Como os profissionais de controladoria e finanças usam seu tempo?

Neste artigo

Qual o impacto disto?
Como resolver este problema?
O que os executivos esperam dos profissionais de controladoria e finanças?
E em sua empresa, como os profissionais de controladoria e finanças usam seu tempo?
Plano de Carreira do Profissional de Controladoria

Você sabe como em média os profissionais de controladoria e finanças (CFO, controllers, gerentes etc) estão “gastando” seu tempo dentro das empresas?

Hoje aqui no blog nós vamos falar de uma pesquisa realizada pela APQC (órgão de autoridade mundial em benchmarking, melhores práticas e melhorias de processos)com mais 832 empresas (dos mais diversos portes e países), que levantou o que os profissionais de finanças realmente fazem durante um dia comum de trabalho.

Nós já abordamos aqui no blog o que faz a área de Planejamento e Controladoria, um dos departamentos envolvidos na pesquisa e também falamos sobre qual (deveria ser) o papel do Gerente de Controladoria (Controller) no sucesso da empresa. A pesquisa traz uma visão realista do que realmente estes profissionais têm feito no seu cotidiano, por conta do acúmulo de funções e desalinhamento de estratégia.

Pesquisadores perguntaram aos lideres de equipe de finanças quanto tempo eles gastam nas mais diversas atividades financeiras:

Processamento de transações: pagando contas, emitindo notas, conferindo despesas etc;
Controles: criação de planilhas, demonstrativos, apresentações, relatórios etc;
Suporte a tomada de decisão: auxiliando estrategicamente na decisões da empresa;
Atividades gerenciais:gerindo atividades de equipe, analisando dados etc;

Os resultados foram surpreendentes: Independentemente do tamanho da empresa, cerca de metade do tempo das equipes de finanças é gasto em processamento de transações.

Isso significa que em uma semana normal de trabalho, equipes muito bem pagas de controladoria e finanças estão gastando o equivalente ao inicio da manhã de segunda até o horário de almoço de quarta-feira, garantindo que as contas estão sendo pagas, que os clientes recebam suas notas, se o trabalho da contabilidade esta sendo feito corretamente, entre muitas outras tarefas que mantém o dinheiro em movimento dentro da empresa.

Mas se você perguntar à diretoria ou membros de conselho o que eles mais precisam do seu time financeiro, muitos irão lhe dizer que querem contar com informações rápidas, confiáveis e concisas sobre as implicações econômico-financeiras das ações estratégicas da organização. Quando chegamos à metade do ano e é tempo de alavancar os resultados, eles querem entender os custos e demais impactos de escolher entre a ação A ou B para alavancar as vendas. Eles querem números para determinar o potencial de receita e margem operacional de decisões específicas sobre onde investir os recursos limitados da empresa.

Qual o impacto disto?

Quando o time financeiro gasta mais de 50% do tempo em transações operacionais - somando o tempo adicional para manter controles internos, planilhas e relatórios - não sobra muito tempo para se dedicar a suportar a tomada de decisão da empresa.

Se quase 50% parece muito, mantenha em mente que na última década as empresas tem realmente feito um bom trabalho para reduzir este percentual. Mas convenhamos que este número precisar diminuir muito, porque no cenário atual que muda constantemente, há muito trabalho estratégico e importante para se fazer.

Como resolver este problema?

Como o time financeiro pode encontrar tempo para auxiliar na estratégia e tomada de decisão da empresa, e ainda assim garantir que as contas estão sendo pagas e as receitas fluindo corretamente? Uma parte da solução reside - como tantas vezes acontece nos demais setores - na redução da papelada e trabalho manual.

Pegue, por exemplo, as contas a pagar, não é difícil encontrar empresas que recebem 60% das faturas de fornecedores em papel ou PDF. Alguém precisa manualmente inserir estas informações no sistema financeiro da empresa. Alguns ainda usam um scanner digital, mas isso toma tempo também, e empresas de pequeno porte não podem fazer isso em grande escala. Então, o papel ainda entope o processo, exigindo pessoas treinadas, controles manuais, custando tempo e dinheiro.

