Se tem algo que se fala muito nos dias de hoje é a quantidade de dados sendo gerados nos mais diversos meios. E quando falamos em dados, nos referimos também aos indicadores financeiros que você analisa, ou àqueles extraídos de planilhas de orçamentos ou software de gestão orçamentária. À lista acrescentamos também informações trocadas em grupos de LinkedIn e em tantas outras redes sociais.
Você entende que tomadas de decisão baseiam-se em dados, logo, compreende que analisá-los é fundamental. Mas, com um crescimento exponencial do volume de informações (estamos na era Big Data), a tarefa parece ser quase impossível. Se a tecnologia é a causa dessa geração imensa de dados, é ela também que vem para nos ajudar.
Algumas empresas utilizam sistema de Business Intelligence (BI) para esse fim. Outras, fazem uso de um ERP (Enterprise Resource Planning) isolado ou combinado com uma ferramenta de BI. Neste artigo, nos aprofundaremos mais no assunto e focaremos na ligação entre sistemas de ERP, BI, Software de Gestão Orçamentária e Big Data.
O que é Big Data e para que serve?
Big Data é um termo utilizado para se referir ao imenso volume de dados sendo gerados atualmente. Justamente por tratar de informações vindas de diversos meios, serve para ajudar as empresas a melhorarem suas operações e tomar decisões mais rápidas e inteligentes.
Sabe os e-mails que você recebe? Pois bem, na era Big Data eles podem ser fontes riquíssimas de informações para empresas. O mesmo podemos dizer dos dados coletados por dispositivos móveis, aplicativos, bancos de dados, servidores e outros meios. Quando capturados, formatados, manipulados, armazenados e analisados, eles contribuem com informações úteis para empresas agirem a fim de aumentar receitas, obter ou reter clientes e melhorar as operações.
Você pode se perguntar: ok, mas tudo que eu recebo por e-mail, compartilho em redes sociais ou falo no whatsapp é considerado Big Data? O questionamento é super pertinente e por esse motivo temos que colocar os pingos nos is.
Para ser considerado como Big Data, existem alguns atributos que devem ser respeitados. São os chamados 4 V’s do Big Data:
- Volume: esta é a característica principal, já que o volume de transações bancárias, interações em redes sociais, registro de chamadas etc., cresce diariamente. Dados extraídos das mais diversas fontes são o ponto de partida.
- Variedade: se o volume é o ponto de partida e trata-se de um desafio, o que falar da variedade? Para entender melhor, existem os dados estruturados (armazenados em banco de dados e sequenciados em tabelas) e os não estruturados (imagens, áudios e documentos online, ou seja, aqui entram os Tweets compartilhados, posts em redes sociais, arquivos de áudio etc). Sendo assim, um dos atributos do Big Data é a variedade de informações. Em outras palavras as fontes de onde os dados são extraídos. Por exemplo: o departamento que faz uma análise rotineira de padrões de pagamento, analisando dados extraídos do DRE e DFC de anos anteriores, pode ter uma boa ideia de quando clientes irão pagar. Essa informação será extremamente necessária para a elaboração do orçamento de vendas e do planejamento orçamentário.
- Velocidade: já ouviu dizer que informação é poder? A velocidade que essa informação é recebida e, mais do que isso, analisada pela sua empresa é o que fará você ganhar vantagem competitiva.
- Veracidade: trata-se da confiabilidade dos dados. Pense que você esteja envolvido no estudo de viabilidade econômica-financeira e, para isso, analisou alguns indicadores de desempenho e fez a projeção de receitas, de custos e de investimentos. Qualquer dado errado pode resultar em uma tomada de decisão catastrófica.
Hoje em dia, há ainda um outro V sendo incorporado aos atributos, desse modo formando os 5Vs do Big Data:
- Valor: de nada adianta extrair dados de diversas fontes, em tempo real e ter a certeza de que são fidedignos, se eles não gerarem valor para o negócio. Por esse motivo esse V, apesar de chegar por último, é extremamente importante. Isso especialmente em um momento em que somos bombardeados com dados de origens variadas. Portanto, é preciso analisar se aquele dado em si contribuirá para a tomada de decisão, ou seja, determinar o que faz os dados serem relevantes é primordial.
Sei que estamos muito no campo da teoria e para resolver isso, vamos te mostrar a importância do Big Data para a área financeira.
Por que Big Data é importante para a área financeira?
Quando o assunto é tecnologia às vezes nem fazemos a relação entre suas vantagens e a área de planejamento e controladoria. Com o Big Data, você, controller, pode achar que o termo não tem muito a ver com o que faz no seu dia a dia. Contudo, o assunto é - e muito - importante. Quer um exemplo?
A adoção de estratégias de Big Data trazem benefícios para as variadas projeções que você faz (como projeção econômico-financeira, projeção de fluxo de caixa, projeção de vendas etc.). Ao analisar dados de mercado e de eventos internos, por exemplo, é possível verificar quais afetarão o desempenho da empresa e, por consequência, sua competitividade. Um departamento de finanças e controladoria orientado para dados olha para a frente, identifica os principais indicadores e melhor auxilia gestores nas tomadas de decisão. Lembra do caso do Pão de Açúcar, que conseguiu criar uma estratégia para aumentar as vendas por meio de algoritmos? É um exemplo claro de como essa massa de dados que a empresa possui serve para estratégias de crescimento.
