O final de ano é a época da controladoria ficar "de cabelo em pé", o orçamento deixa de ser uma atividade "apenas" importante para se tornar importante e urgente em meio as demais atividades da controladoria.
Os números históricos nem sempre são confiáveis, os gestores (e até mesmo a diretoria) nem sempre estão engajados com o processo e as planilhas resolvem travar nas noites de trabalho...
Para ajudar você que esta a frente do orçamento da empresa nós convidamos a Monique Olegario, consultora Treasy que já implantou centenas de orçamentos nas mais diversas empresas, para compartilhar quais são os erros mais comuns na hora de criar o orçamento empresarial, como fugir desses erros, tornar esta época menos estressante para a controladoria e ainda aproveitar o momento para criar uma cultura orçamentáriaforte.
Confira muitas dicas e exemplos práticos no episódio #34 do Controller Cast, dê o play abaixo:
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Se você ainda não conhece, o Controller Cast é um podcast onde discutimos temas de Finanças e Controladoria ou de interesse dessas áreas, trazendo ideias e exemplos práticos. Tudo por meio de entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença no mercado.
Monique Olegario é administradora, atuou por 10 anos no mercado automotivo onde acompanhou todas as áreas do negócio até níveis mais estratégicos, também atuou como auditora e hoje esta a mais de 4 anos dedicada à controladoria. Como consultora Treasy, Monique já implantou o orçamento e a Metodologia Treasy em centenas de empresas dos mais diversos portes e modelos de negócio.
Confira os principais tópicos que conversamos com a Monique:
Por que este período de Planejamento Orçamentário é tão estressante para a controladoria?
Principais razões: o alto volume de informações a serem levantadas e compiladas; Erros na classificação de despesas ao longo do ano que dificultam a análise do histórico, o tempo que precisa dedicar ao processo em meio as demais atividades da àrea.
Quais os erros mais comuns na hora de criar o orçamento empresarial?
Analisamos três óticas: erros no primeiro orçamento, erros no processo orçamentário e por último os erros nos valores projetados.
Quais os fatores de sucesso nas empresas que possuem um processo maduro de orçamento e conseguem gerar valor com ele?
Primeiro o mais importante: o atingimento dos objetivos traçados no orçamento.
O orçamento como referência para o acompanhamento dos resultados realizados.
O sentimento de dono inspirado nos gestores.
A transparência de resultado que a acarreta na confiança no processo por parte dos gestores.
Discutimos o que uma empresa precisa para alcançar tais fatores.
Dicas para quem esta a frente do orçamento (controladoria, CFO, financeiro etc) ter menos estresse nessa época do ano
Usar o Calendário Orçamentário.
Combinar os prazos com os envolvidos.
Contar com o apoio da Diretoria.
Usar ferramentas para agilizar o processo.
Perguntas frequentes
Por que o final de ano é tão estressante para a controladoria?
Porque o orçamento deixa de ser apenas importante e vira importante E urgente junto com todas as outras demandas de fechamento do período. Soma-se a isso o volume alto de informações a compilar, erros de classificação acumulados durante o ano que prejudicam a análise histórica, e o tempo limitado para dedica ao processo enquanto tira relatórios mensais e responde outras demandas.
Qual é o erro mais comum no primeiro orçamento de uma empresa?
Geralmente é tentar ser perfeito demais. Empresas que estão começando a estruturar orçamento querem prever tudo com precisão cirúrgica, usam muitas linhas de detalhe, envolvem muitas pessoas no processo e acabam travando. O recomendado é começar simples, testar o processo, aprender com os erros, e evoluir gradualmente.
Como diferenciar um erro no processo orçamentário de um erro nos valores projetados?
Erro no processo é como você coleta, estrutura e compila as informações (prazos confusos, falta de engajamento dos gestores, planilhas desorganizadas). Erro nos valores é quando os números projetados não refletem a realidade (histórico sujo, projeções sem base, falta de validação). Você pode ter processo perfeito e valores errados, ou vice-versa.
Como saber se meu orçamento anterior foi bom?
O primeiro sinal é se você atingiu os objetivos traçados. Depois, se conseguiu usar o orçamento como referência real para acompanhar os resultados (P×R). Se os gestores confiam no número e sentem como donos do negócio, em vez de ver o orçamento como uma imposição da controladoria, é sinal que o processo agregou valor.
Qual é a relação entre histórico sujo e estresse no orçamento?
Simples: se suas contas foram classificadas errado durante o ano, os números históricos ficam pouco confiáveis. Aí você gasta tempo retraçando erros, duvidando dos próprios dados, e acaba projetando baseado em informações suspeitas. Isso prolonga muito o ciclo de orçamento.
Os gestores não estão engajados com o orçamento, o que fazer?
