Você que trabalha com análise de fornecedores já ouviu a expressão “compre soluções e não problemas”?
Anos atrás estive fazendo um estudo de viabilidade econômica para uma empresa com mais de duas décadas no mercado e que se encontrava em sérias dificuldades: títulos protestados, salários atrasados e dezenas de clientes com seus pedidos não entregues, embora tivessem efetuado pagamento parcial ou integral pela mercadoria.
O mais incrível era que novos consumidores continuavam comprando, fosse pela suposta credibilidade transmitida pelos “20 anos de tradição”, fosse pela habilidade do vendedor, fosse pelo preço menor face à concorrência (talvez graças ao não registro de funcionários e à sonegação de impostos, entre outros).
Ao longo dos anos tenho acompanhado empresas que nascem e prosperam, e outras que abrem concordata e quebram. Invariavelmente o modelo de gestão adotado é fator preponderante. Porém, entre o sucesso e o fracasso está sempre o consumidor.
Muitas pessoas se perguntam como pesquisar fornecedores, avaliar ou até qualificá-los. A verdade é que qualquer teoria só é boa se nos servirmos dela para ultrapassá-la.
Assim, considere os tópicos a seguir em suas próximas compras para entender sobre análise de fornecedores, critérios de avaliação, como ter uma relação com fornecedores e muito mais.
#01 - Pesquise o CNPJ da empresa
Um fornecedor que apresente protestos e cheques sem fundos deve ser descartado. Começar uma parceria entre empresas e fornecedores que tem problemas “na praça” trará problemas no futuro. Suas dificuldades financeiras serão retratadas depois na qualidade do produto e no prazo de entrega.
O único tipo de restrição aceitável para uma seleção de fornecedores, desde que com justificativas, são ações executivas oriundas de discussões com o governo devido à inconstitucionalidade de muitos impostos cobrados.
#02 - Visite a empresa
Antes de fechar um negócio, conheça de perto quem você está contratando. Uma visita às instalações da empresa poderá indicar como é seu fluxo de produção, como estão seus estoques, qual seu grau de organização.
É comum fornecedores se apresentarem como companhias bem estruturadas sendo, entretanto, meros terceirizadores de serviço, subempreitando o trabalho a outras empresas. Nestes casos, você nunca terá a garantia plena do que está comprando.
#03 - Faça contratos formais
Para um bom relacionamento com fornecedores e clientes é fundamental estabelecer contrato entre as partes. Os contratos devem conter as especificações técnicas do que se está adquirindo, preços acordados, prazos de início e de entrega, condições de pagamento e reajustamento, prazos de garantia, cláusulas de rescisão e cessão de direitos.
Não se esqueça de exigir, ainda, os dados do responsável pela empresa, incluindo CPF e RG, para o caso de uma eventual discussão judicial.
#04 - Equalize as propostas na análise de fornecedores
Assim como um apartamento no primeiro andar é mais barato do que um similar no 15º andar, produtos e serviços também apresentam suas peculiaridades. Quando for realizar a seleção de fornecedores, procure uniformizar as propostas cotando junto aos diversos fornecedores os mesmo materiais, com as mesmas dimensões/quantidades.
#05 - Exija referências
Você não precisa ser cobaia de um fornecedor, inaugurando sua carteira de clientes. Quando for pesquisar fornecedores, veja se a empresa executou bons trabalhos. Além disso, na análise de fornecedores peça que eles compartilhem o contato de quem já os contratou. Isso mostrará como foi o relacionamento com os fornecedores e seus clientes.
#06 - Não se impressione com o tempo de fundação da empresa
Uma companhia com muitos anos de mercado pode não ser um bom critério na avaliação de fornecedores. Se por um lado ela denota estabilidade, por outro pode estar defasada tecnológica e administrativamente.
#07 - Negocie as condições de pagamento
Procure adequar a compra ao seu fluxo de caixa, conciliando as obrigações que estão sendo assumidas com a data provável de seus recebimentos. Além disso, uma empresa que não necessite de sinal à vista demonstra maior capacidade financeira.
#08 - Priorize empresas socialmente responsáveis
Em uma qualificação de fornecedores sob condições comerciais equivalentes, valorize a companhia que apresente projetos de engajamento social ou que esteja vinculada a instituições incentivadoras de práticas comerciais éticas. Não lhe custará nada a mais, mas premiará um esforço voltado à cidadania.
E lembre-se que em uma análise de fornecedores...
Empresas, produtos e serviços, em alguns mercados, estão todos muito parecidos. Antes de pensar como pesquisar fornecedores tenha em mente que avaliar a qualidade dos serviços e a veracidade das informações prestadas é fundamental para evitar problemas e prejuízos. Estas 8 dicas de como avaliar fornecedores são apenas algumas sugestões para evitar dissabores na contratação de serviços de terceiros, mas o trabalho não deve parar.
Como disse Molière: “É longo o caminho do projeto à coisa”. Por isso, a sabedoria dos projetos consiste em prevenir as dificuldades da execução. Faça-o e fique tranquilo. Compre soluções e não problemas.
E como você já sabe, além dos artigos, publicamos também aqui no blog inúmeros materiais educativos para download, como e-books, white papers, webinars e modelos de planilhas. Você pode baixa-los gratuitamente e utilizar para melhorar a gestão de sua empresa. Basta clicar na imagem abaixo:
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O que significa 'compre soluções e não problemas' na análise de fornecedores?
Significa que o preço mais baixo ou a facilidade inicial não devem ser seus únicos critérios. Um fornecedor com problemas financeiros, sem organização ou que terceiriza tudo vai gerar atrasos, retrabalho e prejuízo muito maior do que o desconto oferecido. Você está comprando estabilidade e qualidade, não apenas um produto barato.
