Qualquer erro, por menor que pareça, pode representar grandes estragos. Por outro lado, erros também demonstram falhas em alguma parte do processo que devem ser solucionados. A conciliação contábil, portanto, é a forma que centenas de milhares de empresas usam para garantir de uma vez por todas que erros não passaram batidos.
Já é rotina para muitos, mas para tantos outros ainda inexistente. Essa prática concilia valores de todas as contas bancárias de uma empresa com as informações contidas internamente. No fim, é uma simples comparação entre informações para ter como garantia a precisão contábil.
O que é conciliação contábil?
A conciliação contábil é a comparação e conferência de valores debitados e creditados nas contas de uma empresa. Ao comparar com o demonstrativo de fluxo de caixa, por exemplo, divergências podem ser encontradas e corrigidas a tempo. O que ajuda na hora de comparar os valores são os relatórios financeiros, demonstrativo e controles de empréstimos e investimentos.
Essa comparação pode ser feita de maneira mensal, trimestral, semestral ou até mesmo anual.
A conciliação contábil parte da premissa de que valores, por mais que partam de grandes bancos, podem estar errados. Nessa desconfiança é que surgiu a necessidade de "bater" e confirmar valores. Ela é importante principalmente quando consideramos o Balanço Patrimonial: não queremos que nenhum valor errado mascare a realidade da situação financeira de sua empresa.
No fim é apenas a garantia de que valores estão perfeitamente conciliados e que nenhum saldo está sendo negligenciado diante das tributações. Ah, você pode conhecer esse processo pelo nome de conciliação bancária. Que, sendo prático, tem o mesmo objetivo que a contábil (comparar valores).
Então a conciliação bancária é a mesma coisa?
Não necessariamente. Com um nome mais restrito, a conciliação bancária é a conferência de valores das contas bancárias com as documentações internas. Enquanto a conciliação contábil pode ser a comparação de informações referente a contabilidade, como folhas de pagamentos e fluxo de caixa.
No fim, são termos diferentes mas que representam propósitos semelhantes.
Qual a importância da conciliação contábil?
Essa comparação de valores é a maneira que foi encontrada de ter certeza dos valores importantes para a empresa. Um número errado pode não só prejudicar financeiramente, como judicialmente.
De tempos em tempos uma auditoria pode ser feita nas empresas, certo? A conciliação ajuda em provar os valores, datas, juros e empréstimos. Esse é um dos motivos de realizar esta prática.
Esse processo garante a veracidade das informações e que nenhum erro passará despercebido. A partir dele você evita erros que, ao fim, pode prejudicar as finanças.
No geral a conciliação é importante para:
- Validar informações;
- Comparar números;
- Evitar que erros passem despercebidos;
- Ajudar no levantamento do balanço patrimonial.
Um passo a passo sobre como fazer a conciliação contábil
Conciliação contábil é um processo que exige atenção aos detalhes. E, por mais que não pareça, é um processo simples.
1. A conciliação começa no controle financeiro
Antes de partir para a conciliação em si, você precisa garantir que seu controle financeiro está rodando e funcionando perfeitamente. Portanto, tenha certeza que o Fluxo de Caixa, a planilha de acompanhamento de juros e outros relatórios estejam atualizados e sem informações faltantes.
No mais, toda planilha que tenha relação com empréstimos ou pagamentos bancários é bem-vinda.
2. Elenque todas as suas contas bancárias
Parece básico, mas um simples esquecimento pode comprometer toda uma análise. Então, dedique alguns minutos para elencar todas as contas bancárias que a sua empresa possui, separando por agência e número da conta, pois fará diferença na hora do controle.
Atenção: não utilize contas pessoais para fins profissionais, esse é um dos principais ponto para uma boaorganização das contas da empresa. E podem, também, dificultar o seu processo de conciliação.
3. Determine o período para a conciliação
Agora com a parte de organização finalizada, determine qual período que a conciliação contábil será feita. A conciliação pode ser feita no fim do mês utilizando os últimos trinta dias como base. Ou pode, também, ser feita no período do ano passado ou meses anteriores, para ter certeza das compensações e débitos passados.
