Você olha a estrutura organizacional de uma empresa e vê diversas caixinhas com departamentos e diretorias. Como você sabe muito bem, cada uma delas exerce seu papel para levar a empresa rumo ao que foi definido em seu planejamento estratégico. E aqui falamos também da Diretoria Administrativa Financeira.
Se você é leitor do nosso blog, já percebeu o quanto gostamos de frisar a importância de termos o planejamento estratégico caminhando junto com o orçamento empresarial. Sabemos que você, da Área de Planejamento e Controladoria, entende disso muito bem. Aliás, se tem outra parte da empresa que concorda com isso, é o Administrativo Financeiro.
Então, que tal vermos o que faz a Diretoria Administrativa Financeira, e quais suas características essenciais para o sucesso?
O que faz a Diretoria Administrativa?
Antes de partirmos para a Diretoria Administrativa Financeira, vamos analisar brevemente cada função (Diretoria Administrativa e Diretoria Financeira). Começando pela Diretoria Administrativa, a qual reporta-se ao CEO (Chief Executive Officer) sobre as operações da empresa, incluindo assuntos como gestão de recursos humanos, contratos, políticas e processos administrativos. Cabe a ela também liderar o planejamento organizacional.
A Diretoria Administrativa é responsável por todas as questões administrativas da organização. Em outras palavras, podemos dizer que ela apoia as operações da empresa supervisionando o pessoal e realizando o planejamento, a organização e a implementação de sistemas administrativos.
O que faz a Diretoria Financeira?
A Diretoria Financeira, por outro lado, realiza o planejamento, organização, auditoria, contabilidade e controle das finanças, e reporta-se ao CFO. É de lá que saem as famosas demonstrações financeiras, como Demonstrativo de Resultados (DRE) e Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
Assim como na Diretoria Administrativa, não vamos nos alongar muito aqui. Mas como a Diretoria Financeira engloba os trabalhos da contabilidade, dos profissionais de controladoria e dos analistas de planejamento e orçamento, queremos dar uma atenção especial. Para isso, depois que você terminar de ler este artigo, aproveite e veja também: Diretoria de Finanças e seu papel estratégico na excelência da gestão empresarial.
Certo, mas o que faz a Diretoria Administrativa Financeira?
Agora que entendemos as duas funções separadas, fica mais fácil compreender o papel do Administrativo Financeiro. Essa é a área que assegura um planejamento financeiro estratégico e operacional eficaz. Seus relatórios são ferramentas que contribuem para o processo de tomada de decisão.
A Diretoria Administrativa Financeira é geralmente vista como peça-chave tanto no desenvolvimento quanto no controle do desempenho das atividades financeiras e administrativas das organizações. Pode-se dizer que ela é um parceiro estratégico da alta diretoria (CEO e CFO), pois lidera sua equipe para apoiar áreas como finanças, planejamento e orçamento, gestão de pessoas, administração, TI, e outras.
Como você pode perceber, o Diretor Administrativo Financeiro deve possuir pensamento estratégico e ser um líder participativo na gestão financeira e administrativa da organização. Portanto, em suma podemos dizer que a posição é responsável pela contabilidade, relatórios financeiros, orçamento empresarial, conformidade fiscal, investimentos, seguros, gestão de talentos e funções de auditoria.
O Administrativo Financeiro garante que a empresa conte com controles e padrões financeiros e contábeis efetivos. Para isso, suas atividades se baseiam em análise de dados do balanço patrimonial e do fluxo de caixa da empresa.
Principais responsabilidades da Diretoria Administrativa Financeira
Podemos dizer que cabe à Diretoria Administrativa Financeira:
- Contribuir para o planeamento estratégico e a gestão financeira;
- Supervisionar investimentos e desembolsos;
- Realizar relatórios de gestão, planejamentos financeiros e orçamentários anuais, previsão de orçamento;
- Elaborar e manter sistemas financeiros, procedimentos e controles internos;
- Garantir compliance;
- Preparar contas mensais de gestão e relatórios financeiros periódicos;
- Preparar previsões mensais de fluxo de caixa para o exercício; e
- Acompanhar a carteira de investimentos da empresa e realizar análises de investimentos, alinhado com o planejamento estratégico (aliás, guarde mais uma dica de leitura: Orçamento Empresarial aliado ao Planejamento Estratégico: duas ferramentas essenciais!)
