Nós já abordamos aqui no blog mais de uma dezena de vezes as vantagens e benefícios de adotar a metodologia de Orçamento Colaborativo para realizar as projeções financeiras de sua empresa. Hoje vamos estender o conceito e falar dos benefícios de um departamento financeiro colaborativo e dicas para criá-lo.
Com o cenário econômico atual e a pressão e demanda cada vez maior em cima do financeiro, é melhor não deixar a colaboração ao acaso ou como um simples “jargão” repetido pelos corredores da empresa. Líderes do financeiro e suas equipes podem desempenhar um papel ativo na criação de uma cultura que incentiva, executa, e aproveita a colaboração eficaz.
Sem mais delongas, aqui vão algumas dicas para ajudar neste processo!
#1 – Repense o sentido de “colaboração”
A colaboração deve ser uma ferramenta para o time resolver um problema específico ou atingir as metas definidas. No entanto, pelo fato da colaboração ter se tornado um jargão tão batido, as pessoas mais frequentemente se preocupam em rejeitá-la e vê-la como uma iniciativa isolada da empresa para “se sentir bem” e acompanhar tendências do que realmente utilizarem o conceito para alcançar melhores resultados.
Quando bem feita, segundo especialistas como Ron Ashkenas (consultor e ator de diversas obras abordando o fator colaborativo nas empresas), a colaboração se assemelha mais a um processo bem estruturado, metódico e orientado para um objetivo específico em oposição ao modelo convencional de pessoas simplesmente “trocando ideias” umas com as outras.
Por exemplo, uma cooperação na “camaradagem” pode envolver o controller alterando a data final de entrega do orçamento para que o gerente de vendas possa entregar suas previsões sem ter um dia de atraso. Enquanto uma verdadeira colaboração ocorre quando você reúne seus líderes de produto, gerentes de vendas e os coloca para descobrir, em conjunto com a controladoria, N caminhos alternativos para a empresa investir dinheiro e energia para lançar um novo produto com seis meses de antecedência ao que foi planejado inicialmente (metas e objetivos claros e definidos).
#2 – Faça uma “auditoria” na colaboração
Então, o que fica no caminho de criar um ambiente mais colaborativo em sua empresa? Existem barreiras físicas ou geográficas? Problemas de comunicação? “Panelinhas departamentais”? O foco excessivo na criação de processos esta criando impasses e drenando o esforço do pessoal de colaborar? Se a colaboração com resultado ocorre em alguns setores, por que em outros não?
Periodicamente dê um passo para trás e analise sua operação, faça uma avaliação clara se os processos estão funcionando de forma colaborativa, crie consciência sobre as barreiras existentes, proponha melhorias, incentive!
#3 – Crie um propósito Compartilhado
Esta frase foi dita durante a missão Apollo 13 quando uma equipe em terra teve a árdua missão de trazer de volta 3 astronautas a mais de 300 mil quilômetros de distância da terra!
Esta missão só foi possível por um forte trabalho colaborativo com um propósito nobre e compartilhado. Todo o time da NASA, indiferente ao setor, se uniram para encontrar um caminho alternativo para salvar a vida dos 3 astronautas.
É claro que poucos desafios corporativos atingem tamanho drama, mas lembrar seus colegas do financeiro e parceiros de negócios da “missão maior” ajuda o time a entender como suas contribuições e suporte estão alinhados com os objetivos estratégicos mais amplos da empresa. A colaboração é eficaz apenas se os objetivos são evidentes.
#4 – Identifique uma oportunidade
Já batemos bastante na tecla que a colaboração não pode ser apenas um jargão nos corredores da empresa, a colaboração deve entregar resultados mensuráveis!
Para promover isso, identifique uma situação ou problema onde um processo mais colaborativo pode gerar resultado melhor e mais rápido, e faça acontecer! O primeiro passo chave é definir um objetivo específico a ser alcançado e, em seguida, mapear o trabalho ponto-a-ponto necessário para alcança-lo e por fim, realizar a definição de metas para cada um dos envolvidos. Através deste processo os participantes começam a enxergar o papel singular de cada membro e do time como um todo, criando uma maior sinergia e uma espécie de “contrato de colaboração” com o objetivo compartilhado e juntando os potenciais individuais.
#5 – Utilize tecnologia e ferramentas de alavancagem
Os profissionais de outros departamentos estarão mais propensos a trabalhar de maneira mais colaborativa com o departamento financeiro se eles enxergarem os benefícios disso. Logo, algumas ferramentas podem ser utilizadas pelo financeiro e controladoria para facilitar a visão destes benefícios. Tenha seu "cinto de utilidades"!
Por exemplo, dashboards e indicadores possuem uma linguagem mais visual e podem simplificar bastante o consumo da informação para os profissionais que não entendem o “economês”. Assim os times conseguem analisar seus resultados individuais, resultados de projetos e entender as metas da empresa de maneira muito mais clara. Quando os gerentes começam a ver o valor de rastrear seus resultados e o desempenho de suas equipes, eles vão ser muito mais abertos à colaboração.
#6 – Realce os cases de sucesso da colaboração
Um departamento financeiro colaborativo quando alcançado com sucesso é uma via de mão dupla.
Muitas vezes o time financeiro será rotulado como ranzinza por frequentemente cobrar informações e os valores para o orçamento da empresa. Procurar por exemplos onde o time financeiro colaborou para a alavancagem do negócio ou projeto específico (como por exemplo, a criação de um cenário orçamentário de última hora em conjunto com os demais departamentos) ajuda a dissipar esta rotulação negativa.
Avalie os pontos fortes de sua equipe nesta área: será que eles têm as habilidades sociais necessárias para se comunicar e principalmente cobrar de maneira eficaz os colegas e construir relacionamentos produtivos?
Caso negativo olhe para as oportunidades de desenvolvimento profissional para desenvolver ainda mais essas capacidades, a serem pró-ativos em compartilhar os cases de colaborações bem-sucedidas, explicando como eles produziram esses resultados positivos, além de buscar melhorar a Comunicação Interna.
#7 – Comemore o Progresso!
Certifique-se de comemorar mesmo as pequenas vitórias e dar crédito a esses colaboradores que fizeram a diferença. Trabalhe para criar uma cultura organizacional focada em ser "nós", não "eu".
A próxima vez que você precisar de sua parceria eles com certeza irão colaborar com muito entusiasmo e de olho nos resultados!
E ai, quais iniciativas você esta adotando para tornar seu departamento financeiro colaborativo?
Nós passamos uma série de dicas para promover a colaboração entre o financeiro e demais departamentos da empresa. A verdade é que além dos resultados explícitos de produtividade e engajamento de um processo colaborativo, ainda existem uma série de benefícios intangíveis na adoção desta cultura.
Mas sabemos que a tarefa de unir colaboração e resultados excelentes não é uma tarefa fácil! Por isso gostaríamos de ouvir de vocês os desafios encontrados na sua empresa! Deixe seus comentários abaixo!
E caso sua empresa ainda esteja um passo antes, na criação de um departamento financeiro ou de controladoria, nós aqui da Treasy elaboramos o e-book “Guia para criar uma área de Planejamento e Controladoria”, um guia completo para você já iniciar com o pé direito, com as melhores práticas de mercado e alinhado com uma cultura colaborativa.
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Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!