A estrutura do departamento financeiro não é uma ciência exata. Tudo depende do contexto: tamanho da empresa, quantidade da demanda e até mesmo seu modelo de negócio. Em empresas menores, como novas startups e microempresas, é normal que tenha apenas uma pessoa dedicada às finanças. Às vezes até mesmo o dono é responsável pela área.
Não existe certo ou errado, mas sim uma melhor adequação conforme a realidade do negócio.
Por mais diversas que possam ser, as estruturas organizacionais tendem a seguir ao menos um padrão de qualidade e eficácia. Assim, o setor não compromete o funcionamento da empresa como um todo. Dessa forma, mesmo que haja apenas um funcionário dedicado ao financeiro, processos, rotinas e responsabilidade são indispensáveis.
Por isso é importante, antes de tudo, entender qual o papel que um setor financeiro representa e suas principais funções.
Como funciona o setor financeiro de uma empresa
O setor financeiro é responsável pelo desempenho e gestão das finanças de uma empresa. Então é seu dever garantir recursos e uma boa gestão do patrimônio do negócio. Para isso exerce funções como: contabilidade, tesouraria, gestão das finanças, controle de tributos e gestão de custos.
O departamento financeiro funciona como um elo dentro de uma empresa. Nem todas as áreas relacionam entre si de forma direta. O financeiro, ao contrário, mantém contato com todos os setores, seja em relação a pagamentos ou controle de investimentos para cada área.
Para um bom desempenho da empresa o financeiro acaba respondendo diretamente à diretoria, sem intermédios. Assim, com uma relação próxima e direta, corre menos riscos de desencontro de informações e garante uma relação estratégica entre os dois lados.
Principais funções do departamento financeiro
Tudo que envolve finanças é responsabilidade do financeiro. Certo. Mas o que, especificamente, é papel do departamento financeiro dentro de uma empresa e qual a relevância de cada função? Bem, vamos lá!
Contabilidade
De grande importância para a empresa, a Contabilidade organiza, documenta e analisa todos os passivos e ativos patrimoniais de uma empresa. Como ativo entende-se todos os bens que a empresa possui, como imóveis, equipamentos, investimentos e capital em caixa. Já passivos representam o que a empresa deve: pagamentos e financiamentos, por exemplo.
A Contabilidade considera também quaisquer alterações que interfiram nos valores de capital. A partir de toda essa documentação e análise de dados é que a Contabilidade consegue calcular o lucro e despesas da empresa. Assim, podendo avaliar até mesmo o valor de mercado de um negócio.
Tesouraria
Aqui é onde o controle financeiro acontece. Fluxo de caixa e plano de contas são algumas das ferramentas em que o setor de tesouraria utiliza no dia a dia. Seu objetivo é manter as contas organizadas (entradas e saídas) garantindo funcionamento constante do negócio e evitando prejuízos a curto e longo prazo.
Gestão de tributos
Empresas, principalmente brasileiras, lidam com tributos e impostos o tempo inteiro. Ter um setor (ou função) dentro do departamento financeiro garante o melhor pagamento de tributos possível ao identificar o melhor regime tributário existente, por exemplo.
Demonstrações financeiras
As demonstrações financeiras são relatórios que indicam o desempenho financeiro da empresa em um determinado período de tempo. Esses relatórios indicam não só a saúde financeira atual, mas como a empresa se saiu em relação ao que foi planejado e o que foi realizado.
Os relatórios mais utilizado são:
- Balanço patrimonial: responsável por analisar o patrimônio de ativos e passivos da empresa.
- Demonstrativo de fluxo de caixa: fornece a visão financeira de entradas e saídas do caixa.
- Demonstração de resultado: calcula, basicamente, as Receitas - Desembolsos= Lucro ou Prejuízo e o resultado da equação, de forma simples, é também o resultado da empresa.
Planejamento orçamentário ou financeiro
Assumindo uma posição extremamente estratégica, nessa função o financeiro planeja o orçamento para os próximos meses para alcançar o objetivo macro da empresa. Dessa forma a empresa saberá o que será necessário investir, seja a curto ou longo prazo, para alcançar a meta orçamentária.
Geralmente essa função é de responsabilidade da controladoria da empresa. Mas, no entanto, nem todas empresas possuem uma área dedicada ao controle orçamentário e administrativo. Sendo assim, essa função acaba sendo muitas vezes designada ao financeiro.
Qual a estrutura ideal para o departamento financeiro?
Agora que já definimos como o departamento funciona, fica mais simples entender a melhor forma de estruturar o setor financeiro para a sua empresa. Mas antes saiba que, pela diferença natural entre empresas, os departamentos não seguem um padrão específico.
Por isso separamos as estruturas em três partes: uma estrutura completa do financeiro, para grandes empresas. Uma estrutura parcial, para médias empresas. E, por fim, uma estrutura para micro e pequenas empresas.
Dessa forma, combine o tamanho do seu negócio com a estrutura ideal para ele. No mais, fique à vontade para alterar a estrutura do departamento conforme suas necessidades. Cada empresa é única e possui necessidades específicas. ;)
Vamos então às estruturas!