Como verificar se um fornecedor tem protestos ou restrições financeiras?
Pesquise o CNPJ da empresa em plataformas como Serasa, CNPJ.gov.br ou portais de consulta de protestos. Procure especialmente por cheques sem fundos, títulos protestados e execuções fiscais. A única restrição aceitável é ação executiva contra impostos inconstitucionais, desde que o fornecedor tenha justificativa clara.
Vale a pena visitar a fábrica ou escritório do fornecedor antes de contratar?
Sim. Uma visita mostra como é realmente a operação: fluxo de produção, controle de estoque, organização e capacidade. Muitas empresas se apresentam como estruturadas mas são apenas intermediárias que terceirizam o trabalho. Você descobrirá isso pessoalmente, não por catálogo.
O que precisa ter em um contrato com fornecedor?
Especificações técnicas do produto ou serviço, preços, prazos de entrega, condições de pagamento, reajustamento de valores, garantia, cláusulas de rescisão e cessão de direitos. Inclua também dados pessoais do responsável pela empresa (CPF e RG) para eventuais questões judiciais. Sem contrato formal, você não tem nada.
Como comparar preços de diferentes fornecedores de forma justa?
Equalize as propostas: cite exatamente os mesmos materiais, quantidades, dimensões, prazos e condições para todos. Um preço mais baixo pode vir com qualidade inferior, quantidade reduzida ou prazo maior. Só é comparação válida quando tudo mais é igual.
Por que pedir referências de um fornecedor é importante?
Porque você não precisa ser o primeiro cliente nem cobaia. Referências mostram se a empresa entrega qualidade, respeita prazos e resolve problemas. Ligue para esses clientes e pergunte sobre experiência real, atrasos, retrabalhos e se repetiram negócios com o fornecedor.
Como saber se um fornecedor é realmente confiável ou só faz promessas?
Além de referências, observe: como ele responde a suas dúvidas (rápido e claro ou lento e vago?), se toma notas sobre suas especificações técnicas, se propõe alternativas quando há limitações. Um fornecedor confiável nunca promete tudo; ele promete o que pode entregar.
Qual é a melhor forma de negociar com fornecedores?
Negocie com informação: você tem 3 ou 4 propostas comparáveis, conhece o CNPJ deles, visitou a empresa e tem referências. Comece pedindo desconto ou condições melhores sem ser agressivo. Se o fornecedor não negocia e pensa que você vai aceitar tudo, é sinal de pouca confiança nele mesmo.
Vale a pena escolher o fornecedor mais barato mesmo que tenha riscos?
Raramente. Um fornecedor barato com protestos, sem estrutura e sem referências vai custar caro em atrasos, retrabalho, desperdício de material e estresse. O custo total (preço + impacto) é sempre maior. Escolha o fornecedor que oferece melhor relação de custo, qualidade e segurança.
Como avaliar a capacidade produtiva de um fornecedor na visita?
Observe: espaço físico, máquinas e equipamentos, quantidade de funcionários, estoque (se é adequado ou excessivo), organização geral e segurança. Pergunte quanto tempo levam para produzir 1.000 unidades, 10.000, etc. Se a empresa não consegue responder com confiança, ela não conhece sua própria capacidade.
Preciso de contrato escrito até para compras pequenas?
Para compras únicas e muito pequenas (R$ 500 ou menos), um e-mail confirmando especificação e preço pode ser suficiente. Mas a partir de uma relação contínua ou valores maiores, contrato formal é essencial. Protege você e o fornecedor, deixando claro o que cada um pode esperar.
Como saber se um fornecedor está terceirizando o trabalho sem avisar?
Pergunte diretamente durante a visita: quem fabrica, quem instala, quem garante. Se a resposta for vaga ('temos parceiros') ou if ele não conseguir mostrar a operação dele próprio, é indício de terceirização. Nesse caso, você perde rastreabilidade e controle de qualidade.
Qual é a diferença entre um fornecedor e um intermediário?
O fornecedor fabrica, produz ou tem controle direto sobre a entrega. O intermediário compra de terceiros e revende. Não há problema em trabalhar com intermediário, mas você precisa saber disso e exigir a mesma qualidade contratual — incluindo quem está fazendo de verdade o trabalho.
O que fazer se descobrir um problema com o fornecedor depois de contratar?
Primeiro, volte ao contrato: ele cobre o problema? Documente tudo (fotos, datas, comunicação por escrito). Tente resolver direto com o fornecedor. Se não resolver, escalpe para direção dele. Contrato com cláusula de rescisão é seu seguro nessa hora.
Vale a pena manter apenas um fornecedor ou é melhor ter mais de um?
Para itens críticos, trabalhe com no mínimo 2 fornecedores. Assim você não fica à mercê se um atrasa, aumenta preço ou fecha. Para itens secundários, um fornecedor pode ser suficiente se for realmente confiável. A regra é: quanto mais importante o item para seu negócio, mais fornecedores você precisa.
Como documentar uma análise de fornecedores para não esquecer dos critérios?
Crie uma planilha com colunas: nome da empresa, CNPJ, resultado da consulta de restrições, data da visita, observações sobre estrutura, preço, prazo, referências contactadas e score final (aprovado/reprovado). Mantenha a planilha atualizada: fornecedores mudam, e você precisa revisar periodicamente.
Um fornecedor com histórico antigo de problemas pode se recuperar?
Sim, mas com cautela. Se a empresa provou que resolveu os problemas (consultoria, novo sócio, reestruturação), você pode reconsiderar — mas comece pequeno. Negocie um teste com quantidade menor, prazos curtos e garantias fortes. Se entregar bem, você expande o volume.
