Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve. Lewis Carroll
A frase popularizada pela obra Alice no País das Maravilhas ilustra bem a importância do Planejamento Estratégico empresarial.
Tudo começa por ele. O Planejamento Estratégico é peça chave nas ambições de médio e longo prazo das empresas e é uma ferramenta essencial de alinhamento com as lideranças e demais colaboradores.
No episódio #41 do Controller Cast convidamos Marcos Kayser que é mestre em filosofia e CEO da Scopi para discutir como fazer um Planejamento Estratégico, suas etapas, desafios e dicas para as empresas, de todos os tamanhos, traçarem planos de médio e longo prazo que gerem resultados.
Confira o episódio na íntegra abaixo ou ouça pelo Spotify:
Abaixo você confere um resumo dos pontos discutidos no episódio:
Os desafios na hora de criar um Plano Estratégico
Você dificilmente entraria em um avião sem que o piloto possua um Plano de Voo, certo?
Embora seja fácil concordar com essa afirmação, quando analisamos o cenário das empresas brasileiras fica claro que, na prática, o planejamento ainda é subestimado. De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), quase 60% das empresas decretam falência nos primeiros 5 anos e, a falta de planejamento, é um dos principais motivadores dessa estatística.
Planejar estrategicamente os objetivos de médio e longo prazo da empresa é fundamental para uma gestão saudável e para a manutenção da relevância da empresa em seu mercado de atuação.
No episódio Marcos Kayser traz alguns pontos que, em sua experiência apoiando milhares de empresa nesse processo, corroboram com essa dificuldade das empresas em planejar estrategicamente:
Falta da cultura de Planejamento
No Brasil ainda cultuamos a índole do “sair fazendo” nas organizações, focando na execução sem nem mesmo ter dedicado algum tempo para pensar e planejar quais ações possuem o maior potencial de atingir os resultados desejados.
O empreendedor, muitas vezes por não ter experiência em Gestão Estratégica, acaba focando em apagar os incêndios da operação, dando atenção ao urgente e negligenciando uma atividade importante como o planejamento de médio e longo prazo.
Marcos ainda reforça o quanto essa mentalidade custa caro por conta da repetição de erros operacionais e estratégicos, inibindo o crescimento da empresa e expondo a organização a riscos que poderiam ser mitigados no processo de planejamento.
Planejar dá trabalho
O Planejamento Estratégico envolve reservar a agenda do time de gestão para pensar os objetivos do negócio, olhar para o médio e longo prazo, levantar cenários hipotéticos (e se), olhar para fora e para dentro da organização buscando pontos fortes e fracos, delimitar um escopo e definir objetivos. Isso tudo dá trabalho, gera desconforto e leva tempo.
Por conta disso, é comum as empresas entenderem a atividade como burocrática e, principalmente se os resultados estão positivos, omitir o processo de planejamento e até mesmo entender este processo como exclusividade de grandes empresas, que possuem tempo e recursos para investir em planejamento.
Ninguém gosta de ser cobrado
Muitas vezes, gestores e até mesmo a diretoria, entendem o Planejamento Estratégico (e também o Orçamentário), como uma ferramenta meramente de cobrança em cima de seus resultados.
O Plano Estratégico na verdade deve ser visto como uma poderosa ferramenta de gestão, comunicação com o time e melhoria contínua da organização. Neste sentido, gestores e diretoria devem utilizar as informações geradas pelo planejamento e acompanhamento dos planos para aprender e melhorar os resultados tangíveis de suas áreas.
Se a mentalidade de cobrança for instaurada, podemos gerar atrito na adoção do processo e principalmente na criação de uma cultura de Planejamento onde os objetivos estratégicos façam parte do dia a dia do time.
Cultura do resultado de curto prazo
O resultado de um Planejamento Estratégico pode demorar para aparecer.
Por vezes a empresa passa meses ou anos planejando e acompanhando os planos até enxergar os resultados tangíveis do processo. Mas isso não significa que os ganhos e resultados não aconteçam antes.
Essa falta de feedback imediato dos esforços colocados na atividade de planejar pode gerar descrença em alguns gestores. Por isso é essencial o entendimento do tópico anterior, da importância do planejamento para a estratégia e o alcance dos resultados de médio e longo prazo de forma saudável.
Agora que entendemos a importância e os pontos que dificultam a adoção do Planejamento Estratégico, vamos entender o passo a passo para fazer um planejamento estratégico eficaz.
Como fazer um Planejamento Estratégico em 5 etapas
Quando entramos no “como” fazer um Planejamento Estratégico, não é preciso reinventar a roda. Marcos comenta da importância de utilizar um bom método e ferramentas já validadas no mercado para apoiar no processo, reduzindo tempo, esforço e riscos da iniciativa.
Partindo para a prática, Marcos traz 5 etapas para ajudar a criar um planejamento estratégico:
1. Diagnóstico
A frase socrática “conhece-te a ti mesmo” se aplica muito bem à gestão de uma empresa. O diagnóstico visa justamente conhecer a fundo o seu negócio e dar base para os próximos passos (logo, um diagnóstico mal feito pode comprometer os passos seguintes).
Nesta etapa a equipe deve se reunir e mapear as forças e fraquezas (olhando para o ambiente interno) e também as oportunidades e ameaças (olhando para o ambiente externo).
A ferramenta mais comum aplicada nesta etapa é a Análise SWOT, que você pode conhecer mais neste artigo.
2. Diretrizes Estratégicas
Nesta etapa, em conjunto com o passo anterior, devemos responder as perguntas: quem somos? e onde estamos?
