É fato que o departamento de Recursos Humanos é um dos que mais lida com obrigações impostas pela nossa legislação. Como empreendedor, é bem provável que seja você mesmo o responsável por dar conta de procedimentos relacionados à administração de pessoal. Ou, pode ser que você queira contratar alguém para a função e precise entender melhor o que está em jogo.
Seja como for, os detalhes são tantos que é bem natural que no meio de impostos de folha de pagamento você se sinta perdido no meio de alguns termos. Entre eles: RAIS e CAGED. Ambos são requisitados pelo Ministério de Trabalho e Emprego anualmente. Por meio dos dados obtidos, o Governo consegue obter dados socioeconômicos para elaboração de estatísticas. Vamos saber mais sobre eles?
O que é RAIS?
RAIS é acrônimo para Relação Anual de Informações Sociais. É um relatório de informações socioeconômicas que o Ministério do Trabalho e Emprego brasileiro solicita às pessoas jurídicas e outros empregadores anualmente. Em outras palavras, trata-se de um censo anual do emprego formal.
A RAIS foi criada pelo Decreto n.° 76.900/75 e levanta informações que se destinam a:
servir de base de cálculo das cotas do PIS e do Pasep;
subsidiar o controle relativo ao FGTS e à Previdência Social;
controlar a nacionalização do trabalho, substituindo a chamada lei dos 2/3;
viabilizar o pagamento do abono salarial a que se refere o artigo 239 da Constituição federal.
Com o relatório da RAIS o Ministério do Trabalho consegue obter dados como:
- Quantidade de empregos formais no Brasil;
- O número de demissões;
- Quantidade de empregos criados;
- Setor que mais contratou;
- Criação de novas atividades.
As informações são divididas por município, grau de instrução, faixa de rendimento médio, tempo de serviço, classe econômica, faixa etária e ocupação. Os dados obtidos por meio da RAIS fornecem uma base para as tomadas de decisão referentes ao emprego no país.
A Relação Anual de Informações Sociais deve ser declarada por intermédio do Programa Gerador de Arquivos RAIS, um software específico que é disponibilizado gratuitamente pela Receita Federal. O formulário deve ser respondido entre janeiro e abril de cada ano.
Quem deve declarar a RAIS?
A Relação Anual de Informações Sociais é uma obrigação de praticamente todas as empresas brasileiras. Conforme a Portaria 21, de 16 de janeiro de 2018, empresas obrigadas a fazerem a declaração da RAIS são:
I - empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;
II - filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
III - autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
IV - órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
V - conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
VI - condomínios e sociedades civis; e
VII - cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.
RAIS Negativa
E se um estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) não manteve empregados ou permaneceu inativo no ano-base, sem realizar contratações? Não precisa declarar nada?
Bom, mesmo para esses casos, existe a obrigação da RAIS, denominada de RAIS Negativa. Importante ressaltar que essa não é uma obrigação do Microempreendedor Individual (MEI).
Perceba que a declaração da RAIS (mesmo a RAIS negativa) é obrigatória. A não entrega do relatório acarreta multas ao empregador. Essa multa é cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.
Como bom empreendedor que você é, já sabe que isso terá um impacto negativo no caixa da sua empresa. Para entender a época do ano que isso precisa ser realizado, o prazo legal de entrega da RAIS ano-base 2017 encerrou em 23 de março de 2018.
Quais informações estão contidas na RAIS?
Ainda conforme descrito na Portaria 31, “o empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá relacionar na RAIS de cada estabelecimento, os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base e não apenas os existentes em 31 de dezembro”. Ou seja, todos os empregados sob o regime de CLT, incluindo os contratados a título de experiência, ou por prazo determinado.
O que é CAGED?
Já o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, ou simplesmente CAGED, é utilizado pelo Ministério do Trabalho e Emprego para acompanhar as admissões e demissões sob o regime de CLT no Brasil.
Esse cadastro foi instituído pela Lei 4.923/65 e seu objetivo é levantar dados de geração de emprego e desemprego no país para que possam ser tomadas ações governamentais mais precisas. É também com os dados oriundos do CAGED que é analisado o Programa de Seguro Desemprego. Conforme o parágrafo 1 do artigo 1:
“As empresas que dispensarem ou admitirem empregados ficam obrigadas a fazer a respectiva comunicação às Delegacias Regionais do Trabalho, mensalmente, até o dia sete do mês subsequente ou como estabelecido em regulamento, em relação nominal por estabelecimento, da qual constará também a indicação da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou, para os que ainda não a possuírem, nos termos da lei, os dados indispensáveis à sua identificação pessoal.”
