Realizar o Controle Financeiro não é exatamente uma especialidade dos brasileiros de modo geral. De acordo com um estudo da S&P Ratings Services Global Financial Literacy Survey, de 144 países pesquisados, o Brasil ficou na 74ª posição no ranking de educação financeira.
A posição, logicamente, não é para se orgulhar, ainda mais porque ficamos atrás de alguns dos países mais pobres do mundo como Madagascar e Zimbábue. Se como donos de negócios repetirmos nosso modus operandi quando o assunto for controle de gastos diários, imagine a tragédia no mundo empresarial brasileiro.
Na verdade, nos atrevemos a dizer que ainda existem muitas empresas que têm dificuldade de controlar finanças e realizar um acompanhamento financeiro adequado. Dessas, grande parte (um pouco mais de 60%) acaba entrando na estatística de mortalidade após os cinco anos de vida.
Existem muitos motivos que levam um negócio à falência. Tomadas de decisão equivocadas estão no topo, especialmente porque na maioria dos casos uma decisão errada pode ser fatal para o caixa de uma empresa. E aí entramos de novo no acompanhamento e controle financeiro.
Organizações que não fazem o controle de contas estão muito mais propensas a causarem um efeito borboleta desastroso na projeção de fluxo de caixa. Caso sua empresa não tenha ainda um controle financeiro, não precisa entrar em pânico. Vamos te ajudar a fazer um planejamento financeiro para que seu negócio possa crescer de maneira saudável.
Primeiro, sobre o Planejamento Financeiro
O Planejamento Financeiro determina como uma empresa alcançará suas metas e objetivos estratégicos em termos de finanças. Por isso, um Plano Financeiro é geralmente criado após a visão e os objetivos terem sido definidos.
Aqui na Treasy falamos que o Planejamento Financeiro é uma contabilidade de trás para frente. Isso porque enquanto a preocupação da contabilidade é em registrar as entradas e saídas financeiras que já ocorreram, o Planejamento Financeiro busca “antecipar o futuro” para que sua empresa possa se preparar melhor para o que está por vir.
O Planejamento Financeiro é a base para o Controle Financeiro. Ou seja, primeiro você planeja, estipula as metas e posteriormente faz o controle, para analisar se a empresa está seguindo o caminho estipulado.
Já que quando falamos em Controle Financeiro estamos falando de Planejamento Financeiro, esbarramos na pergunta:
Como fazer um Planejamento Financeiro?
Para você já conseguir colocar a mão na massa, confira os passos abaixo:
- Organize o fluxo de caixa
- Defina onde você está e onde você quer chegar
- Crie um orçamento
- Elabore um plano de ação
- Analise cenários
Organize o fluxo de caixa
Começando pelo começo, se falar em controle financeiro é falar em planejamento financeiro, não tem como nenhum dos dois existir sem a casa estar em ordem. Para entender melhor, imagine que você precise fazer uma viagem de carro. Antes de colocar no GPS onde você quer chegar, você precisará fazer uma revisão no seu veículo a fim de ter certeza de que viajar com ele será seguro.
O fluxo de caixa é como se fosse o carro que vai levá-lo ao seu destino, sendo que para uma empresa ele é uma peça contábil fundamental para controle financeiro das entradas e saídas de dinheiro, tomando como base um determinado período.
Digamos que se trata do coração de todo planejamento financeiro empresarial. Por isso, para que você consiga realizar o planejamento financeiro é preciso identificar as receitas e despesas da sua empresa e, assim, conseguir entender também o Capital de Giro necessário para manter um fluxo de caixa saudável.
Defina onde você está e onde você quer chegar
Pense o seguinte: de nada adianta saber aonde você quer ir, se você não sabe onde está, ou seja, se não sabe nem por onde começar. O contrário também é verdadeiro: não faz sentido você saber apenas onde está se você não sabe onde quer chegar.
Por isso, para traçar a rota pense como um GPS: primeiro você precisa definir a sua posição de partida. Isso significa fazer uma análise profunda da sua empresa, do mercado em que atua, de seus pontos positivos e negativos, da concorrência etc. Uma boa dica aqui é utilizar duas ferramentas:
- Análise SWOT, que ajuda a definir as forças e fraquezas da companhia e as oportunidades e ameaças do mercado em que a empresa está inserida.