Mas enquanto o papel ainda é o vilão mais óbvio, não é o único ponto que atrasa o financeiro. Em algumas organizações a diretoria falha em transmitir as nuance estratégica e alguns ainda mantêm o financeiro fora das decisões estratégicas deliberadamente, o que os prejudica ainda mais.

Se o objetivo é processar as transações de maneira rápida, barata e sem erros, as empresas precisam liberar o time financeiro das pilhas de papéis e direcioná-los para pensarem estrategicamente, auxiliando na redução de custos de maneira inteligente, na identificação de novas oportunidades e compreendendo as restrições operacionais.

O que os executivos esperam dos profissionais de controladoria e finanças?

APQC perguntou recentemente para executivos financeiros onde eles acreditam que seus times deveriam focar seu tempo, e eles não responderam "pagando as contas". Eles querem o trabalho do time alinhado à estratégia da empresa. Eles querem seu time pensando sobre a mudança na base de clientes, analisando efetivamente os riscos inerentes as estratégias de crescimento da empresa. No entanto, mais de um terço estão atualmente tolerando o pobre alinhamento entre financeiro e estratégico, fazendo vista grossa para a falta de foco na gestão do desempenho e na estratégia do negócio.

Algumas grandes empresas estão agressivamente perseguindo a eficiência financeira, avançando o caminho com o uso de transações digitais e o intercâmbio eletrônico de dados. Mas apenas investir em sistemas não é suficiente, é necessário utilizá-los com sabedoria.

Outra pesquisa da APQC descobriu que empresas com um grau relativamente elevado de automatização nos processos financeiros conseguem entregar suas atividades de forma mais rápida, melhor e mais barata. As empresa bem sucedidas tem trabalhado duro para incrementar sua produtividade no processamento de transações, sistemas, reduzindo o número de fornecedores, automatizando os fluxos de trabalho para processos de aprovação de faturas e simplificando o plano de contas.

As empresas que são capazes de reduzir o tempo gasto no processamento de transações podem realocar talentos do financeiro longe de tarefas operacionais, colocando grandes mentes para trabalhar em apoio à decisão para fazer a empresa crescer mais forte e com uma organização financeira mais eficaz.

E em sua empresa, como os profissionais de controladoria e finanças usam seu tempo?

Levantamos o questionamento novamente: você sabe como o financeiro da sua empresa (ou a sua equipe) esta gastando seu tempo?

Realizar um benchmark com outras organizações é uma ótima maneira de ver sua própria operação com outros olhos e compará-la com seus pares. Mas se isso não está no seu radar hoje, experimente passar um pouco de tempo estimando estes números internamente e conversando com seu time de controladoria e finanças. Como eles estão gastando seu tempo? E mais importante, eles estão disponíveis para responder às grandes questões estratégicas que podem levar sua empresa para o próximo nível?

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Perguntas frequentes

Quanto tempo os profissionais de finanças gastam com processamento de transações?

Segundo a pesquisa da APQC com 832 empresas, aproximadamente 50% do tempo das equipes de controladoria e finanças é dedicado a processamento de transações (contas a pagar, emissão de notas, conferência de despesas). Isso representa quase 2,5 dias de uma semana normal de trabalho.

Qual é o impacto de gastar tanto tempo com tarefas operacionais?

Quando mais de 50% do tempo está em transações operacionais e controles, sobra pouco tempo para atividades estratégicas. Isso reduz a capacidade do time financeiro de apoiar decisões críticas sobre investimentos, margem operacional e alocação de recursos da empresa.

O que os executivos e conselho realmente querem do time financeiro?

Querem informações rápidas, confiáveis e concisas sobre as implicações econômico-financeiras das ações estratégicas. Pedem números para comparar impactos (por exemplo, receita e margem de escolher entre investimento A ou B) e entender onde aplicar recursos limitados.