A entrega do CAGED pode ser feita de duas maneiras: diariamente ou mensalmente. O primeiro caso está de acordo com a Portaria 1.129/2014, que diz que se o empregado estiver em gozo do seguro desemprego, ou já tiver dado entrada no seu requerimento, é obrigatório que o CAGED seja entregue no ato da admissão.
Já se o empregado não estiver em gozo do seguro desemprego e não deu entrada no requerimento do benefício, o prazo de envio do CAGED é até o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação do quadro de colaboradores.
Assim como a RAIS, a entrega do CAGED é obrigatória. Segundo a Lei nº 4.923/1965, empregadores que não comunicarem sobre a movimentação dos empregados deverão pagar multa no valor de 1/3 no valor do salário mínimo vigente. Esse valor ainda varia conforme o período de atraso e a quantidade de movimentações não informadas. O Formulário Eletrônico está disponível no portal do Caged (https://www.gov.br/trabalho-e-previdencia/pt-br/servicos/empregador/caged)
Quem deve declarar o CAGED?
Todas as empresas que admitirem ou desligarem seus funcionários devem fazer o registro dessa movimentação por meio do CAGED. Logo, essa obrigação é para todas as empresas que contratarem ou demitirem funcionários, incluindo Microempresas, Empresas de Pequeno Porte e MEI.
Quais informações estão contidas no CAGED
O CAGED deve conter informações sobre os empregados contratados sob o regime CLT - por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência - e aqueles contratado por prazo determinado.
Estrutura do RAIS e CAGED
Na RAIS temos duas caracterizações:
- As relativas aos estabelecimentos (localização, atividade econômica, tamanho, etc.) e
- As relacionadas a cada um dos empregados que tenham tido vínculo empregatício com esses estabelecimentos durante o ano-base (idade, ocupação, remuneração, grau de instrução, etc.).
Já o formulário do CAGED possui dois módulos de informações:
- Módulo I: utiliza-se das informações solicitadas no anverso do formulário, permite calcular o índice mensal de emprego, a taxa de rotatividade mensal e a flutuação mensal do emprego, desagregados em nível de subatividade econômica e municípios; e
- Módulo II: utiliza-se dos dados solicitados no verso do formulário, informa os atributos de cada empregado (nome, número do PIS, sexo, idade, grau de instrução, ocupação, horas contratuais de trabalho semanal, remuneração mensal).
Diferenças entre RAIS e CAGED
Agora que entendemos o que significa RAIS e CAGED, vamos entender as principais diferenças entre eles. Como você viu, ambos são relatórios importantes para o Ministério do Trabalho e tratam-se de obrigações do empregador. No entanto, as semelhanças param por aí. Observe que:
- O levantamento da RAIS é anual, enquanto que do CAGED é mensal ou diário.
- A RAIS refere-se a todos os empregados do ano-base em 31/12, além da movimentação do quadro de funcionários mês a mês (admitidos e desligados). Já o CAGED fornece apenas movimentação de admitidos e desligados.
- Na RAIS o levantamento é feito com relação a qualquer tipo de empregado. Já para o CAGED o que contam são os celetistas apenas.
- O empregador é obrigado a fornecer a RAIS negativa no caso de não apresentar empregados no ano-base. Já a declaração do CAGED só ocorre se houver movimentação.
Não esqueça: muita atenção na hora de tratar de RAIS e CAGED!
A rubrica Gastos com Pessoal é uma das mais importantes na análise do demonstrativo de despesas e custos de uma empresa. Como já comentamos em outros artigos, um erro ou “descaso” no cumprimento das obrigatoriedades como RAIS e CAGED pode causar sérios problemas ao caixa, resultando em despesas adicionais com multas.
Uma das maneiras de garantir que sua empresa esteja em dia com suas obrigações sem ter sustos no caixa, é ter um Orçamento de RH bem elaborado, com Projeções de Salários, Encargos, Benefícios, Planejamento de Contratações e Demissões.
Temos um e-book que explica bem sobre isso. Para fazer o download e garantir que sua empresa tenha um Orçamento de Gastos com Pessoal no estado da arte, clique no botão abaixo:
Concluindo
Como empreendedor, sua tarefa é a de gerenciar o negócio, garantindo que ele tenha lucro, mas que também esteja em conformidade com as leis que regem nosso país. Nesse sentido, sabemos que os orçamentos da contabilidade e do RH são os que mais precisam se ater a questões legais.
Por isso, conhecer as obrigações que envolvem o seu negócio é fundamental. Afinal, quem é que quer utilizar o dinheiro do caixa para pagar multas, ao invés de realizar investimentos que façam o negócio crescer?
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