4. Comece a comparar os valores
Agora a parte divertida. Com os relatórios organizados, as contas bancárias separadas e sabendo o período para conciliação, comece a comparar os números. Funciona assim: se um valor de R$ 1.000 foi debitado da sua conta bancária no dia 25 de março, em seu fluxo de caixa, esse valor deve constar lá com as especificações necessárias.
Assim como os valores, as datas também precisam “bater”. Pois, por mais que o valor não debite no dia do pagamento, o fluxo de caixa deve contabilizar os valores no dia que entraram, de fato, no caixa. Esse é outro motivo que gera problemas no fluxo de caixa.
5. Corrija os erros encontrados
Não basta encontrá-los, é preciso corrigi-los. Ao identificar qualquer divergência entre contas e seus controles internos, busque entender a raiz do problema e por que o erro aconteceu.
Se foi uma data documentada errada, onde está o erro: no demonstrativo de fluxo caixa ou na conta bancária? E o que podemos fazer para não repeti-lo? Desconto indevido feito pelo banco? Entre em contato e busque solucionar o problema com o seu gerente e saber o que aconteceu.
Logo mais a frente listamos os principais erros que encontramos em uma conciliação contábil e o que fazer para corrigi-los.
6. Documente todos os aprendizados
Depois que os erros são encontrados e solucionados, você aprendeu o porquê desse acontecimento e como evitá-lo da próxima vez. Ótimo. Documente todo tipo de aprendizado e deixe público para os outros membros do time e da empresa. Você pode, também, apresentar esses aprendizados para educar toda sua equipe.
7. Envie a conciliação para a contabilidade
A conciliação contábil é valiosa demais para manter-se na gaveta. Ao finalizar, envie para a área de contabilidade (ou empresa, caso seja terceirizada) para utilizarem a conciliação sempre que necessário. É uma ótima ferramenta para provar valores e taxas, principalmente para evitar situações judiciais.
Principais erros na conciliação contábil e como corrigi-los
Esse é um tópico importante e merece destaque. Separamos, portanto, os principais erros que costumam acontecer em uma conferência contábil e como resolvê-los.
Erros em lançamentos de valores
Erros no lançamentos podem acontecer tanto por parte da instituição financeira, quanto por parte do controle interno. A divergência de valores, no entanto, pode dar-se por alguns motivos, como: erros de digitação, valor pago errado ou desconto imprevisto. Para ter certeza de onde surgiu o erro, busque o documento original e confira o valor.
Juros maiores do que o acordado
Pode acontecer em situações de investimentos ou empréstimos bancários. Muitas vezes os juros, por conta de mortificações, são diminuídos com o tempo. Tudo isso foi acordado e deve seguir um padrão. Caso o valor dos juros esteja errado, busque com o seu banco entender o que ocasionou essa diferença.
Pagamentos duplicados
A duplicação de valores pode ocorrer caso um boleto ou depósito tenha sido feito mais de uma vez. Para garantir, confira no controle de lançamentos os valores.
Datas não convergem
Esse erro é comum por conta do registro equivocado no fluxo de caixa. Muitas empresas documentam os valores antes que entrem no caixa, isso faz com que os valores, na conciliação, não batam. Nessa situação, verifique como o controle de caixa está sendo feito. Oriente sua equipe a só documentar os valores quando, de fato, entrarem no caixa.
Não identificação de depósitos
O depósito foi feito mas o banco ainda não compensou. Nesse caso, confira as datas e se ainda não está dentro do prazo de dias úteis para compensação. Caso não, primeiro identifique os dados de depósito se estão corretos. Se sim, entre em contato com seu banco; essa é a única maneira de resolver.
Muitos dos problemas, por ter relação direta com instituições financeiras, só são resolvidas ao entrar em contato com o responsável pela outra ponta.