A controladoria também pode aproveitar o Big Data para identificar e entender o que realmente gera valor ao negócio, por meio do monitoramento de KPI’s financeiros e não financeiros. Falando em análise de indicadores, a identificação de oportunidades de crescimento é um fator importantíssimo de ser mencionado ao abordar a importância do Big Data. É a equipe de controladoria que tem acesso aos dados e que, com base neles, analisará, por exemplo, as estratégias de preços e onde otimizar a lucratividade e crescimento.
Como você pode ver, esses são apenas alguns exemplos para mostrar a você que Big Data é algo que precisa ser discutido inclusive na área financeira. Com essa enxurrada de informações internas e externas a serem analisadas, o profissional precisa ter em mente que novos dados deverão ser considerados para enriquecer suas análises.
Imagine que a empresa queira lançar um novo produto e você esteja fazendo a análise de viabilidade. Uma das questões a serem analisadas é se os investimentos e custos envolvidos darão retorno financeiro em curto, médio e longo prazo.
Ao apresentar a sua análise para a diretoria, a mesma irá levar em conta também a análise realizada pelo departamento de marketing que, dentre outras coisas, analisou o que seu público comenta em redes sociais e o que os concorrentes estão fazendo. Cruzando dados financeiros (suas análises) com não financeiros (pesquisa de clientes e mercado) a tomada de decisão torna-se muito mais embasada.
Por isso, cada vez mais controllers terão em mãos mais dados disponíveis para melhor ajustarem suas previsões, fazerem recomendações e conduzirem taticamente as operações com base nas informações. Bom, mas você vai concordar que dados não caem do céu e também não é como mágica que eles irão parar em seus relatórios.
Para tratar desse assunto, temos os sistemas de Business Intelligence e os ERPs.
Sobre BI e ERP
Para início de conversa, controllers são especialistas em interpretar dados. Uma das ferramentas que utilizam para esse fim é o Business Intelligence (BI). Traduzido literalmente temos Inteligência Empresarial ou Inteligência de Negócios, e é exatamente isso que essa ferramenta representa: uma maneira inteligente de coletar, organizar, analisar, compartilhar e monitorar informações que darão suporte à gestão.
Empresas que trabalham com inteligência empresarial conseguem planejar-se melhor inclusive em longo prazo. Por isso, entre as vantagens do uso do Business Intelligence está a elaboração do Planejamento Estratégico, o qual define as estratégias com foco no longo prazo da empresa. O Plano Tático e o Plano Operacional também se beneficiam com as análises provenientes de dados extraídos do BI, já que eles ajudam a prever para onde o negócio está caminhando.
Para que você entenda melhor sobre os três tipos de planejamento (estratégico, tático e operacional) recomendamos o e-book disponível ao clicar na imagem abaixo:
Seguindo nossa conversa, ao invés de se preocupar em coletar dados e levar horas (e dias) elaborando relatórios gerenciais em planilhas, os profissionais de controladoria e finanças focam na análise desses dados da era Big Data. Desse modo, ganham em produtividade e conseguem fazer a ponte que precisam para orientar outros departamentos em seus processos de tomada de decisão para alcançar os resultados esperados. Isso é possível com um sistema de Business Intelligence e explicamos bem detalhadamente neste artigo completíssimo.
Além do BI, outras empresas utilizam o ERP, os chamados Enterprise Resource Planning (ou Planejamento de Recursos Empresariais) para auxiliar na análise de dados. Um software de ERP tem o objetivo de integrar os processos de negócios e facilitar o fluxo de informações dentro de uma organização para que decisões sejam orientadas aos dados. Sendo assim, uma solução de Enterprise Resource Planning é desenvolvida para coletar e organizar dados de vários níveis de uma organização e conectar os departamentos.
Portanto, o ERP pode ser descrito como um software de banco de dados que suporta operações e processos de uma empresa. Isso significa fabricação, marketing, recursos financeiros, recursos humanos e por aí vai.
Não iremos nos alongar muito no conceito. O que queremos que você tenha em mente é que para tirar proveito do Big Data é preciso conseguir coletar e interpretar os dados. Isso pode ser feito com um sistema de BI ou um ERP. Então, a questão é: Sistemas ERP x Ferramentas de BI.
Qual a diferença entre ERP e BI?
Para responder à pergunta, vamos a um exemplo prático. Um pedido de venda foi emitido pelo ERP que sua empresa utiliza. Esse PV originou uma Ordem de Produção que, por sua vez, deu origem à nota fiscal e movimentou o contas a receber. Observe que esse processo todo foi controlado por um sistema de Enterprise Resource Planning.
Enquanto que o ERP trabalha o fluxo de eventos e registros individuais, uma ferramenta de BI lida com um conjunto de eventos e registros realizados em um determinado período. Isso significa que para o Business Intelligence o que interessa é a quantidade de pedidos de venda gerados em uma janela de tempo (e não um único PV ou uma única NF).
