda dicas para melhorar a Gestão de Projetos e a Gestão Orçamentária, e como ligar tudo isso.
Agora, conte para nós o que você achou da Gestão de Tarefas. Você já aplica essa ferramenta? E se se esse artigo foi útil para você (esperamos que tenha sido), compartilhe este post com seus colegas!