A situação é a seguinte: você trabalha em uma empresa familiar e os donos têm um hábito que deixa qualquer profissional do financeiro de cabelo em pé: eles levam as contas pessoais para serem pagas na empresa ou solicitam com frequência retiradas do caixa. Pior é quando os donos só apresentam o comprovante dos gastos e você precisa se virar nos 30 para fazer os ajustes e justificar na contabilidade com um relatório no final do mês. O cenário, por mais descabido que possa parecer para quem trabalha com finanças, é muito comum em negócios familiares. Verdade seja dita: existem aquelas combinações que funcionam bem, há aquelas que não se misturam, como água e azeite, e também têm aquelas que, se tentarmos misturar, inevitavelmente cairemos em armadilhas, como é o caso das finanças pessoais e empresariais. Cedo ou tarde, não saber como separar as despesas pessoais das contas da empresa (ou a importância de se fazer isso) acabará dando aos sócios muita dor de cabeça. Por exemplo: como saber o quanto de dinheiro pode ser retirado docaixada empresa pararemuneração dos sócios? Como trabalhar com a distribuição dos lucros (Lucro da empresa x Lucro dos sócios) como uma das saídas para esse problema? Organização é a palavra-chave no mundo das finanças. Portanto, quanto mais desorganizada for a gestão financeira e orçamentária do negócio, não tem milagre que o faça sobreviver. E para quem tem umaempresa familiar, entender como separar as contas pessoais da empresa é lição fundamental quando o assunto é controle financeiro e orçamentário. A pergunta, então, é: como conseguir manter as finanças do negócio bem separadas das pessoais dos sócios? É para trazer a resposta que estamos aqui, e deixamos o convite para que, nas próximas linhas, você saiba direitinho como fazer. Confira!
A importância de não misturar as contas pessoais com as da empresa
Imagine a seguinte situação: todo mês você salva uma quantia do seu salário para fazer uma viagem. Acontece que todo mês, uma parte desse dinheiro poupado acaba indo para pagar suas despesas com alimentação e com medicamentos. Em alguns meses, acontece de essas despesas serem pagas com 100% das suas economias para viagem. Em outras situações o mês parece ter ficado de cabeça para baixo e os gastos extras (como o carro que estragou) são pagos também com aquele dinheirinho para a viagem.
O resultado disso é um só: desculpa informar, mas você nunca vai conseguir fazer a tão sonhada viagem e nunca conseguirá saber o quanto realmente gasta com alimentação e medicamentos. Triste verdade e, infelizmente, triste realidade para a grande maioria dos brasileiros. A falta de organização financeira (talvez você já tenha sentido isso na pele tanto quanto eu) faz com que sonhos sejam adiados e traz aquela sensação de que é muita vontade para pouco dinheiro. Agora, imagine que toda essa bagunça das contas pessoais acabe indo parar nas contas empresariais. Exatamente da mesma maneira que a pessoa não conseguir saber separar o bolo das despesas fixas das variáveis resultará numa enorme bagunça das finanças domésticas,o caos também se dá quando os sócios não conseguem saber para onde vai o dinheiro que entra. Afinal, o mesmo dinheiro utilizado para pagar a folha de pagamento, os fornecedores ou o aluguel da sala é utilizado para pagar a escola dos filhos ou o cartão de crédito pessoal. Isso significa dizer que, ao não separar as despesas pessoais da empresa, como pensar em realizar investimentos? Ok, você, como profissional da área financeira, sabe disso. A questão é: como conseguir argumentar com os sócios?
Pontos a serem levados aos sócios
Com toda certeza você já tentou de várias maneiras mostrar a importância de separar despesas pessoais das contas da empresa. Todavia, pensando em te ajudar a reforçar a relevância do assunto, sugiro a abordagem de três pontos:
- Sendo bem curta e grossa: os resultados da empresa serão mascarados. Com isso, nunca se terá a certeza de como o negócio está indo, o que será péssimo para a sobrevivência da empresa. Nesses casos, é muito comum vermos proprietários achando que os negócios estão de vento em poupa, mas na primeira crise o caixa não consegue dar conta do recado e a empresa acaba se afundando em dívidas.