A explicação para isso é simples: ao contrário do ERP, ao utilizar um sistema de BI para realizar análises, o foco será o conjunto de dados. Trocando em miúdos, o Business Intelligence será utilizado para interpretar informações estratégicas como: os clientes mais rentáveis para a empresa no último ano, os produtos mais vendidos no último semestre, os melhores vendedores ou meses de maior faturamento, para citar alguns exemplos.
Claro que com um software ERP também é possível extrair dados, já que eles geram relatórios operacionais e isso inclui: volume de vendas, margem de lucro de cada produto, faturamento etc. Você pode usar as informações extraídas em um ERP para identificar os pontos fracos nas atividades de fabricação de produto ou cadeia de suprimentos, por exemplo.
No entanto, o BI é exclusivamente focado em relatórios, ou seja, permite tomadas de decisão muito mais estratégicas. Por meio de uma ferramenta de Business Intelligence os dados sobre operações comerciais são muito mais detalhados do que com um ERP.
Ok, mas se você pensar em Sistemas ERP x Ferramentas de BI, qual deve escolher? Em primeiro lugar é preciso verificar se a empresa possui pessoas qualificadas em tomar decisões com base em dados e relatórios.
De maneira geral, Business Intelligence é mais indicado para negócios cujos profissionais são capacitados a analisar os dados e interpretá-los. Se esse não for o caso da sua empresa, o ideal é, no momento, focar em um ERP. Já se o quadro da organização for outro, ou seja, a empresa possua profissionais capacitados a trabalharem com dados, os dois devem ser utilizados, já que o ERP alimentará o BI.
E como em nossos artigos o foco é sempre a área financeira e de controladoria, vamos agora entender como, na era do Big Data, os dados financeiros estão ligados.
Entendendo a ligação entre sistema ERP, BI, Software de Gestão Orçamentária e Big Data
O controller atua na implantação dos diversos sistemas de informações que compõem uma empresa (ERP, contabilidade, planejamento e orçamento, etc.). Para isso, ele precisa ter aptidões como saber tratar, refinar e apresentar, de maneira clara, resumida e operacional, dados contidos nos registros da contabilidade financeira.
Além do ERP, o profissional pode utilizar uma solução de BI e, claro, software de Gestão Orçamentária. Note que aqui não queremos dizer que a empresa deve escolher uma ferramenta única, pois cada uma cumpre uma função.
Conforme apresentamos na parte 3 da série 10 grandes erros cometidos no Orçamento Empresarial (Budgeting), o objetivo do sistema de Enterprise Resource Planning é fornecer dados operacionais. Um bom software de Gestão Orçamentária (como o Treasy) faz a integração com o ERP. Portanto, dados contidos no ERP serão úteis para, por exemplo, comparar números planejados com os valores realizados.
O BI é uma fotografia diária das operações financeiras. Com ele, CEO, CFO e controller conseguem acompanhar os KPI’s operacionais da empresa. Já com um software de Gestão Orçamentária é possível fazer o planejamento estratégico, orçamentário e analisar indicadores financeiro-econômico mensais. Ou seja, o BI e a Solução Orçamentária são complementares, sendo que um sistema não substitui o outro. Utilizando ambos, o controller consegue ter indicadores suficientes para encontrar oportunidades de maximizar o lucro e minimizar os gastos.
Como você sabe, os dados em um software de BI não aparecem lá sozinhos. É preciso alimentá-lo e aí é que entra uma solução de Gestão Orçamentária, pois são os dados contidos nela que alimentarão o BI no que tange finanças e orçamento.
Falando em alimentação de dados no sistema de BI, destacamos o que apresentamos no tópico anterior: dados do ERP também alimentam a ferramenta de Business Intelligence. Ficou fácil entender como as três ferramentas estão ligadas?
Mais do que qualquer outro profissional, como controller você sabe que toda e qualquer tomada de ação da empresa será baseada em informações minuciosamente analisadas. Por isso, unindo ERP, Business Intelligence e software de Gestão Orçamentária você terá a certeza de que todos os dados serão estudados e interpretados da maneira mais precisa possível.
Concluindo
Big Data tem a ver com o volume de geração de dados cada vez maior que convivemos diariamente. Lidar com tanta informação não é tarefa fácil, especialmente porque existe o joio e o trigo. Com tantas fontes geradoras de dados, saber distinguir as informações relevantes das descartáveis para uma determinada análise é o primeiro passo. Em seguida, claro, é preciso cruzar dados, interpretá-los e tirar conclusões.
Para o departamento de controladoria, que em sua essência é 100% estratégico, ter dados relevantes e confiáveis é primordial. Portanto, fazer o cruzamento desses dados é até mais importante, já que se deve ter certeza de que as informações verificadas condizem com a realidade. Por isso, é importante utilizar as diversas fontes de geração de dados financeiros, começando pelo ERP, que alimenta tanto o Business Intelligence quanto um software de Gestão Orçamentária (que por sua vez também alimenta o BI).
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