Como e quando usar a Contabilidade Gerencial para uma análise financeira?
A Contabilidade Gerencial, ou Contabilidade de Gestão, fornece um conjunto de informações geradas na contabilidade com fins gerenciais, e pode ser utilizada por todos os portes de empresas tais como: micro, pequenas, médias e grandes. O processo de Contabilidade Gerencial é de identificar, mensurar, acumular, analisar, preparar, interpretar e comunicar informações que auxiliem os gestores a atingirem os objetivos organizacionais, não se prendendo a nenhuma obrigação legal. Lembrando que o Contador é responsável pelas obrigações legais, enquanto o Controller e/ou o Gestor Financeiro, realizam o trabalho de análises e elaboração dos relatórios, auxiliando a diretoria a terem uma visão sintética e analítica dos dados para a tomada de decisão. Algumas informações da Contabilidade Gerencial que os gestores devem utilizar para analisar o desempenho organizacional, são:
- Apuração de custos;
- Projeção do orçamento empresarial;
- Análise de desempenho (índices financeiros);
- Cálculo do ponto de equilíbrio;
- Determinação de preços de vendas;
- Planejamento tributário;
- Controles orçamentários;
- Balanced Scorecard.
Em algumas empresas que não possuem um setor de Contabilidade ou a Contabilidade é externa, o maior erro cometido pelos gestores é o de não realizar as análises das demonstrações contábeis. Isso ocorre pois calculam apenas o vendido no mês (receita), menos o pago (despesas), chegando ao lucro. Muito desses relatórios são elaborados por funcionários despreparados ou proprietários sem conhecimento em finanças, como segue um exemplo de modelo:
O que é Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e o Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC)
O Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), é um relatório que oferece uma síntese econômica completa das atividades operacionais e não operacionais de uma empresa em um determinado período de tempo, demonstrando claramente se há lucro ou prejuízo.Ele foi criado pela legislação brasileira para padronizar e organizar o controle financeiro da empresa. Embora muitas pessoas não saibam, o DRE surgiu a partir de uma lei brasileira criada em 1976, a Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404). Essa lei tornou obrigatória a apresentação anual de um DRE por todas as empresas do país, devendo seguir determinadas orientações e padrões exigidos na Lei. Já a Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) é uma demonstração contábil, que mostra as entradas e saídas de dinheiro do caixa e investimentos num determinado período, ou seja, evidencia a posição financeira da empresa. O DFC, é dividido em três atividades:
- Atividades Operacionais: são as receitas e os gastos relacionados a produção dos bens e serviços.
- Atividades de Investimentos: relacionam-se com o aumento ou diminuição dos ativos não circulantes no balanço patrimonial, que são utilizados na produção dos bens e serviços. Por exemplo, aquisição ou vendas de equipamentos e edificações, compra ou venda de participação em outras empresas, etc.
- Atividades de Financiamentos: são os empréstimos e financiamentos adquiridos no curto prazo. As entradas são as vendas de ações emitidas no mercado, a emissão de debêntures e os empréstimos obtidos. As saídas, são os empréstimos pagos, dividendos, etc.
Comparativo do DRE X DFC
Quando é feito uma análise somente pelo DRE, os dados mostram a receita, as despesas e custos realizados dentro do mês, independente se a venda ou o pagamento foram feitos a prazo ou à vista.
Muitas vezes a empresa pode ter realizado um volume alto nas vendas com lucro no DRE, porém, pela má gestão nos prazos de pagamento e recebimento, ela ficará sem dinheiro no caixa.