- Análise PEST, que analisa mudanças políticas, econômicas, socioculturais e tecnológicas no ambiente de negócios. Ela ajuda a trazer uma visão mais macro das ameaças e oportunidades externas a que empresas estão expostas.
Com essas análises (para saber mais sobre Matriz SWOT visite este artigo, e para Análise PEST, clique aqui) você terá uma noção bem completa sobre forças e fraquezas da sua organização, bem como ameaças e oportunidades que ela encontra tanto oriundas do ambiente interno quanto do externo. Esse levantamento dará a você a posição atual do seu negócio.
O próximo passo é traçar o destino. Para definição de metas utilize a técnica SMART, pois metas e objetivos devem ser:
S – Específicos (Specific): formulados de forma específica e precisa;
M – Mensuráveis (Measurable): definidos de forma a poderem ser medidas e analisados em termos de valores ou volumes;
A – Atingíveis (Attainable): devem ser alcançáveis;
R – Realistas (Realistic): não devem pretender alcançar fins superiores aos que os meios permitem;
T – Temporizáveis (Time-bound): devem ter prazo e duração definidos.
Crie um orçamento
Você já sabe onde sua empresa está e onde ela quer chegar. Agora é preciso traçar a rota, respondendo, entre outras coisas:
- Quanto será preciso vender para atingir a meta?
- Será preciso investir em equipamentos? E em contratação de pessoal?
- Será preciso realizar demissões?
- Quais os gastos de administração, despesas comerciais, financeiras e tributárias teremos?
Assim, o planejamento orçamentário da sua empresa deve incluir:
- Planejamento de Vendas
- Projeção de Deduções de Vendas
- Orçamento de Custos de Produção
- Orçamento de Gastos com Pessoal
- Orçamento de Despesas Operacionais
- Orçamento de Investimentos
Para você se aprofundar mais na questão do orçamento, um pouco mais acima deixamos a sugestão do Guia Prático do Orçamento Empresarial. Mas se você quiser saber na prática como funciona, de forma bem detalhada e com exemplos, temos um webinar bem bacana mostrando como fazer os planejamentos de vendas, deduções, custos, despesas de sua empresa, como interpretar os indicadores de desempenho e tudo mais que você precisa saber para preparar financeiramente seu negócio para os próximos anos. Caso te interesse, clique na imagem abaixo e assista-o gratuitamente:
Atenção! Criar a cultura orçamentária é um desafio para muitas empresas, mas é impossível pensar em planejamento financeiro sem a implantação do orçamento, pois é com o orçamento empresarial que você conseguirá realizar o controle financeiro.
Elabore um plano de ação
Você definiu onde sua empresa está, onde quer chegar e definiu a rota. Agora precisa decidir quem será responsável por levar cada área do negócio ao seu objetivo, que etapas precisarão ser cumpridas, como, quando, onde, enfim, você precisa elaborar um plano de ação.
De forma bem breve, um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas. Um plano de ação trabalha com a técnica do 5W2H e responde:
Os 5W:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
Os 2H:
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
Geralmente, o Plano de ação é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. No caso de utilizar planilha eletrônica, ele fica assim:
Caso você tenha gostado do modelo acima, ele pode ser baixado gratuitamente clicando abaixo:
Analise cenários
Bom, você definiu os pontos de partida e de chegada, traçou as rotas e definiu objetivos, ações, responsáveis e data de entrega. Agora é preciso se preparar para possíveis desvios durante sua jornada. Pense o seguinte:
- O que acontece se o preço da matéria-prima não baixar e o estoque esvaziar?
- E se o preço chegar ao “gatilho” de compra, quanto comprar? Será melhor aproveitar para fazer estoque? Qual o custo de manter este estoque?
- E se o concorrente diminuir muito seus preços? Conseguimos trabalhar no nosso preço de venda atual?
