Uma das frases mais famosas e repetidas no mundo dos negócios é também uma das que mais carrega verdade em sua simplicidade: “o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. E essa é a frase perfeita para introduzirmos o tópico sobre ferramentas gerenciais.
Em nosso blog você já deve ter percebido que falamos muito sobre a importância do planejamento econômico-financeiro, orçamento empresarial e sobre projeções em geral. Mas nada disto é suficiente se não ocorrer um acompanhamento paralelo do que realmente está acontecendo.
E este acompanhamento deve acontecer de forma organizada e estruturada, boa parte das vezes com ferramentas gerenciais. A contabilidade gerencial dispõe de inúmeros modelos e metodologias de acompanhamento de resultados, que certamente poderão ser o ponto de partida para sua empresa começar a registrar e acompanhar os resultados mês a mês.
Ferramentas gerenciais: por onde começar?
Para uma empresa que está começando a estruturar sua área gerencial, o ideal é começar com o mais simples possível e evoluir os métodos e ferramentas utilizadas à medida que forem surgindo novas necessidades. Se a empresa já tenta começar com algo muito avançado (e consequentemente complexo), as chances são muito grandes de que os controles se tornem um problema ao invés de uma ferramenta de apoio.
Desta forma, uma das formas mais simples é com planilhas. Se você está começando ou quer evoluir a gestão de sua empresa, em nossa área de downloads você encontra vários materiais gratuitos que ajudarão a começar.
Para conferir e baixar os materiais, basta acessar este link. São vários materiais, incluindo ferramentas gerenciais prontas que servirão de base para sua empresa começar e a medida que a necessidade de gestão evoluir, você pode ir ajustando as planilhas, incluindo novos controles ou mesmo excluindo os que não fazem sentido a empresa.
O que controlar e acompanhar com as ferramentas gerenciais?
Outro ponto de extrema importância é saber o que sua empresa precisa acompanhar. As necessidades de acompanhamento de uma empresa de prestação de serviços podem ser muito diferentes das necessidades de uma empresa de produção industrial, por exemplo.
Abaixo listamos alguns pontos simples, mas que podem ajudar a sua empresa a começar a realizar um controle gerencial:
- Registrar todas as receitas (vendas de produtos, mercadorias ou serviços);
- Registrar todos os custos e despesas (pagamento de impostos, fretes, comissões, funcionários, compra de matérias-primas, materiais de expediente etc.);
- Registrar todos os investimentos realizados (compra de máquinas, equipamentos, imóveis, realização de obras e construções etc.);
- Registrar todas as ações envolvendo pessoal (contratações, demissões, reajustes, prazo para o gozo de férias, etc.);
- Criação de indicares relacionados a pontos chave da organização, com a atribuição de metas para cada indicador e acompanhamento regular dos resultados;
- Manter um controle do estoque de produtos acabados e também do estoque de matérias-primas para evitar deixar de vendar por falta de estoque;
- Elaboração e acompanhamento de relatórios como o Demonstrativo de Resultados do Exercício, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial.
Próximos passos
Depois que a empresa "já colocou a casa em ordem" utilizando as ferramentas gerenciais mencionados acima, é hora de dar o próxima passo para a profissionalização da gestão.
As ações executadas até agora foram para garantir que a operação esteja sendo registrada corretamente, então agora a empresa pode começar a olhar para o futuro e definir de forma clara e objetivas quais são suas metas, ou seja, quais resultados espera obter.
Neste ponto, alguns itens a serem trabalhados são:
- Elaboração de um planejamento estratégico consistente e realista, que dará a empresa um norte a ser seguido, a direção para onde todos devem focar seus esforços;
- Implantação do orçamento empresarial, que de forma simples podemos resumir como a tradução do Planejamento Estratégico em números e metas;
- O uso de simulação e cenários para manter a empresa sempre habilitada com possibilidades e opções e apta a realizar as melhores escolhas, de acordo com cada situação exigida. Este inclusive é um dos maiores diferenciais das empresas com uma gestão moderna e eficiente;
- O uso habitual e natural das ferramentas gerenciais com informações sempre atualizadas e organizadas, proporcionando tomadas de decisões estruturadas e embasadas em dados confiáveis.
Ferramentas gerenciais: o que vem depois?
Depois de algum tempo, será natural a identificação de gaps e necessidades específicas para que então você comece a desenvolver (ou adaptar) suas próprias metodologias e ferramentas de acompanhamento.
Uma boa opção é buscar no mercado sistemas focados em atender o modelo de negócio de sua empresa. Estes softwares geralmente já possuem bastante experiência e conhecimentos de negócio adquiridos durante sua existência através da necessidade real de seus clientes. Desta forma, já concentram muita coisa pronta que pode poupar bastante trabalho, tempo e dinheiro para sua empresa.
Mas cuidado! É preciso pesquisar bastante e comparar as opções para escolher um sistema que atenda as necessidade específicas de sua empresa e que fique dentro do orçamento destinado para este fim. Opções não faltam!
De qualquer forma, este já é um passo bastante avançado, e as ferramentas e metodologias prontas atenderão com tranquilidade as necessidades de gerenciamento de sua empresa por um bom tempo. Independente da escolha (planilhas, sistemas ou qualquer outro método de controle) o importante é não deixar de registrar nada, nenhuma entrada ou saída de recursos de sua empresa e sempre orçar e planejar antes de executar.
PS: a frase do início do artigo é de William Edwards Deming, que foi um estatístico, professor universitário, conferencista e consultor norte-americano. Deming ficou conhecido após seu trabalho no Japão, pelo crédito recebido no aumento da produção durante o período da segunda guerra mundial. Já nos anos 50, à frente de sua época, ele ensinava para as altas direções das empresas como planejar o aumento da qualidade dos seus produtos. Deming fez uma contribuição significativa para que o Japão se tornasse o renomado desenvolvedor e produtor de inovações de alta tecnologia e qualidade. Deming é tido como sendo a personalidade, não nascida no Japão, que maior impacto causou sobre o sistema de negócios e de produção fabril japonês (Fonte Wikipédia).
E como você já sabe toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como planilhas, white papers e e-books.