Dicas de Gestão
Para sobreviverem, as empresas precisam alavancar suas vendas, adotando políticas de pagamento à prazo e à vista, além de minimizarem o risco de perdas (Perda de Devedores Duvidosos - PDD) e inadimplências. Como mostramos no exemplo da empresa de sapatos, se não houver uma gestão nos prazos de pagamentos e recebimentos, a organização não terá dinheiro suficiente em caixa. Por isso, poderá não cumprir com suas obrigações sendo necessário recorrer a capital de terceiros, como empréstimos e financiamentos, acarretando em pagamentos de juros, aumento das despesas financeiras e redução da margem de lucro do negócio. Para que sua empresa não passe por essa situação, seguem três dicas para prevenir a insuficiência do capital de giro: #1 - Mantenha o controle de inadimplência: antes de iniciar o controle de inadimplência de uma empresa, é necessário que seja realizado uma análise de crédito para aquele cliente em potencial solicitando documentos de identificação, ou dados da empresa para análise de índices econômicos - financeiros (como por exemplo o de liquidez e endividamento). A partir das informações obtidas, é determinado o perfil do cliente de acordo com as exigências da empresa. Um dos segredos é oferecer o crédito pedindo uma garantia, também deverá ser observado a situação do mercado atual, como por exemplo a economia do país e a taxa de desemprego. Um dos grandes problemas da gestão financeira, é não receber de seus clientes dentro do prazo negociado pois isso compromete a outra ponta, que é o pagamento dos fornecedores. Alguns passos essenciais para evitar a inadimplência e receber no prazo são:
- Ser transparente deixando claro os valores, as formas e prazos de pagamentos, além das consequências da inadimplência como multas, juros e interrupção dos serviços ou vendas de bens;
- Dê opções de formas de pagamento para o cliente como boleto bancário e cartão de crédito. Por mais que seja cobrada uma taxa pela transação do cartão de crédito, a operadora garantirá o recebimento;
- Gerenciar os títulos a vencer por meio de relatórios financeiros e enviar lembretes para o cliente por e-mail dias antes do vencimento de maneira amigável e com foco no assunto;
- Implantar indicadores de cobrança para gerenciamento;
- Criar descontos e incentivos para pagamentos antecipados;
- Em caso de não pagamento no prazo estipulado, uma equipe de cobrança deverá entrar em contato com o cliente para obter uma justificativa;
- As primeiras cobranças deverão ser realizadas de maneira amigável entre as partes. Após um período e o cliente não quitar seu débito, a empresa deverá tomar medidas legais cabíveis para ter êxito nessa negociação.
#2 - Renegocie se necessário dívidas para o longo prazo:quando a empresa possui problemas de liquidez, está com as contas vencendo e sem caixa para cumprir com as obrigações, uma das soluções é negociar novos prazos de pagamento com fornecedores que não cobrarão juros ou juros mais baixos que empréstimos bancários. Uma ferramenta importante é medir a Necessidade de Capital de Giro (NCG) da empresa, reduzindo os ciclos financeiros e operacionais. #3 - Reduza custos e despesas: seguem alguns exemplos que possam contribuir para uma redução de custos:
- Dimensionar os custos setoriais;
- Implantar planejamento orçamentário e medir o desempenho utilizando o FORECAST;
- Analisar os contratos com prestadores de serviços para otimizar custos;
- Ter uma vasta rede de networking de fornecedores buscando preço sem perder a qualidade dos produtos e/ou serviços;
- Melhorar o gerenciamento de estoque para não imobilização de capital desnecessário;
- Analisar o custo de oportunidade no ato das compras de matérias-primas.
Outras dicas você pode conferir nesse conteúdo: Gestão de Custos e Despesas: 19 dicas para ganhar eficiência operacional com a Redução de Custos e Despesas!
O capital de giro pode auxiliar os empreendedores por meio de uma estratégia econômica sólida e eficaz, para que seja possível ter recursos para aplicar em outros investimentos. Uma das maneiras de medir o desempenho da gestão e manter a sobrevivência da empresa, é através do Ciclo Operacional e Ciclo Financeiro, que auxiliam tanto na análise da projeção do fluxo de caixa quanto da necessidade do capital de giro, levando em consideração o prazo médio de estocagem.