- Por si só o primeiro ponto já merece muita atenção, mas se isso não convencer os proprietários do negócio, que tal tocar no Leão? Como você sabe, não se deve misturar patrimônio da pessoa física com o da pessoa jurídica.
- E como fica o preço de venda!? Se não é possível saber corretamente as receitas e as despesas, como a empresa conseguirá estabelecer o valor adequado dos seus produtos ou serviços para o mercado? Pois é! Quando a pessoa jurídica e a física se misturam, as chances de se determinar um preço de venda fora da realidade aumentam consideravelmente.
Bom, mas o fato é que mesmo apresentando esses pontos os proprietários podem não se convencer da importância de separar despesas pessoais das contas da empresa. A pergunta, nesse caso, é:
Como o financeiro pode controlar a retirada mensal de um sócio na empresa?
Em grande parte dos casos a área financeira segue o caminho do adiantamento dadistribuição de lucros. Isso é comum para aqueles casos em que os proprietários somente apresentam comprovantes de pagamentos de despesas pessoais e o profissional de finanças precisa dar um jeito de justificar essa saída de dinheiro. A questão de retirada de lucros pelos sócios, quando realizada mensalmente, pode até ser uma prática para tentar consertar a bagunça, mas é preciso ter um cuidado especial. Como você vai adiantar a distribuição de lucros se não sabe exatamente de quanto será esse lucro? Antes de mais nada, será preciso ter uma ideia da previsão das vendas e das despesas da empresa para conseguir projetar o que vai entrar e o que vai sair. Em seguida, os lucros devem ser distribuídos com base em regras estabelecidas: qual será o percentual de cada sócio? O ideal é que as regras envolvam ainda:
- Qual será a periodicidade?
- Todo caso é motivo para antecipação da distribuição dos lucros?
Contudo, ressalto que nenhum negócio vai conseguir crescer se a distribuição de lucros ocorrer todos os meses, pois você vai concordar que se a retirada for realizada mensalmente a empresa nunca terá dinheiro em caixa para realizar investimentos e para a reserva financeira. Como falei, o adiantamento de distribuição de lucros é uma das opções encontradas. Também como apontei, para que essa prática seja saudável é necessário que a empresa mantenha o controle em dia, separando as contas pessoais da empresa. Por isso, acompanhe a seguir:
Dicas para separar despesas pessoais das contas da empresa familiar
Para conseguir controlar a remuneração dos sócios de maneira saudável, bem como para separar contas pessoais da empresa, o recomendado é que a área financeira controle algumas questões:
- Fluxo de Caixa e Regime de Caixa
- Demonstrativo de Resultados de Exercício e Regime de Competência
- Comprometa apenas o dinheiro que entra
- Orçamento Empresarial
A seguir, explico melhor.
Controle o Fluxo de Caixa e Regime de Caixa
O Fluxo de Caixa mostra o dinheiro que entra e sai da empresa. Isso, claro, não somente diariamente, pois com a projeção do Fluxo de Caixa é possível verificar a posição da empresa nos meses por vir. Além disso, a ferramenta é bastante útil para averiguar qual o resultado causado na empresa por cada uma destas movimentações financeiras. Com o Fluxo de Caixa a área financeira consegue definir o Regime de Caixa, o qual considera o registro dos documentos na data de pagamento ou recebimento, como se fosse uma conta bancária. Neste caso, o financeiro utiliza o Regime de Caixa para contabilizar as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos dentro do mês onde foram pagos ou recebidos. Como você pode ver, o Fluxo de Caixa aponta onde os recursos financeiros da empresa foram aplicados e qual a origem desses recursos, possibilitando uma melhor gestão das entradas e saídas de dinheiro e evitando desvios e erros. O Controle do Fluxo de Caixa pode ser feito em uma planilha, conforme abaixo:
Caso o modelo de planilha para Demonstrativo do Fluxo de Caixa tenha interessado, ele pode ser baixado clicando na imagem abaixo:
Analise o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e Regime de Competência