Comece pela diretoria. Se ela não dá apoio e não explicita que o orçamento é estratégico, o gestor de linha nunca vai levar a sério. Depois, mostre o resultado: use o orçamento como ferramenta de acompanhamento e elogie (ou questione, construtivamente) baseado nele. Quando o gestor vê que o orçamento é de verdade referência para decisões, o engajamento aumenta.
Usar Excel é problema para orçamento?
Não é a ferramenta em si. O problema é quando Excel fica travando à noite, as fórmulas quebram quando alguém muda um número, e ninguém consegue saber quem alterou o quê. Se você tem um controle forte de versão e o volume é pequeno, Excel funciona. Acima de certo ponto ou complexidade, ferramentas específicas para orçamento reduzem estresse.
Qual é a importância do calendário orçamentário?
Ele transforma o caos em sequência. Define prazos claros para cada gestor enviar seus números, quando consolidar, quando revisar, quando apresentar para diretoria. Sem calendário, você fica respondendo por email, acertando na marra, e perdem-se prazos. Com calendário combinado e comprometido, o processo fica previsível.
Como fazer gestores não passarem números no último dia?
Combine o calendário COM eles, não para eles. Deixe claro qual é o prazo, por quê, e o que acontece se não cumprir (você vai usar histórico anterior, por exemplo). Comece a cobrar com antecedência. Se alguém sempre entrega atrasado, a diretoria precisa cobrar também, não só a controladoria.
Vale a pena usar um calendário orçamentário rígido ou melhor deixar flexível?
Comece com datas firmes. Flexibilidade demais vira bagunça. Claro que situações urgentes acontecem (aquisição, crise), mas a regra tem que ser rígida. Se você estabelece que "orçamento fecha em 15 de novembro" e tudo sai de lá, próximo ano ninguém vai atrasar porque aprendeu que funciona assim.
O que é transformar orçamento em referência de acompanhamento?
É comparar todo mês o realizado versus o orçado (P×R) e ter uma conversa estruturada sobre os desvios. Se você orçou receita de R$ 1 milhão e veio R$ 850 mil, precisa entender por quê. Isso só funciona se o orçamento for bem feito e se virar de verdade a bússola do mês, não um relatório que fica na gaveta.
Como criar 'sentimento de dono' nos gestores com o orçamento?
Envolvendo-os na construção, não apenas pedindo números. Peça para o gestor explicar as premissas da projeção dele (crescimento esperado, novos clientes, saídas de pessoas). Depois, use os números dele para cobrar resultados, sempre de forma construtiva. Quando ele vê que o orçamento é de verdade a ferramenta que vocês usam para gerenciar, ele vira dono.
Qual é o impacto da transparência de resultados no processo orçamentário?
Quando resultados são divulgados de forma clara e o gestor vê como seu departamento contribuiu, a confiança no processo sobe. Se há opacidade ou achismo, os gestores não acreditam nas análises de desvio. Transparência = confiança no orçamento = menos resistência no próximo ciclo.
Um pequeno negócio precisa de orçamento?
Sim. Não precisa ser tão elaborado quanto uma empresa grande, mas um orçamento simples (por categoria de despesa, por exemplo) já ajuda a evitar surpresas no fluxo de caixa e a tomar decisões com mais segurança. Começa pequeno e evolui conforme o negócio cresce.
Como é possível fazer orçamento se a receita é muito variável?
Você foca em cenários em vez de números único. Define um caso base (mais provável), um otimista e um pessimista. Aí acompanha qual está acontecendo e ajusta conforme o ano avança. Variabilidade é comum em vendas sazonais ou baseadas em projetos, e orçamento ajuda justamente a lidar com isso.
O que fazer com as despesas que vêm sempre como surpresa?
Primeira coisa: investigar por que são surpresa. Se é um gasto recorrente que você classifica errado todo ano, arruma a classificação. Se é realmente imprevisível (manutenção de equipamento), cria uma linha "Despesa Extraordinária" ou "Contingência" com um valor reservado. Surpresas que viram padrão deixam de ser surpresa se você estruturar para elas.
Quanto tempo leva para implementar um processo de orçamento maduro?
O primeiro ciclo (seu primeiro orçamento) pode levar 2 a 4 meses, dependendo do tamanho da empresa. O segundo ciclo já é mais rápido. Para você chegar a um processo realmente maduro, com gestores engajados e confiando nos números, conta com 1 a 2 anos de repetição e aprendizado contínuo.
Preciso de software para fazer orçamento ou consigo com planilha?
Depende da complexidade. Até certo ponto e volume, planilha bem estruturada resolve. O problema é escala: múltiplos usuários editando, muitas dimensões (centros de custo, departamentos, períodos), relatórios complexos. Aí software específico economiza tempo e reduz erros. Mas não compra ferramenta achando que ela vai resolver problema de processo — ela só acelera um processo já pensado.
