Com matriz em São José-SC e filial em São Paulo-SP a empresa tem mais de 20 anos no ramo de gráficas. Cliente Treasy desde 2017, a Dugraf implantou o processo de Gestão Orçamentária e partiu para o desafio de trabalhar com Previsibilidade de Resultado. A empresa vem crescendo cerca de 15 a 20% ao ano desde 2010.
Desafios enfrentados
Ter sucesso no mercado de gráficas exige conhecer e responder rapidamente às variações externas. No caso da Dugraf, a “imprevisibilidade é uma constante” por conta de duas variáveis principais:
a empresa fornece soluções em insumos e equipamentos para o mercado gráfico nacional que costumam realizar seus pedidos conforme demanda;
além de contar com 99% de seu faturamento sendo encabeçado por produtos importados, que sofrem com a forte variação cambial.
Luiz até tentou rodar o processo orçamentário em planilhas, mas havia todo o trabalho manual despendido na elaboração e na manutenção constante.
Estratégia adotada
A diretoria da empresa, composta por quatro sócios, entendeu que o orçamento seria uma peça fundamental para realizar um Planejamento Estratégico para os próximos 5 anos e acompanhá-lo de forma profissional, mantendo o crescimento de 15 a 20% ao ano conquistado em seu mercado.
Foi neste cenário que, em 2017, por meio de uma Newsletter da Endeavor, Fernando conheceu a Treasy. Mesmo já tendo testado outras ferramentas de mercado para solucionar seu problema e esbarrado na complexidade de implantação e uso, Fernando resolveu investir tempo para conhecer nossa Solução e nossa Metodologia própria de Planejamento e Controle Orçamentário.
Luiz ainda comenta que “Embora tenhamos começado tarde com o Treasy (em Dezembro de 2017), a flexibilidade das reuniões auxiliou a concluir o projeto em tempo hábil”, assim, a Dugraf contava com o orçamento pronto para acompanhar na solução já em Janeiro de 2018.
Fugindo da complexidade já conhecida de outras soluções, Luiz destaca que “Ao final da implantação já tinha meus dashboards configurados conforme minha necessidade” e completa, “O Treasy é simples como queríamos, nos apresenta os gráficos, gauges e indicadores que precisamos para tomar decisão”.
Equipe da Dugraf
Resultados alcançados
O ganho de mais de 97% no tempo investido para o Planejamento e Acompanhamento não foi o único benefício trazido pela solução.
Luiz Fernando importa informações do realizado e se reúne com diretores para analisar a disparidade do planejado x realizado. Avalia o faturamento, custo de materiais, custos fixos e variáveis. O dia que antes era despendido pelo trabalho operacional nas planilhas, agora é investido em análises.
A agilidade conquistada para a tomada de decisão vai ao encontro do grande desafio de responder rapidamente às mudanças do mercado da Dugraf.
Em período de expansão da empresa, a Dugraf agora consegue criar Simulações de Cenários de vendas em São Paulo, antecipando seus números para validar sua estratégia de crescimento. Com maior Previsibilidade de Resultado e com múltiplos cenários para amparar a tomada de decisão, a empresa avança com otimismo e profissionalismo para os próximos passos em sua jornada de crescimento.
30 minutos
para conferência do realizado
2%
de variação entre planejado e realizado
Maior segurança
nos dados financeiros
Buscando os mesmos resultados para sua empresa? Converse com a gente!
O que significa variação entre Planejado e Realizado?
É a diferença entre o que você previu que aconteceria (planejado) e o que realmente aconteceu (realizado). Se você orçou R$ 100 mil em vendas e faturou R$ 98 mil, a variação é de 2%. Quanto menor essa diferença, mais preciso é seu planejamento e melhor sua capacidade de previsão.
Por que é tão difícil reduzir a variação entre planejado e realizado?
Porque requer três coisas juntas: dados confiáveis, metodologia clara e disciplina para atualizar o plano regularmente. Muitas empresas falham porque usam planilhas (dados inconsistentes), não têm processo definido ou não conseguem integrar realizado com planejado de forma ágil. A Dugraf resolveu isso com uma ferramenta dedicada e um processo estruturado.
2% é uma boa variação entre planejado e realizado?
Sim. Para a maioria das empresas brasileiras, uma variação entre 5% e 10% é considerada saudável. A Dugraf alcançou 2%, o que indica maturidade financeira muito acima da média, especialmente considerando que opera com 99% de produtos importados sujeitos à variação cambial.
Como uma empresa que trabalha com dólar consegue reduzir a variação?
Fazendo revisões de orçamento mais frequentes conforme a taxa de câmbio se altera e estruturando o planejamento em cenários (otimista, realista, pessimista). A Dugraf integrou o acompanhamento cambial ao seu processo orçamentário, permitindo ajustes ágeis sem perder o controle do todo.
Qual é o impacto de usar planilha para controlar o orçamento?
Além do risco de erros de fórmula que afetam decisões, você perde tempo precioso. No caso da Dugraf, Luiz gastava 4 dias por mês só conferindo planilha. Isso reduz a qualidade da análise, porque o gestor fica centrado em validar dados em vez de analisar insights.
