Veja como o controle de ponto eletrônico pode auxiliar no Orçamento

Neste artigo

Quanto custa um funcionário para a empresa?
Quanto custa a hora extra do funcionário?
Como um controle de ponto eletrônico pode ajudar sua gestão orçamentária?
Como melhorar o diálogo com outras gestões?
Sobre o autor

Ponto eletrônico

Há quem diga que o controle de ponto eletrônico sirva apenas para registrar as entradas e saídas dos funcionários na empresa. Mas o que poucos gestores sabem é que o controle de ponto eletrônico pode ser o melhor aliado da Gestão Orçamentária, já que o conhecido “furo no caixa” pode vir da mão de obra que temos na empresa.

Por exemplo: quanto custa manter um funcionário nos dias de hoje? Quanto sua empresa gasta pagando hora extra para cada funcionário? O departamento de RH anda alinhado com sua controladoria?

Neste artigo vamos relembrar os encargos que a empresa paga aos colaboradores e quanto dá pra economizar com hora extra. Vamos dar dicas de como a Gestão de Pessoas e Orçamentária podem se comunicar melhor e minimizar esforços. E você vai conhecer tecnologias de controle de ponto eletrônico grátis para empresas em fase inicial.

Então leia este artigo até o final, pois você poderá colocar todas essas dicas em prática ainda esta semana!

Quanto custa um funcionário para a empresa?

Vale antecipar que todos os encargos financeiros que abordaremos a seguir são direitos adquiridos do trabalhador. Então, nada de deixar de cumprir com o papel de empregador, hein? Afinal de contas, a única coisa que não queremos é que você enfrente processos trabalhistas.

Antes do dilema chegar ao setor de finanças, tudo começa com o gestor de RH. O desafio em contratar mão de obra vem desde a identificação do tipo de profissional que a empresa está buscando. Ou seja, o nível de especialidade do indivíduo que a empresa quer tem relação direta com sua remuneração. Isso significa que tão logo os departamentos de RH e Controladoria terão de alinhar expectativas em relação a essa contratação, principalmente no que se refere a Orçamento de RH.

Imagine então um funcionário júnior com salário de R$ 1.500,00 reais mensais. No regime Simples Nacional a empresa vai ter que desembolsar mais que o dobro de seu salário para custeá-lo. Ou seja, pouco mais de R$ 3.000,00.

Veja um exemplo dos impostos que seriam pagos para manter esse funcionário na tabela abaixo:

Referência	Percentual aproximado	Valor
Salário	-	R$1.500,00
Vale Transporte	-	R$200,00
Vale Refeição	-	R$300,00
Plano de Saúde	-	R$300,00
Outros benefícios	-	R$150,00
Fração 13º salário	8,3%	R$124,50
Fração de férias	11,1%	R$166,66
FGTS	8%	R$120,00
Fração do FGTS com 13º salário e férias	1,4%	R$21,00
INSS	20%	R$300,00
Fração do INSS com 13º salário e férias	4%	R$60,00
Total pago para manter um funcionário	R$3.242,16

Os valores referentes a vale transporte, vale refeição, plano de saúde e benefícios, por exemplo, podem variar. Os valores foram calculados levando em consideração benefícios populares.

Algumas empresas conseguem se enquadrar no modelo Simples Nacional e pagar menos impostos com funcionários. Mas mesmo assim não é barato. De tudo que um empregador paga a um funcionário, cerca de 45% corresponde especificamente ao salário que ele recebe. O restante é pago em forma de impostos e obrigações legais.

Por isso algumas empresas preferem contratar pessoas jurídicas (PJ) para desempenhar determinadas funções na empresa. Pagando menos impostos as empresas continuam contratando mão de obra qualificada e reduzem as saídas de caixa. A terceirização é permitida com a nova lei da reforma trabalhista 2017 e pode ser uma alternativa para sua empresa.

Visando reduzir gastos desnecessários, empresas têm contratado novas tecnologias de controle de ponto eletrônico que alertam preventivamente o abuso de hora extra. Agora é a hora de entender os gastos com trabalho excedente.

Quanto custa a hora extra do funcionário?