Falando em Análise de Investimentos, existem diversos indicadores que podem ser utilizados pela Diretoria Administrativa Financeira para viabilidade de investimento em projetos, como por exemplo VPL, VPLa, IBC, ROI, TIR, Payback e Ponto de Fisher.
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Neste material, além de conhecer cada um dos indicadores você verá como aplicá-los nas avaliações de projetos da sua empresa. Essas análises ajudarão, dentre outras coisas, a Diretoria Administrativa Financeira a reduzir gargalos futuros nos orçamentos de outras áreas que impactarão no orçamento empresarial.
Bom, já que iniciamos esse texto quebrando a função em duas partes, faremos o mesmo agora, para você entender melhor sobre as responsabilidades do Administrativo Financeiro.
Diretoria Administrativa Financeira: Gestão Financeira
Antes de entrarmos nesse tópico, é importante fazermos um esclarecimento. Quando falamos em Gestão Financeira, muitos ainda se confundem com Planejamento Financeiro. Então, vamos lá:
A Gestão Financeira é como o coração do corpo humano. Ela engloba conjunto de ações e procedimentos administrativos que visam maximizar os resultados econômicos e financeiros de um negócio. Por outro lado, o Planejamento Financeiro consiste no processo de reconhecimento da situação financeira atual da empresa, junto com a determinação dos objetivos aonde se quer chegar e o estudo de possíveis caminhos a serem utilizados para alcançar esses objetivos.
Para esclarecer ainda mais, salve a leitura de um artigo bem completo sobre o assunto: Diferença de Gestão Financeira e Planejamento Financeiro: tudo que você precisa saber para melhorar a qualidade das decisões em sua empresa!.
Dito isso, no que tange a Gestão Financeira podemos dizer que a Diretoria Administrativa Financeira é responsável pelos sistemas e procedimentos de cobrança, pagamento de contas e compras para assegurar a integridade da informação financeira. Isso inclui:
- Verificação e lançamento de transações registros contábeis;
- Preparação, análise e comunicação clara das demonstrações financeiras e relatórios mensais e anuais para os stakeholders;
- Coordenação e liderança do processo anual de auditoria;
- Supervisão e liderança do processo de criação do orçamento empresarial e planejamento anual em conjunto com alta administração;
- Monitoramento e revisão de todos os planos e orçamentos financeiros;
- Manter CFO e CEO, bem como outros diretores, a par da saúde financeira da organização;
- Gerenciamento do fluxo de caixa para manter capital de giro e retorno;
- Implementação de uma sólida gestão de contratos e gestão financeira;
- Assegurar o cumprimento de leis, impostos, taxas e contribuições;
- Atualização, documentação e implementação de todas as políticas comerciais e práticas contábeis necessárias para melhorar a eficiência do departamento financeiro e os controles financeiros; e
- Proporcionar informação financeira para satisfazer as necessidades dos gestores, incluindo a produção de relatórios financeiros personalizados, modelos de cálculo de custos, análise de tendências, conforme necessário.
Conseguiu ter uma visão mais ampla da Diretoria Administrativa Financeira quando falamos da Gestão Financeira? Importante sempre lembrar que ela é a responsável por apresentar relatórios financeiros de forma precisa e oportuna, bem como comunicar claramente as demonstrações financeiras e supervisionar as contas da empresa.
