Já dizia Newton, “todo corpo que esta em repouso tende a permanecer em repouso”!
O processo de adoção da Gestão Orçamentária em uma organização é uma iniciativa desafiadora.
Deixar um pouco de lado a correria da operação para projetar, acompanhar e envolver os gestores da empresa em um processo de orçamento exige tempo e energia.
#1 – “Não sei por onde começar!”
Após tomar conhecimento dos benefícios da adoção da gestão orçamentária, é comum as empresas querem “abraçar o mundo”, criando controles complexos e querendo apurar os mínimos detalhes da informação logo no primeiro exercício orçamentário.
Comece simples!
Você não precisa orçar todos os seus canais de vendas, mix de produtos, deduções, contas contábeis e demais frentes, de uma só vez. Isso pode ser um exercício mais demorado do que a expectativa de resultados da sua empresa e causar frustrações.
Identifique os setores que mais podem ganhar com a adoção do orçamento (qual setor se beneficia mais com maior controle e previsibilidade?) e comece por ele. Envolva poucos gestores, trabalhe de maneira mais genérica e não se apegue aos detalhes.
Nós já abordamos aqui no blog as vantagens de iniciar o orçamento enxuto, começar simples dará muita velocidade para sua empresa, todos os envolvidos irão aprender muito com o que funciona, e o que não funciona tão bem para o modelo da empresa. Este aprendizado será a base para você expandir o orçamento para outras áreas com menor esforço e com resultados mais rápidos.
#2 – “Minha empresa não possui base histórica”
Muitas vezes fica complicado começar o orçamento empresarial pelo fato da empresa não possuir muitos registros financeiros estruturados, ou ainda que possua, muitas vezes esses registros não estão na modelagem financeira e orçamentária desejada para a visão projetada de resultados que a empresa deseja adotar (estão muito detalhados ou muito genéricos, por exemplo).
Ao mesmo tempo em que é um desafio, não ter base histórica é uma oportunidade de começar com a implantação do Orçamento Base Zero (OBZ) e colocar a casa em ordem!
Já falamos bastante do Orçamento Base Zero aqui no blog, mas de maneira simples, esta metodologia de orçamento promove uma grande reflexão na empresa. Adotar o processo do OBZ fará com que sua organização estruture seu orçamento e analise conta a conta o valor ideal para alocar, evitando desperdícios e gerando maior conscientização dos gestores (que devem participar do processo contribuindo com a vivência do seu centro de resultado).
#3 – “Meu negócio é muito imprevisível”
Em alguns modelos de negócio a adoção da gestão orçamentária utilizando um exercício anual, pode realmente ser muito complicada.
Um exemplo bem prático disso são as empresas que precisam renovar periodicamente o seu mix de produtos por uma necessidade de mercado, como acontece nos setores de moda, bijuteria, eventos etc.
Com um cenário de constante mudança, fica complicado realizar uma previsão de receita de venda, por exemplo, justamente por não ter a certeza de quais produtos estarão no mercado.
Mas isso não é um problema, seu orçamento não precisa ser necessariamente pensado para o período de 1 ano. Você pode adotar um planejamento semestral, trimestral ou ainda combinar estes periódicos com o orçamento continuo. Assim, mesmo com um modelo mais volátil, você consegue aprender muito do comportamento da empresa conforme evolui com o orçamento e usufrui de todos os demais benefícios do planejamento.
#4 – "Não consigo projetar minhas vendas, tenho um mix de produtos muito grande”
É muito comum começar o orçamento pela projeção da receita de vendas, estimando para cada produto um volume de vendas mês a mês. Para algumas empresas este tipo de análise já é um grande desafio justamente por possuírem um número muito grande de itens para orçar (cenário comum no setor de varejo), gerando um trabalho grande e que muitas vezes não gera o resultado esperado para a empresa.
Para este cenário, podemos adotar algumas abordagens:
- Família de produtos: como já falamos anteriormente, a simplicidade costuma ser o melhor caminho. No seu primeiro exercício orçamentário sua empresa provavelmente não precisa de um nível absurdo de detalhes. Você pode trabalhar com grupos ou famílias de produtos que possuam características ou preço semelhantes. Conforme identificar desvios em determinados grupos, você pode detalhá-los posteriormente.
- Curva ABC: Identifique os produtos “carro chefe” em vendas e detalhe somente as suas projeções, tratando os demais de maneira mais genérica.
- Pareto: também conhecido como 80/20, identifique os 20% dos produtos que são responsáveis por 80% do faturamento da empresa, detalhe estes produtos e aborde o restante de forma genérica.
#5 – “Não sei quais ferramentas utilizar”
Se sua empresa já conhece os benefícios, sabe o que precisa fazer, mas adia a adoção da gestão orçamentária por falta de ferramenta, a dica é novamente pensar simples!
Para empresas pequenas, com uma equipe enxuta, poucos departamentos, poucos gestores, um mix de produto pequeno e um plano de contas simplificado, não é preciso ir muito longe. Você pode realizar suas primeiras 
Agora, se a sua empresa já possui uma estrutura maior e mais complexa, com vários gestores e departamentos que devem participar deste orçamento, as planilhas podem virar uma dor de cabeça!
O tempo e energia aplicado para montar fórmulas, consolidar informações, gerar relatórios e acompanhar os resultados podem ocupar a maior parte do processo de orçamento (e este cenário se repete todo mês!). O orçamento da empresa passa a ser uma atividade operacional maçante e as atividades mais importantes como analisar os números e indicadores do orçamento, criar cenários para simular decisões estratégicas entre outras, acabam ficando em segundo plano.
Neste caso, a melhor opção é buscar uma solução de mercado para sistematizar este processo para que sua empresa consiga focar no que realmente interessa e dá resultados. Existem diversas soluções no mercado e não pense que isso precisa custar caro e ser difícil de implantar, nós já publicamos recentemente aqui no blog tudo o que você precisa saber para escolher a solução de gestão orçamentária ideal para a sua empresa.
Bônus: A adoção da Gestão Orçamentária em minha empresa foi concluída, e agora?
Ótimo! Sua empresa começou seu planejamento e já deve estar usufruindo dos benefícios de ter maior previsibilidade e controle das incertezas futuras, mas e agora?
Tão importante como planejar os resultados da empresa é acompanhar esses resultados mês a mês, o orçamento foi feito para ser gerido, e não deixado na gaveta até o próximo ano. Portanto, compare o orçado x realizado mês a mês, identifique variações, crie simulações e utilize o orçamento como apoio para tomada de decisão.
E para auxiliar a sua empresa a ir ainda mais longe com o orçamento, nós aqui da Treasy lançamos o e-book Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária, onde compilamos a experiência de lidar com milhares de empresas e seus diversos desafios nos mais diferentes estágios de maturidade do processo orçamentário.
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Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!