O que é Ciclo Operacional e o Ciclo Financeiro
O Ciclo Operacional é a soma de todos os acontecimentos de uma operação, desde a compra da matéria prima até o recebimento das vendas realizadas. A gestão de estoque é muito importante para contribuir para um ciclo mais curto e não acarretar despesas como aluguel para estocagem, energia, água, colaboradores, limpeza do local, etc. O Ciclo Financeiro, também conhecido como Ciclo de Caixa, é o período de pagamento aos fornecedores até o recebimento referente às vendas do produto. Quanto maior o prazo dos fornecedores, mais dinheiro a empresa terá em caixa e menor será o Ciclo Financeiro, evitando pagamento de juros bancários, ou utilização do dinheiro para outros investimentos que gerem retorno para a empresa. Para que a empresa seja saudável, é necessário que todos os ciclos sejam reduzidos e que girem várias vezes no ano. Tudo isso dependerá de dois pontos importantes, no Ciclo Operacional precisará de uma excelente gestão de estoque, e no Ciclo Financeiro ter barganha nas negociações com os fornecedores, reduzindo a necessidade de capital de giro e proporcionando maiores retornos sobre os investimentos.
Como medir o desempenho da empresa
Uma análise eficiente, deverá ser realizado usando as Demonstrações Financeiras (Balanço Patrimonial, DRE e DFC), para assim colher dados por todos os ângulos da situação econômica e financeira da empresa. Para medir o resultado e alcançar as metas planejadas, o uso de Indicadores Chave de Desempenho – KPI’s, são de fundamental importância, devendo ser analisados em conjunto. Cada empresa cujo sua realidade, usará seus indicadores chaves de desempenho, não devendo ser padronizado para todas as empresas. Abaixo, segue alguns exemplos de indicadores. Os Índices Financeiros são aqueles que evidenciam a situação financeira da empresa.
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Índices de Liquidez: tem por escopo apurar a capacidade da empresa de saldar suas obrigações com terceiros, ou seja, pagar seus passivos. Por sua vez desdobram-se em:
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- Liquidez Corrente (LC) – representa a disposição de valores monetários e bens conversíveis de imediato em dinheiro, como por exemplo as dívidas de curto prazo.
- Liquidez Seca (LS) – mede a capacidade de pagamento de obrigações de curto prazo com ativos circulante sem considerar os estoques.
- Liquidez Imediata (LI) – mede a capacidade para honrar compromissos a curto prazo.
- Liquidez Geral (LG) – percentual de ativos de curto e de longo prazo disponíveis para pagamento do total das dívidas.
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Índices de Estruturas ou Endividamento: estes índices relacionam as fontes de fundos entre si, procurando retratar a posição relativa do capital próprio com relação ao capital de terceiros.
- Endividamento (E)– demonstra quanto do Ativo é financiado por capital de terceiros.
- Composição do Endividamento (CE) – representa o percentual da dívida de curto prazo em relação ao total das dívidas.
Já osÍndices Econômicos são aqueles que representam margens de rentabilidade como as de resultados apurados, de retorno do capital investido, velocidade das operações realizadas, entre outras.
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Índices de Rentabilidade ou Retorno:os índices de retorno indicam basicamente o lucro da empresa com relação aos custos e despesas realizados para sua obtenção, e aos volumes de investimentos necessários e de recursos disponíveis. Normalmente são indicados em níveis percentuais.
- Margem Bruta (MB) – relaciona o lucro bruto com as vendas líquidas.
- Margem Líquida (ML) – relaciona o lucro líquido do período com as vendas líquidas.
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Prazos Médios: são índices que podem ser aferidos em número de vezes de renovação do item ou em dias.
- Prazo Médio de Renovação de estoque (PMRE) – mede quantas vezes houve renovação do estoque com o ciclo de vendas.
- Prazo Médio de Pagamento (PMP) – indica quanto tempo a organização leva para pagar suas obrigações de curto prazo.
- Prazo Médio de Recebimento (PMR) – indica quanto tempo a organização leva para receber suas vendas.
Conclusão
Podemos afirmar que a estruturação e gestão dos dados fornecidos pela Contabilidade Gerencial, é de fundamental importância para medir o desempenho da empresa baseado na análise das Demonstrações Contábeis, auxiliando nas tomadas de decisões.
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