No cálculo acima não consideramos hora extra, mas o pagamento dela com certeza é algo que incomoda bastante o controller e o gestor de RH. Você sabe muito bem que a hora excedente do colaborador é, no mínimo, 30% mais cara que sua hora normal e que, se uma equipe inteira fizer hora extra, o lucro da empresa pode ir todo pelo ralo. Vamos a um exemplo prático?

Imagine uma empresa pequena com 5 analistas e que, entre níveis júnior e sênior, a média salarial seja de R$ 3.000,00. Se todos eles fizerem apenas uma hora extra por dia, sua empresa teria que pagar R$ 88,60 pelo tempo excedente. No mês inteiro (20 dias de trabalho) sua empresa poderia pagar R$ 1.772,00 só de hora extra para os funcionários. Uma observação importante é que esses percentuais podem ser diferentes, já que o % da hora extra é determinado por cada sindicato e pode variar no dia da semana.

Trabalhar além do horário combinado é ideal apenas para pequenas emergências e você precisa ter isso bem definido em sua gestão. Acompanhar a rotina da sua equipe é importante para entender como eles estão se desempenhando e atuar preventivamente. Por isso a importância de fazer a projeção de horas extras e evitar possíveis desfalques em sua Gestão Orçamentária.

A maneira mais correta de evitar gastos desnecessários com hora extra certamente é por meio de um bom controle de ponto eletrônico. Vamos ver como ele pode aliviar o caixa da sua empresa!

Como um controle de ponto eletrônico pode ajudar sua gestão orçamentária?

Controle de horas

Quando falamos em controle de ponto eletrônico provavelmente você já pensa em um relógio de ponto biométrico. Além de ser caro, estático e passivo, o relógio de ponto já não é tão utilizado por empresas que precisam acompanhar o dia a dia dos funcionários em tempo real. Como mencionamos anteriormente, saber preventivamente informações de hora extra, por exemplo, é essencial para a saúde do caixa da empresa.

Já existe tecnologia que registra ponto e trata as informações para mostrar quais são os funcionários que mais se atrasam, os mais pontuais, além dos que mais geram horas extras. Assim você não precisa mais esperar o final do mês para saber quais funcionários já deixaram seu caixa no vermelho.

Como melhorar o diálogo com outras gestões?

Sabemos que quanto maior a empresa, mais difícil pode se tornar a comunicação entre os setores. Mas os principais interessados que os gestores tenham uma boa relação, certamente são os departamentos de RH e de finanças. Gestão de pessoas é a especialidade da turma de Recursos Humanos. Porém a expertise em tomar conta das finanças está nas mãos de quem lida com a Gestão Orçamentária. Essas áreas são uma das poucas que se relacionam com todos os outros setores da empresa. Portanto, quando ambas estão em sintonia, a expectativa de crescimento sustentável aumenta consideravelmente. Temos algumas dicas para você promover maior aproximação com a gestão parceira:

*#1 - Peça opinião:* se você percebeu que os funcionários de determinado setor estão abusando da hora extra, talvez não seja uma boa ideia falar diretamente com o colaborador. Provavelmente o pessoal de RH tenha uma dica valiosa para você fazer isso sem se expor ou mesmo sem chatear o funcionário. Eles podem te indicar reportar o acontecimento diretamente para o gestor do funcionário para ele mesmo o comunicar. Ou eles também podem sugerir que o comunicado seja geral e colocado no um jornal mural, por exemplo. Assim os demais funcionários veem a recomendação e evitam ficar na empresa depois do horário.

*#2 - Opine:* há quem veja determinada situação inadequada na empresa e fique calado diante dela, certo? Se esse é o seu caso, a partir de hoje você nunca mais fará isso! A sua opinião é muito valiosa para os outros setores e mesmo que sua ideia não seja colocada em prática naquele momento, ela pode ser usada em uma ocasião mais propícia. Afinal, sabemos que não há ninguém melhor que você para dizer qual é a melhor hora para economizar ou investir. Então, da próxima vez que você tiver uma reunião para discutir os próximos passos da empresa, capriche no discurso!