Se pensarmos em um GPS, esses “Se” são, por exemplo: se a rua X estiver interditada, qual eu devo pegar? E se der um acidente e eu tiver que fazer um desvio? E por aí vai. Sendo assim, com a análise de cenários, ao criar cenários otimista, pessimista e realista você consegue melhor preparar sua organização para os desvios financeiros que surgirem.
Fazendo isso, durante o controle financeiro sua empresa consegue ir se ajustando conforme os cenários que se depara. Para você aprender de forma bem completa como colocar em prática a análise de cenários, sugerimos este artigo. Além dele, criamos também um modelo de planilha para projeção de cenários para download gratuito. Clique na figura abaixo e acesse-a:
Controle Financeiro: a etapa fundamental
Até aqui você entendeu sobre a importância de ter um planejamento financeiro e como fazê-lo. Para que ele realmente seja efetivo você precisa realizar o acompanhamento, que se trata exatamente de fazer o controle financeiro.
Pense novamente no GPS: já aconteceu de ele te levar para um beco sem saída? Ou em uma rua que mudou o sentido? Pois é, se você não pensar em controlar finanças, é muito provável que sua empresa seja direcionada para um buraco que poderá causar sérios prejuízos ao seu carro, ou seja, ao seu fluxo de caixa.
Acompanhamento financeiro é fundamental para garantir que tudo esteja andando conforme o previsto. Assim, caso seja necessário tomar algum desvio, sua organização não será pega de surpresa.
Uma boa maneira de fazer o controle financeiro é criando indicadores de desempenho e indicadores de objetivo (KPI e KGI respectivamente), sendo que:
- KGI mede o resultado desejado.
- KPI indica se o desempenho está sendo bom o suficiente para atingir os objetivos no final.
Isso significa que durante seu trajeto o KPI vai mostrar se as metas estão sendo atingidas, pois indicadores de desempenho mostram a execução de um projeto, no caso, do planejamento financeiro. Ao analisá-los você já consegue verificar se a empresa está se afastando ou não de suas metas para, assim, tomar as medidas necessárias.
O KGI também é importante, pois ele vai mostrar o resultado. Imagine que como uma de suas metas tenha sido definido o seguinte:
- Aumentar em 15% as vendas a cada ano, na região sudeste do país, por um período de 3 anos.
Ao fim do primeiro ano sua empresa cresceu 12%, ou seja, o KGI não foi alcançado. Você já imaginava isso, pois o indicador de desempenho relacionado à % de novos clientes ficou abaixo do esperado no trimestre final do ano. Para não acabar impactando na projeção do fluxo de caixa, como você estava realizando o controle financeiro, conseguiu reduzir despesas com matéria-prima, trocando de fornecedor.
Isso nos leva ao segundo item essencial para o controle de contas: plano de ação. Já falamos sobre ele mais acima, mas o fato é que planos de ação devem ser elaborados por diversos motivos, pois fazem parte da Gestão de Risco. Ao antecipar ameaças (no caso do nosso exemplo, você já sabia que o KGI não seria alcançado) a empresa consegue melhor se preparar para o que está por vir. E não apenas isso, mas também está muito mais apta a agir com rapidez e evitar um incêndio.
Portanto, para realizar o controle financeiro do seu negócio e mantê-lo saudável, anote 3 dicas fundamentais:
- Elabore um planejamento financeiro
- Crie indicadores de desempenho e de objetivo
- Elabore planos de ação
Concluindo
Para ter um controle financeiro é preciso, primeiro de tudo, ter um planejamento financeiro. Neste artigo mostramos como você consegue colocar os dois em prática, especialmente se sua empresa contar com um profissional dedicado a isso. Se este não for o seu caso, ou se você acha que faltam braços na sua organização para realizar essa gestão, sugerimos que comece a pensar em terceirizar seu financeiro, pelo menos nesse primeiro momento.
Realizar o controle financeiro deve ser visto como necessidade para qualquer empresa, e não algo dispensável. Esperamos que você tenha entendido, com este artigo, a importância de controlar finanças e que comece hoje mesmo a colocar em prática o que procuramos ensinar aqui. E se precisar de ajuda, conte conosco!
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