Como se divide o tempo do time de finanças entre as atividades?

A pesquisa da APQC categorizou o tempo em: processamento de transações (aproximadamente 50%), controles e relatórios (planilhas, demonstrativos, apresentações), suporte à tomada de decisão e atividades gerenciais. A distribuição varia conforme o tamanho e estrutura da empresa.

Essa distribuição de tempo é a mesma em empresas pequenas e grandes?

Sim. Independentemente do tamanho da empresa, o tempo em processamento de transações permanece em torno de 50%. Isso sugere que é um padrão estrutural, não uma questão de escala.

Por que a pesquisa da APQC é relevante para minha empresa?

A APQC é autoridade mundial em benchmarking e melhores práticas. Pesquisar 832 empresas de portes e países diferentes fornece um parâmetro realista do que está acontecendo no mercado, ajudando você a entender se sua empresa está alinhada ou desalinhada com tendências globais.

Qual é o papel esperado do Controller na empresa?

Além de garantir que as transações funcionem corretamente, o Controller deve ser um parceiro estratégico que apoia a tomada de decisão com análises confiáveis, insights sobre custos e impactos financeiros de diferentes cenários de negócio.

Como é possível reduzir o tempo gasto em processamento de transações?

A solução passa por automatizar e reduzir tarefas manuais, como processa manualmente contas a pagar, emissão de documentos e controles manuais em planilhas. Ferramentas de gestão financeira e automatização permitem que o time se foque em atividades de valor agregado.

Quais são as principais atividades que consomem tempo dos controllers?

Conferir despesas, garantir que contas sejam pagas, emitir notas fiscais, manter trabalhos de contabilidade corretos, criar planilhas e relatórios de demonstrativos, analisar dados e dar suporte a decisões da empresa.

Se reduzirmos tempo em transações, onde o time deveria focar?

Em atividades estratégicas: análise de cenários financeiros, suporte à tomada de decisão, modelagem de impactos de investimentos, acompanhamento de KPIs operacionais e conselheiros, e orientação sobre alocação de recursos.

Por que as empresas têm conseguido reduzir o tempo em transações na última década?

Devido à evolução de sistemas ERPs, automação de processos e maior conscientização sobre a importância de reduzir trabalho manual. Mesmo assim, o percentual ainda permanece alto (em torno de 50%) e precisa diminuir mais.

Como saber se meu time de finanças está gastando muito tempo em tarefas operacionais?

Mapeie como seu time realmente está usando o tempo durante uma semana. Se mais de 40% está em contas a pagar, relatórios manuais e controles em planilha, há espaço para otimizar e liberar tempo para atividades estratégicas.

Qual é a relação entre alinhamento de estratégia e tempo dos profissionais de finanças?

Quando há desalinhamento entre o que a empresa precisa estrategicamente e o que o time financeiro realmente faz, mais tempo é gasto em tarefas operacionais. Realinhar a estratégia com os processos ajuda a liberar tempo para onde ele realmente agrega valor.

Empresas que reduziram tempo em transações conseguem fazer melhor suporte estratégico?

Sim. Quando o time financeiro passa a dedicar mais tempo à análise e suporte a decisões, a qualidade das recomendações melhora, assim como a rapidez com que informações críticas chegam aos tomadores de decisão.

O que acontece quando o time de finanças não tem tempo para decisões estratégicas?

A empresa perde a oportunidade de entender impactos financeiros reais antes de investir recursos. Decisões acabam sendo tomadas com informações incompletas, aumentando o risco de má alocação de recursos e perda de oportunidades de crescimento.

Planilhas manuais realmente consomem tanto tempo assim?

Sim. Criar, manter, atualizar e validar planilhas manualmente consome horas significativas por semana. Adicione correção de erros, consolidação de múltiplas fontes e preparação de relatórios, e você terá dias inteiros gastos em atividades que poderiam ser automatizadas.