*3# - Promova encontros periódicos:* projetar os próximos passos e acompanhar o cumprimento das metas é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Por isso encontros periódicos são tão importantes para a saúde da empresa. Sabemos que sua rotina é um tanto apertada, mas é necessário encontrar tempo para esse tipo de tarefa. Atualmente muitas reuniões acontecem em momentos de descontração como, por exemplo, em um mini happy hour. Sexta-feira a tarde é um bom horário para se discutir o status das tarefas divididas por gestões ou equipes! Dessa forma você começa a semana munido de informações para gerir sua área e ainda come uma pizza com os colegas de trabalho.

Curtiu todas as nossas dicas? Então deixa um comentário aqui embaixo pra gente saber sua opinião!

Sobre o autor

Este artigo foi escrito pela equipe do Genyo. Um sistema com aplicativo de controle de ponto eletrônico 100% grátis para empresas com até 3 colaboradores. Com ele até o funcionário externo registra sua jornada de trabalho pelo celular, mesmo se estiver sem sinal de internet. Os registros são salvos com segurança e você visualiza a localização da equipe em um mapa em tempo real. O Genyo também antecipa cenário de hora extra com alertas semanais dos colaboradores que extrapolam a jornada de trabalho. Os cálculos são feitos automaticamente para o fechamento de folha ser feito de olhos fechados.

Perguntas frequentes

Quanto custa realmente manter um funcionário na empresa?

Muito mais do que o salário que ele recebe. Para um profissional junior com salário de R$ 1.500, a empresa desembolsa aproximadamente R$ 3.240 mensais — isso inclui impostos (INSS, FGTS), 13º salário, férias, vale transporte, vale refeição e plano de saúde. Ou seja, cerca de 45% do custo total é o salário em si; o restante vai para obrigações legais e benefícios.

O controle de ponto eletrônico serve para mais do que registrar entrada e saída?

Sim. Além de registrar presença, ele fornece dados que alimentam diretamente o orçamento — quantidade de horas extras pagas, padrões de jornada, custos reais de mão de obra por departamento. Um gestor que usa esses dados consegue analisar se está pagando hora extra desnecessariamente e tomar decisão baseada em números, não em achismo.

Como as horas extras impactam o orçamento da empresa?

Horas extras são um dos maiores 'furos de caixa' que passam despercebidos. Se você paga R$ 150 de hora extra por mês para cada funcionário, e tem 20 colaboradores, isso representa R$ 3 mil saindo do caixa mensalmente — ou R$ 36 mil por ano. O controle eletrônico de ponto mostra exatamente quanto você está gastando com isso e onde está concentrado o problema.

RH e Controladoria precisam conversar sobre orçamento?

Absolutamente. RH decide quanto custa contratar (nível de especialidade, benefícios), e Controladoria precisa desses números para fazer o orçamento. Se RH promete um salário sem passar pela Controladoria, o orçamento vira ficção. O ideal é que ambos alinhem expectativas antes de qualquer contratação.

Vale a pena contratar como PJ em vez de funcionário CLT?

Do ponto de vista de impostos, sim — PJ gera menos carga tributária. Mas isso não é regra universal. Depende da função, da legislação trabalhista e do risco de processos. A reforma trabalhista 2017 permitiu terceirização, mas você precisa garantir que está dentro da lei. A economia não compensa se você virar alvo de reclamação trabalhista.

O que é FGTS e por que aparece no custo do funcionário?

FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é uma obrigação legal: você deposita 8% do salário do funcionário em uma conta que ele só pode sacar em situações específicas (demissão, doença, aposentadoria). Além disso, há frações de FGTS sobre 13º e férias. Tudo isso é custo real da empresa.

Por que o INSS aparece como 20% do salário se o funcionário já desconta do seu holerite?

O que desconta do holerite é a contribuição do empregado (cerca de 8%). Os 20% que mencionamos é a contribuição patronal — ela é obrigação da empresa, além daquilo que o funcionário paga. É um custo que muitos gestores esquecem de considerar ao calcular quanto um funcionário realmente custa.

O que são benefícios populares e quanto custam?

São vale transporte, vale refeição, plano de saúde e outros adicionais que a empresa oferece. No exemplo do nosso cálculo, somam aproximadamente R$ 950 por mês para um junior — mas variam bastante conforme a política de cada empresa. Alguns oferecem mais, outros menos.

