Gestão de desembolsos: o infográfico dos 4 grupos de gastos

Dando continuidade a série de artigos com dicas práticas para realização do planejamento e orçamento para 2014, trazemos hoje um artigo sobre a classificação dos desembolsos que sua empresa realiza.

Basicamente estes desembolsos podem ser classificados em quatro grandes grupos: Deduções da Receita, Custos, Despesas e Investimentos. E é muito importante realizar a classificação correta de cada desembolso, bem como analisar o quanto cada grupo representa do total para entender como sua empresa está empregando seus recursos financeiros e o que pode ser feito para melhorar os resultados.

E para complementar, preparamos um infográfico especialmente para auxiliar na classificação dos desembolsos realizados por sua empresa.

De maneira bem resumida temos abaixo alguns comentários sobre cada um destes grupos:

Deduções da Receita: são os gastos realizados para realizar a venda de bens ou serviços. Alguns exemplos: impostos, fretes, comissões e devoluções. Estão diretamente relacionados ao processo de venda e geralmente não há muito que se possa fazer para minimizá-los, portanto as deduções que incidem sobre as vendas devem ser muito bem mapeadas e consideradas na composição do preço de venda final dos bens ou serviços comercializados.
Custos: gastos em bens ou serviços que são utilizado na produção de outros bens ou serviços ou revendidos com lucro. Exemplos: matérias-primas e insumos. Também estão relacionados com as vendas, ou seja, só há custos na produção de bens ou serviços se houverem vendas (a não ser que a empresa esteja compondo um estoque de produtos para venda futura). Aqui é possível trabalhar para reduzir os gastos, por exemplo, através da melhoria dos processos produtivos ou redução no preço de compra de matéria-prima e insumos.
Despesas: gastos com bens ou serviços relativos à manutenção da atividade da empresa. Exemplos: limpeza, manutenção, pessoal de áreas como administração ou marketing. Apesar das despesas serem um “mal necessário” para a continuidade dos negócios, é aqui que devem ser maximizados os esforços para redução de desperdícios e supérfluos que não contribuam para o aumento das vendas e consequentemente resultado geral da companhia.
Investimentos: gastos em bens ou serviços com expectativa de geração de benefícios futuros. Exemplos: máquinas, equipamentos, cursos e capacitações. É comum encontrar a expressão “despesa boa” para caracterizar os investimentos. Vale lembrar que investimento não é despesa, mas é sim um gasto bom, pois seu intuito é gerar benefícios que melhorem os resultados da empresa, como aumento da produção ou redução de custos e despesas, através da ampliação ou modernização dos componentes e processos da empresa.

Se você quiser se aprofundar neste tema, recomendamos também a leitura dos artigos abaixo que trazem muito mais detalhes sobre cada um dos tópicos acima:

Temos também alguns artigos introdutórios sobre planejamento e orçamento podem ser bastante úteis:

Para encerrar, caso sua empresa esteja iniciando uma área de controladoria ou esteja em busca de materiais de apoio, temos aqui no site uma área com diversos Materiais Educativos Gratuitos, onde você pode encontrar planilhas, e-books e white papers para download.

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Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre custo e despesa?

Custo é o gasto direto na produção de um bem ou serviço que será vendido — matéria-prima, insumos, mão de obra produtiva. Despesa é o gasto para manter a empresa funcionando, mas não está ligado a uma venda específica — aluguel, salário de administrativo, marketing. Na prática: você só tem custo se vender; despesa você tem mesmo que não venda nada.

O que são deduções da receita e quais são os exemplos?

São gastos que reduzem o valor que você recebe pela venda. Incluem impostos (ICMS, IPI), fretes de entrega, comissões de vendedores e devoluções de clientes. Elas estão fora do seu controle na maioria das vezes, então o importante é mapeá-las corretamente no preço do produto — senão você vende com prejuízo.

Como classificar um gasto corretamente no orçamento?

Pergunte-se: esse gasto é direto na produção ou venda? Se sim, é custo ou dedução. É necessário para a empresa funcionar mas não está na produção? É despesa. É um investimento em bens que vão gerar benefício no futuro? É investimento. A classificação correta impacta diretamente como você entende o resultado da empresa.

Qual é a diferença entre investimento e despesa?

Despesa é um gasto que desaparece no mês (você gasta com aluguel e pronto). Investimento é um gasto em algo que vai trazer benefício por mais tempo — uma máquina, um software, um treinamento. O investimento melhora a capacidade da empresa; a despesa apenas mantém ela funcionando.