Exemplo de um erro na conciliação contábil
No fim do mês, como de costume, a empresa TransAmérica começou a fazer sua conciliação contábil. Primeiro, pela bancária. A empresa então constatou que seu saldo inicial estava em R$ 20 mil. Ao fazer pagamentos e quitar seus compromissos, o saldo mínimo em caixa ficou em R$ 5 mil.
O problema é que, pela sua projeção de caixa, o valor mínimo deveria ser de R$ 10 mil. O que aconteceu, então, com os R$ 5 mil restantes?
Ao consultar as documentações internas de fluxo de caixa e contas a receber, foi percebido que faltava um depósito da mesma quantia vindo de um cliente X. No entanto, o cliente afirma ter feito o pagamento e o mesmo enviou a nota para a sua contabilidade.
O valor não está registrado no fluxo de caixa, pois não chegou nem a entrar. Também não está na conta onde o depósito foi feito. Portanto, restou apenas entrar em contato com seu gerente na instituição financeira.
O mesmo, por já estar ciente do problema, explicou que o sistema do banco estava passando por instabilidades. O depósito iria demorar mais alguns dias uteis para ser compensado.
Nesse exemplo o problema estava com o banco e foi simples de resolver. Por outro lado, os erros também podem surgir por parte externa, como falta de pagamento de clientes. Ou interna, por falta de controle e erros na documentação.
Dicas para uma conciliação contábil de excelência
Você já sabe o que é, sua importância e como fazer de uma maneira bem detalhada. Agora, conheça boas práticas no mercado.
Periodicidade
Seja anual ou mensal, periodicidade é importante. Mantenha uma rotina de verificação e análise, assim fica mais fácil controlar e identificar os possíveis erros. Existem, no entanto, conciliações que o ideal é serem feitas mensalmente, como a comparação na folha de pagamento.
Atenção aos detalhes
Essa é uma ótima característica para funcionários de um departamento financeiro, na verdade. Mas, falando em comparação de dados, atenção redobrada é fundamental, ou o mesmo erro pode passar batido mais de uma vez. Por envolverem, muitas vezes, taxas e juros, é preciso estar atento e perceber qualquer alteração suspeita.
Cuidado com as informações de ambas as partes
Estamos lidando com valores monetários, afinal. Investimentos, juros, pagamentos, débitos… Precisamos tomar cuidado e ter certeza das colocações postas na mesa. Há a possibilidade, por exemplo, de algum erro parecer que surgiu da conta bancária. E, ao olhar mais a fundo, o erro estava mesmo no demonstrativo de fluxo de caixa.
Portanto, tome cuidado com as informações e com as decisões tomadas. Garanta que estejam corretas e que as pessoas certas devem ser cobradas por melhorias.
A evolução da conciliação bancária
Se planilhas são o suficiente para sua conciliação, ótimo. Mas caso sua estrutura empresarial exija mais, talvez seja o momento de investir em um sistema que automatize e agilize essa tarefa.
Existem alguns softwares e ERPs que automatizam essa conciliação. Aqui vão duas dicas de parceiros da Treasy.
Nibo - Software de Gestão Financeira
No Nibo você consegue agilizar sua conciliação por meio da automatização criada por eles. Assim, ao integrar suas principais contas no banco com o sistema, de forma automática, as transações com seus devidos valores são identificadas. Assim, basta fazer a verificação e aprovar a conciliação ou não.
Superlógica - ERP Recorrente
A Superlógica é um ERP de receita recorrente que abraça empresas de diversos tipos e modelos de negócio. Nele, a conciliação funciona de forma semelhante ao anterior. Você pode filtrar as transições por conta bancária e período, afunilando ainda mais o seu processo de comparação. Aqui está um texto da Superlógica explicando como fazer a conciliação bancária no ERP.
Conciliação contábil e a gestão financeira
A conciliação contábil é uma etapa importante das funções exercidas pelo departamento financeiro. No entanto, representa apenas uma parte de todas as responsabilidade de um departamento financeiro. Conheça mais sobre as funções do departamento financeiro e a sua estrutura ideal.