Como o controle de ponto eletrônico previne abuso de hora extra?

Ele registra automaticamente quando um funcionário está além da jornada contratada e gera alertas. Com esses dados em mãos, o gestor consegue conversar com o time antes de a hora extra virar uma despesa crônica. Prevenção é mais barato que remediação.

Qual é a relação entre controle de ponto e gestão orçamentária?

O ponto eletrônico fornece dados reais sobre custo de mão de obra — horas trabalhadas, extras, padrões de presença. Sem esses dados, seu orçamento é baseado em estimativas. Com eles, você sabe exatamente quanto está gastando com pessoal em cada departamento e consegue ajustar as projeções com precisão.

Existe sistema de controle de ponto eletrônico gratuito para empresas pequenas?

Sim, existem opções gratuitas para empresas em fase inicial ou com pouco número de funcionários. Mas avalie se a versão gratuita atende suas necessidades (dados em tempo real, integração com folha, etc.). Muitas vezes pagar um valor pequeno em um sistema mais robusto compensa mais do que usar gratuito e perder informações.

A 13ª mensalidade é considerada um custo mensal ou só no mês de pagamento?

É um custo mensal, distribuído entre os 12 meses — por isso aparece como 'fração de 13º salário'. Se você paga R$ 1.500 de salário, adiciona 8,3% disso todo mês (R$ 124,50) ao custo total. Quando chega dezembro, junta tudo e paga a 13ª. Se você não considerar essa fração no orçamento mensal, vai ter um susto no caixa em dezembro.

Dias de férias também são um custo mensal?

Sim. Férias é direito legal — o funcionário tira dias remunerados. Isso é contabilizado como 11,1% do salário distribuído ao longo do ano (R$ 166,66 no exemplo). Se não considerar isso no orçamento mensal, o caixa vai apertar quando as férias chegarem.

Como saber se minha empresa está pagando hora extra desnecessária?

Compare os dados do controle de ponto com sua produtividade real. Se 30% do seu time trabalha 10 horas extras por mês, mas a entrega não cresceu proporcionalmente, há desperdício. O ponto eletrônico identifica padrões; uma ferramenta de orçamento conectada mostra o impacto financeiro disso.

É legal usar dados de controle de ponto para tomar decisões de demissão ou redução?

Dados de ponto são evidências, mas decisões sobre redução ou demissão precisam ser feitas com cuidado legal — e com apoio de especialista em Direito do Trabalho. Use ponto para detectar problemas, conversar com o gestor e buscar soluções primeiro. A demissão deve ser o último recurso, não o primeiro.

Um sistema de ponto eletrônico integrado com orçamento facilita o fechamento financeiro?

Muito. Se seus dados de ponto alimentam automaticamente o sistema orçamentário, você fecha o mês com informações reais já prontas — sem ter que inserir manualmente quanto gastou com mão de obra. Isso reduz erro, economiza tempo e torna seu orçamento mais confiável.

Por que algumas empresas preferem contratações de PJ mesmo pagando mais?

Nem sempre preferem por impostos, mas por flexibilidade. PJ permite contratação por projeto, sem vínculo permanente e sem custos com benefícios. Para funções especialistas e temporárias, pode sair mais barato no longo prazo — mas no curto prazo, PJ costuma ter tarifa maior para compensar a falta de garantias legais.

É possível terceirizar sem violar direitos trabalhistas?

A reforma trabalhista 2017 legalizou terceirização, mas com regras claras. Você não pode terceirizar atividade-fim (aquilo que é o core da sua empresa), apenas atividades-meio. E precisa cumprir com obrigações legais de fiscalização do terceirizado. Quando feito corretamente, reduz custos e deixa você livre para focar no negócio.

Como integrar dados de RH e Controladoria para um orçamento mais preciso?

Comece alinhando calendários: RH informa contratações, demissões e mudanças de benefício antes de acontecerem. Controladoria alimenta o orçamento com esses dados. Depois, use o ponto eletrônico como fonte de verdade — ele mostra se a realidade bateu com o orçado. Reunião mensal entre os dois times fecha o ciclo.