Para ajudar a delimitar essa resposta, define-se:
- Missão: por que existimos? A finalidade e o objetivo fundamental pelo qual a empresa faz o que faz.
- Visão: para onde vamos? Qual futuro é desejado e alinhado com a empresa?
- Valores: como devemos ser? Quais os princípios e valores comum devem ser balizadores na tomada de decisão, nos comportamentos, nas contratações etc.
Você pode conhecer mais sobre Missão, Visão e Valores neste artigo.
Outra ferramenta poderosa que pode ser aplicada nesta etapa é o Canvas do Modelo de Negócio, entendendo os quadrantes que compõem a geração de valor de sua empresa.
Você pode conhecer mais sobre Canvas neste artigo.
Ao final desta etapa, também devemos sair com o Mapa de Objetivos Estratégicos da organização, com uma visão clara e objetiva do desdobramento da Missão e Visão, respeitando os valores da empresa. Você pode conhecer mais sobre Mapas Estratégicos neste artigo.
3. Metas e Indicadores
As Metas e Indicadores irão compor o desdobramento dos Objetivos Estratégicos para o nível tático e operacional da empresa.
Neste passo tornamos mais tangível o estratégico, distribuindo e acompanhando os indicadores e metas junto aos colaboradores. Essa etapa, em conjunto com o Orçamento Empresarial, é fundamental para evitar um abismo entre a estratégia e a gestão.
Você pode conhecer mais sobre a Definição de Metas e Indicadores neste artigo.
Com os passos dois e três, conseguimos responder: para onde vamos? O próximo passo é entender como vamos?
4. Processos e Projetos
Neste passo partimos para a criação dos Planos de Ações necessários para atingir as Metas e Indicadores que foram definidos no passo anterior.
Cada ação deve se tornar um Projeto ou um Processo:
- Projetos: possuem começo, meio e fim bem definidos em um espaço de tempo. Exemplo: implantar um ERP até Fevereiro.
- Processos: são atividades que se repetem sob determinada circunstância ou espaço de tempo, não possuem início e fim definidos. Exemplo: contas a pagar e receber,
O Plano de Ação deve estar vinculado aos planos estratégicos e conter datas de entregas e responsabilidades. Você pode conhecer mais sobre o Plano de Ação neste artigo.
5. Acompanhamento e controle
Tão importante quanto planejar, é acompanhar com regularidade os planos.
Neste passo Marcos traz dicas bem práticas: realizar reuniões mensais de avaliação dos planos (com os sócios e diretoria) e reuniões semanais com a equipe de cada área da empresa para entender o atingimento das metas estabelecidas.
Para evitar um erro comum que citamos no início, é essencial não transformar as reuniões de acompanhamento em reuniões de cobrança apenas. A melhoria contínua deve ser fomentada pelo aprendizado em cima dos desvios utilizando, por exemplo, a metodologia FCA (Fato, Causa e Ação) para mapear causas raízes e ações para retomar o desempenho esperado.
Você pode conhecer mais sobre a Metodologia FCA neste artigo.
Quem deve ser o protagonista do Planejamento Estratégico da empresa?
Neste tópico não há como fugir da responsabilidade das lideranças. Uma cultura de planejamento estratégico só é criada e enraizada por meio do exemplo prático das lideranças.
Marcos cita que essa postura de exemplo não se cria apenas com a iniciativa de implantar o Planejamento Estratégico, mas também na atitude de utilizar as saídas do processo (visão, objetivos estratégicos, metas etc) para balizar a tomada de decisão no dia a dia. Se as premissas e definições são ignoradas no dia a dia da empresa, todo o Plano Estratégico perde credibilidade.
Para uma cultura forte de gestão estratégica, os níveis táticos e operacionais precisam entender o papel de cada departamento na construção dos objetivos estratégicos. Uma boa forma de também fazê-los protagonistas do processo é com as metas individuais e também um plano de recompensas bem elaborado.
Por último, a etapa cinco (acompanhamento e controle) citada anteriormente, com as reuniões regulares e aprendizado contínuo, é essencial para trazer o pensamento estratégico para a rotina da empresa.
Qual a função da controladoria no Planejamento Estratégico da empresa?
A controladoria tem papel fundamental não apenas na etapa de criação do Planejamento Estratégico como também no acompanhamento e controle do mesmo.
Durante a criação do Planejamento Estratégico a função da controladoria é embasar a diretoria e gestores com informações e análises econômicas e financeiras do cenário atual da empresa (quem somos?) e dos cenários planejados (para onde vamos?), ajudando a reduzir riscos e potencializar oportunidades que poderiam passar despercebidas.
Concluída a elaboração do Planejamento Estratégico, a principal função da controladoria é desdobrar o Plano Estratégico em um Orçamento empresarial, tangibilizando as metas e os planos de ações em um plano financeiro.
Nas etapas de Acompanhamento e Controle a função da controladoria também passa por prover informações e análises mas, para tornar-se ainda mais estratégica, o controller pode aproveitar para levantar os principais desvios no orçamento (Planejado vs Realizado), apoiar o time na aplicação do FCA nas rubricas do orçamento e na melhoria contínua dos resultados financeiros.
Gostou da conversa? Ela continua no Controller Cast e você pode ouvir aqui ou pelo Spotify.
Se você ainda não conhece, o Controller Cast é um podcast onde discutimos temas de Finanças e Controladoria ou de interesse dessas áreas, trazendo ideias e exemplos práticos. Tudo por meio de entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença no mercado.