Vale a pena mudar de planilha para uma ferramenta de FP&A?
Depende do seu tamanho e complexidade. Se você tem mais de uma filial, orçamento acima de alguns milhões de reais, variáveis externas que afetam suas previsões ou cresce mais de 10% ao ano, sim. Se é uma micro empresa com uma única linha de negócio e faturamento estável, planilha pode ser suficiente. A Dugraf claramente ganhou: passou de 4 dias de trabalho para 30 minutos por mês.
Como é o processo de implantação de uma ferramenta de orçamento?
Envolve três etapas: (1) mapeamento da sua estrutura de contas e centros de resultado, (2) entrada do orçamento base e (3) configuração dos painéis conforme suas necessidades. A Dugraf completou todo o processo em um mês, começando em dezembro e tendo o orçamento pronto para janeiro.
É possível implantar uma ferramenta de FP&A de forma remota?
Sim. Luiz tinha receio disso no início, mas a implantação remota do Treasy na Dugraf funcionou perfeitamente. O que importa é ter reuniões bem agendadas, processos objetivos e uma ferramenta que seja intuitiva o suficiente para não precisar de muito suporte técnico depois.
Qual é o primeiro passo para profissionalizar o orçamento de uma empresa?
Parar de tratar orçamento como uma tarefa isolada do fim do ano. Vire um processo contínuo: defina seu plano estratégico, quebre em metas financeiras, acompanhe realizado versus planejado todo mês e revise projeções conforme novos dados chegam. A Dugraf foi além e transformou isso em ferramenta de decisão para planejar 5 anos à frente.
Como integrar o orçamento com as decisões estratégicas da empresa?
Tornando o orçamento visível para toda a diretoria em tempo real, não como relatório que sai uma vez por mês. Quando cada sócio ou diretor consegue ver em um painel se você vai bater a meta, é mais fácil discutir ajustes antes de ser tarde. A Dugraf faz isso com dashboards que mostram indicadores e gráficos prontos para tomar decisão.
Quanto tempo demora para começar a ver resultados com um novo sistema de orçamento?
Você vê ganho de tempo já no primeiro mês fechado (redução de retrabalho, menos erros). Ganho de qualidade em decisões leva dois a três trimestres, porque você precisa de histórico para comparar planejado versus realizado e identificar padrões. A Dugraf reduziu o tempo mensal em 97% imediatamente e melhorou a previsibilidade em menos de um semestre.
O que torna uma variação entre planejado e realizado confiável?
Três fatores: (1) dados reais atualizados diariamente ou semanalmente do seu sistema contábil, (2) processo de revisão do orçamento que responde a mudanças no mercado e (3) comparação realizado versus planejado feita regularmente por alguém que conhece o negócio. Sem esses três, sua variação é só um número, não uma insight.
Empresas em crescimento acelerado conseguem manter uma variação baixa?
Sim, mas exige mais atenção. A Dugraf cresce 15 a 20% ao ano e conseguiu manter 2% de variação porque revisita seu orçamento com frequência e ajusta conforme novos dados chegam. Crescimento previsível é aquele que você acompanha, não aquele que te surpreende no fim do mês.
Como começar se meu orçamento atual está completamente defasado?
Não tente consertar tudo de uma vez. Comece com o que você controla melhor (receita ou custo fixo), implemente o acompanhamento mensal disso, e expanda depois. A Dugraf começou o processo em dezembro, em plena sazonalidade, e ainda assim conseguiu estar pronta para janeiro. O importante é começar.
Qual a diferença entre orçamento tradicional e gestão orçamentária?
Orçamento tradicional é um exercício anual: você monta o plano, fixa na parede e espera o ano passar. Gestão orçamentária é um processo vivo: você planeja, acompanha realizado mensalmente, compara, aprende e revisa o plano conforme necessário. A Dugraf faz isso e consegue antecipar problemas em vez de descobrir no final do ano.
Preciso de um CFO ou gestor financeiro dedicado para fazer isso?
Ajuda ter alguém liderando o processo, mas não precisa ser em tempo integral no começo. Uma pessoa que entenda de números da empresa, com apoio de uma metodologia clara e de uma ferramenta que automatiza o trabalho manual, consegue tocar isso. A Dugraf tem Luiz Fernando como Diretor Financeiro, mas o ganho de tempo permitiu que ele focasse em análise em vez de digitação.
Como evitar que o orçamento vire apenas um número guardado em uma pasta?
Deixe visível. Crie painéis que a diretoria olha todo mês em reunião. Associe metas individuais ao orçamento (cada gerente sabe o que precisa entregar). E use a variação para gerar conversas, não culpados. A Dugraf integrou o orçamento à rotina de decisão, não é um documento isolado.
Qual é o risco de não ter um orçamento estruturado?
Você fica refém das surpresas. Não consegue planejar investimentos, não sabe se vai precisar de crédito, não identifica cedo quando algo está errado. Como Luiz disse, é o medo de todo empresário: não saber o dia de amanhã. Um orçamento bem feito não elimina incerteza, mas reduz o tamanho do susto.