O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é um relatório que oferece uma síntese econômica completa das atividades operacionais e não operacionais de uma empresa em um determinado período de tempo, demonstrando claramente se há lucro ou prejuízo. O DRE é considerado uma das mais poderosas ferramentas de análise dos resultados para os responsáveis nos diversos níveis de gestão de uma empresa. Com ele tomadores de decisão podem avaliar a capacidade de geração de riqueza do negócio (ou seja, o lucro para ser distribuído aos sócios) e quando necessário, realizar modificações na administração para melhorar os resultados. Quando o DRE retrata a real situação da empresa, torna possível uma administração voltada para a eficiência e a competência, e é flexível aos interesses dos usuários de maneira geral. O DRE respeita o Regime de Competência, que nada mais é do que o fato gerador, ou seja, o registro do evento se dá na data que o evento aconteceu (em outras palavras, na data do documento, não importando quando vai ser pago ou recebido). Com o regime de competência é possível visualizar se a estrutura financeira da empresa está correta e se o modelo de negócio faz sentido. Ou seja, permite avaliar se vale a pena continuar produzindo e comercializando os produtos ou serviços e se eles geram lucro suficiente para pagar os custos e despesas, sem levar em consideração quando as receitas serão recebidas nem quando os custos e despesas serão pagos. O Regime de Competência é analisado pelo DRE, o qual é basicamente estruturado da seguinte maneira:
Neste artigo falamos sobre o DRE, e se você precisar de uma planilha para controlar o Regime de Competência da empresa, disponibilizamos uma planilha com o Modelo de DRE. Clique na imagem a seguir e faça o download:
Comprometa apenas o dinheiro que entra
Esta dica tem a ver com o controle do Fluxo de Caixa, mas está em destaque justamente porque é um erro muito comum na hora de fazer a retirada mensal de um sócio na empresa. Por isso, reforço que controlar DFC é essencial para evitar contar com o dinheiro de algum cliente que, por algum motivo, acabou não entrando na conta do seu negócio(aliás, se você precisar de dicas para reduzir a inadimplência da empresa, temos este artigo). Sabe aquela história de contar com os ovos antes da galinha? Pois é, como pagar a conta de luz da casa de um dos sócios sem saber que tem dinheiro em caixa para dar conta dessa retirada? Além de controlar o Fluxo de Caixa, é essencial planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro. Aí entramos na última dica:
Faça o Orçamento Empresarial
O Orçamento Empresarial estabelece metas e objetivos, possibilitando ao setor financeiro acompanhar e comparar os resultados, tomando ações corretivas ou preventivas caso necessário. Ele é importante por três motivos:
- Força os sócios a conhecer com detalhes o dia a dia da empresa, por consequência eles conseguem ter uma visão mais clara do problema de se misturar contas pessoais da empresa;
- Possibilita o Planejamento de Investimentos;
- Dá mais autonomia para tomadas de decisão.
O Orçamento Empresarial é essencial para qualquer área financeira que queira exercer suas funções com a qualidade que elas exigem. Sem orçamento não tem como acompanhar Previsto e Realizado, logo, não tem como prever o quanto de dinheiro os sócios terão para distribuição de lucros.
Concluindo
Não é tarefa nada fácil fazer sócios entenderem que despesas pessoais e despesas da empresa não se misturam. Para muitos proprietários, tudo se resolve com o adiantamento da distribuição dos lucros, mas sabemos que não é tão simples assim. Como profissional de finanças, seu papel também vai ser o de educar os sócios a entenderem que qualquer empresa só cresce se buscar a excelência na gestão, a qual só é conquistada se boas práticas financeiras forem adotadas, como a distinção das contas pessoais das da empresa, controle do Fluxo de Caixa e, claro, elaboração do Orçamento Empresarial. Especialmente para os negócios familiares que insistem em misturar contas pessoais com da empresa, o orçamento é ferramenta indispensável para ser feita uma previsão do quanto de dinheiro estará disponível para a retirada de lucro. Além disso, é com o orçamento que melhor uma empresa se planeja com relação aos investimentos (todo negócio almeja crescer, certo?). Caso sua empresa ainda não tenha um orçamento elaborado, recomendo o artigoPrimeiros Passos de um Orçamento Empresarial de sucesso. Espero que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas. Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books. Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos adicione nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.