Por que é importante classificar os desembolsos corretamente?

Porque só assim você sabe onde o dinheiro está realmente indo e qual grupo de gasto está comendo seu resultado. Se você mistura custo com despesa, não consegue calcular sua margem, não sabe o preço mínimo de venda e não consegue tomar decisões de verdade sobre onde cortar ou investir.

Como reduzir custos sem afetar a qualidade?

Custos são reduzidos através de melhorias no processo produtivo ou negociação melhor com fornecedores. Antes de cortar custo de matéria-prima, analise se a redução de qualidade vai afastar clientes — às vezes custa mais caro. Também vale revisar desperdícios na produção, porque ali sim há margem para ação sem prejudicar o produto final.

Onde a empresa deve focar para reduzir gastos?

Em despesas. Custos estão presos à produção, deduções à venda — ambas têm pouca margem. Despesas são onde está o maior potencial: limpeza, manutenção, pessoal administrativo, ferramentas que não agregam. Nem todo corte de despesa dói; às vezes é só eliminar o supérfluo.

O que é mapeamento de desembolsos e por que fazer?

É organizar todos os gastos da empresa em categorias (custos, despesas, investimentos). Mapeando você consegue: calcular margens reais, saber quanto cada grupo representa do total de vendas, identificar onde há desperdício, fazer projeções realistas e tomar decisões com dados em vez de achar.

Como saber se meu preço de venda está cobrindo as deduções corretamente?

Você precisa calcular a taxa total de deduções sobre a receita bruta (impostos mais fretes mais devoluções, dividido pela venda) e adicionar isso ao seu custo de produção. Se suas deduções são 15% da venda e seu custo é 40%, seu preço precisa cobrir pelo menos 55% antes de lucro e despesas.

Qual é o impacto de não classificar investimentos como investimentos?

Se você classifica uma máquina como despesa, seu resultado fica artificialmente muito ruim em um mês, distorcendo a análise. Além disso, você perde a visão do que você está investindo para crescer — não consegue justificar gastos em capacitação, sistemas ou equipamentos modernos para a gestão.

Por que uma empresa com muitas despesas pode estar condenada mesmo com boas vendas?

Porque despesas crescem independentemente de vendas. Se você tem 10 vendedores cobrando comissão, tá bem; mas se tem 20 pessoas em administrativo ganhando salário fixo e as vendas caem 30%, você quebra. Por isso despesas devem ser constantemente revisadas em relação ao faturamento.

Estoque é custo ou investimento?

Depende. Matéria-prima em estoque aguardando produção é custo (porque vai virar produto vendido). Produto final em estoque é custo aguardando venda. Agora, um estoque exagerado que fica parado meses é mais um investimento problemático, porque você tem dinheiro parado sem gerar retorno.

Como um infográfico sobre desembolsos ajuda na gestão?

Um infográfico visual deixa claro em segundos a diferença entre os quatro grupos, ajudando toda a equipe a classificar corretamente ao longo do ano. Evita aquela confusão comum onde o pessoal coloca tudo na conta errada e depois o planejamento fica inutilizável.

Com que frequência devo revisar a classificação dos meus desembolsos?

Pelo menos mensalmente, durante o fechamento. Assim você pega erros enquanto ainda há tempo. Trimestralmente faça uma revisão mais profunda: os gastos que classificou como despesas continuam sendo realmente necessários? O mix de custos está onde esperava?

É possível um gasto ser custo e despesa ao mesmo tempo?

Não. Um gasto é uma coisa só. O que acontece é que você pode ter um item chamado 'aluguel' onde R$ 10 mil é do galpão (custo de produção) e R$ 2 mil é do escritório (despesa). Nesse caso, você precisa separar os dois para classificar certo.

O que fazer com gastos variáveis que mudam todo mês?

Classifique conforme a natureza: se é combustível para a entrega, é dedução; se é energia da fábrica, é custo; se é água do escritório, é despesa. A variação mensal é normal — por isso você faz projeções e orçamentos, não cálculos únicos.

Como conectar a classificação correta de desembolsos ao resultado final?

Receita menos deduções = receita líquida. Receita líquida menos custos = margem bruta. Margem bruta menos despesas = lucro operacional. Lucro operacional menos investimentos (quando depreciado) = lucro final. Se qualquer classificação errar, toda essa corrente fica errada e você não sabe se está ganhando ou perdendo dinheiro de verdade.

Perguntas frequentes

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