Estrutura completa para grandes empresas
Essa primeira estrutura abrange todas as vertentes do departamento financeiro. Contas a pagar e a receber, controle do patrimônio e planejamento estão designados a cada funcionário. Todos respondem ao Diretor Financeiro, líder da área. Que, por fim, responde diretamente à presidência. Ao montar seu time é importante priorizar controles e contabilidade fortes pois são a base para um bom financeiro.
Estrutura parcial para médias empresas
Essa estrutura também engloba todas as necessidades que uma empresa possui referente ao financeiro. No entanto, a estrutura é menor em compensação ao tamanho da empresa. Mas, ao fim, todos os pontos como contabilidade, patrimônio e planejamento são abrangidas.
Perceba que nessa estrutura possui um Controller na área no departamento financeiro. Isso porque em empresas de médio porte é comum não haver uma área de controladoria. Assim, todo o planejamento orçamentário se torna responsabilidade do financeiro. Dessa forma é essencial que essa estrutura considere um Controlador para essa tarefa.
Estrutura essencial para micro e pequenas empresas
Por fim, para micro e pequenas empresas, uma estrutura que exige o essencial do financeiro. Por conta disso o serviço de contabilidade e controladoria são terceirizados e, no setor, apenas o líder da área (que muitas vezes é o próprio sócio) e um responsável pela tesouraria.
Não existe estrutura perfeita, mas sim a que funciona melhor no contexto seu negócio. Priorize criar um financeiro com cargos independentes e com habilidades que complementam o departamento. Pense, também, na independência de cada cargo, dando liberdade e possibilidade de crescimento a cada funcionário.
Aliás, nosso CMO aqui da Treasy, Daniel Fernandes, conversou com Roberto Bento, mestre em Economia e MBA em finanças sobre estruturação do departamento financeiro. Roberto, ao assumir a Controladoria da Aker, se viu diante do desafio de estruturar a área do zero.
Os dois bateram um papo sobre esse desafio e, também, deram dicas da melhor forma de montar um time. Você pode ouvir essa conversa no nosso podcast, o ControllerCast, pelo Spotify ou pelo SoundCloud logo abaixo.
Onde fica o departamento financeiro terceirizado?
É comum, principalmente para pequenas e médias empresas, terceirizar parte do financeiro. Essa prática não afeta o funcionamento das empresas, pelo contrário. Terceirizar é garantir que especialistas estarão ajudando você a cuidar do negócio, otimizando seu tempo e agilizando processos.
Agora, assim como uma estrutura do departamento, não existe uma resposta universal para quais funções terceirizar. Você pode optar, por exemplo, pela terceirização completa do financeiro. Assim, caberá apenas a você a aprovação das informações e do que foi entregue.
Existe, também, a opção da terceirização parcial. Neste caso, apenas algumas funções específicas serão feitas por terceiros. Como o financeiro, a terceirização da controladoria também está cada vez mais comum.
Vantagens da terceirização do departamento financeiro
- Redução de custos;
- Otimização de resultados;
- Time especializado;
- Maior agilidade interna.
Quando é o momento de contratar e especializar o time?
No início da empresa é comum um profissional do financeiro acumular responsabilidades, a mais clássica é o caso do contas a pagar e receber. Mas com a empresa crescendo surge a necessidade de contratar e estruturar um financeiro que suporte a demanda.
Dessa forma, quando será o melhor momento de contratar alguém para cada cargo? E como compor o time e qual perfil buscar? Vamos te ajudar nessa.
Entenda a sua demanda
A demanda muda de empresa para empresa, mas os processos são semelhantes. Portanto, ao identificar o primeiro sinal de aumento de demanda que não é resolvido com o time atual, esse será o primeiro sinal que o time deve aumentar.
Em alguns casos a demanda não está crescendo, mas sim os processos são complexos demais e levam tempo. Neste caso, foque em organizar as finanças da sua empresa antes de investir em uma contratação.
Horas extras em excesso
Se seus profissionais dedicados ao financeiros estão fazendo horas extras em excesso é um sinal de sobrecarga de funções. Ao perceber esse ponto, entenda onde está o foco de sobrecarga de trabalho e, caso faça sentido, contrate uma profissional de finanças específico para essa função.
Confira o orçamento para os próximos meses
Esse é um dos motivos do porquê planejamento orçamentário é importante. Ao planejar seu orçamento você identifica o momento ideal para contratar novos funcionários, considerando lucros e quantidade de vendas esperadas. Você pode ler mais sobre planejamento orçamentário aqui.
Comece pelo Diretor Financeiro
Para ajudar a estruturar o restante do time nada melhor que contratar um Diretor Financeiro experiente na área. Essa contratação não só facilitará seu trabalho em relação ao financeiro, como saberá contratar os melhores analistas e como profissionalizar o time existente.
Especialize o seu time atual
Antes de buscar fora, procure talentos dentro da sua empresa. Na própria área financeira poderá existir um funcionários disposto a se especializar em alguma função útil para sua empresa. Lembre-se: ao estimular talentos você garante menor rotatividade de funcionários e maior qualidade dos profissionais.
Concluindo
A estrutura de um departamento financeiro depende primordialmente do estágio que sua empresa e seu financeiro se encontram, assim como a contratação de novos profissionais. Ao entender o que sua empresa precisa no momento, se torna mais simples e eficiente a construção estrutural do financeiro.
Caso tenha ficado alguma dúvida ou alguma lacuna em aberto sobre o assunto, não deixe de comentar logo abaixo, ok?