Agora vamos ao outro lado da moeda:
Diretoria Administrativa Financeira: Gestão Administrativa
Como o nome sugere, a Diretoria Administrativa Financeira é também responsável pelas funções administrativas gerais. Sua função é a de garantir operações eficientes e consistentes à medida que a organização cresce. Isso inclui:
- Trabalhar de forma transparente com todos os parceiros externos, incluindo fornecedores;
- Rever e assegurar o cumprimento de todos os contratos;
- Avaliar e manter uma cobertura de seguro adequada para atender às mudanças nas necessidades da organização;
- Aumentar o desenvolvimento profissional da empresa, aplicando práticas como compensação e benefícios, avaliação de desempenho e treinamento;
- Assegurar que os processos de recrutamento sejam consistentes;
- Estabelecer e gerenciar um programa de treinamento abrangente para educar os funcionários sobre políticas e procedimentos;
- Apoiar a gerência e os colaboradores;
- Manter o conhecimento das tendências do setor e da legislação trabalhista, garantindo conformidade;
- Comunicar as mudanças nas políticas de pessoal;
- Assistência à gestão na revisão anual, preparação e administração dos programas de salários, descrições de cargos e processo de avaliação dos funcionários; e
- Gerenciamento do fluxo de documentos para contratações, rescisões, demissões, mudanças salariais e pagamentos especiais.
Como ser um Diretor Administrativo Financeiro de sucesso?
Não tem como negar: toda empresa precisa gerir suas finanças adequadamente para garantir a longevidade. E o mesmo podemos dizer da parte administrativa. Uma má administração pode enterrar um negócio que tinha tudo para dar certo.
Por isso que a gestão do Administrativo Financeiro é fundamental para o crescimento de qualquer empresa. Como vimos, o Diretor Administrativo Financeiro não apenas supervisiona as finanças como também é responsável pelas questões administrativas, e isso inclui os recursos da organização.
Para cumprir todas as suas atribuições, o Administrativo Financeiro precisa constantemente prestar atenção nos detalhes. Além disso, um Diretor Administrativo Financeiro que queira se destacar em sua posição deve:
- Ser capaz de gerir e apoiar o pessoal, facilitando o desenvolvimento profissional contínuo;
- Ter aptidão para motivar os colaboradores;
- Ser capaz de estabelecer e manter fortes relações de trabalho com os clientes;
- Confiar na tomada de decisão de investimento;
- Possuir grande conhecimento de toda a indústria financeira;
- Ser persuasivo e confiante, capaz de lidar com outros diretores;
- Possuir pensamento estratégico e ser um líder participativo na gestão financeira e administrativa da organização; e
- Ter persistência e assertividade combinados com tato e diplomacia.
Conforme vimos, a Diretoria Administrativa Financeira é responsável por uma variedade de atribuições. Por isso que para poder exercer seu trabalho com êxito é preciso ter ampla compreensão de outras funções da empresa. Assim como também é importante que Diretores Administrativo Financeiro tenham a capacidade de supervisionar simultaneamente uma série de projetos.
Portanto, à lista podemos acrescentar a capacidade de gerir o tempo de forma eficaz, manter a calma sob pressão e ter conhecimento sobre priorização de tarefas. Claro que honestidade e transparência são igualmente essenciais para a função.
Concluindo
A Diretoria Administrativa Financeira é responsável pela contabilidade, relatórios financeiros, orçamento empresarial, conformidade fiscal, investimentos, seguros, gestão de talentos e funções de auditoria. Por isso, ela é vista como peça-chave tanto no desenvolvimento quanto no controle do desempenho das atividades financeiras e administrativas das organizações. Pode-se dizer que ela é um parceiro estratégico da alta diretoria (CEO e CFO), pois lidera sua equipe para apoiar áreas como finanças, planejamento e orçamento, gestão de pessoas, administração, TI, e outras.
Dentre os atributos de uma Diretoria Administrativa Financeira de sucesso estão o pensamento estratégico e a liderança participativa na gestão financeira e administrativa da organização. Além disso, o Administrativo Financeiro preza sempre pela transparência das informações das demonstrações contábeis.
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