Fui coerente com as minhas necessidades? Priorizei as áreas que poderão me oferecer os melhores resultados? Estou contribuindo para o cumprimento do planejamento estratégico do meu negócio? Mantive os pés no chão? Meus funcionários entenderam a missão e estão engajados? Essas são algumas das perguntas que os profissionais responsáveis pelo financeiro devem fazer se quiserem elaborar um orçamento empresarial eficiente.
Quem usa essa ferramenta precisa seguir uma disciplina e uma estratégia para que ela seja realmente efetiva. Compilar os dados do passado com precisão é importante, porém, é essencial saber o que fazer com eles depois. Para isso, é necessário analisar de maneira criteriosa as informações que foram reunidas e poder contar com a colaboração de todos. Só assim, é possível chegar a um resultado que realmente faça sentido para o futuro da empresa.
Falando parece fácil, mas você realmente sabe como fazer um budget eficiente? Independentemente da sua resposta, nós temos 5 dicas essenciais para você começar ou aprimorar a forma de elaborar o orçamento da sua empresa. Siga com a gente e confira!
5 dicas de como fazer um budget eficiente
Um dos segredos para conseguir elaborar um orçamento coerente e que faça sentido para a realidade da empresa é ouvir e saber olhar para dentro de casa, entendendo que as pessoas que vivem o dia a dia da empresa podem contribuir, e muito, para o processo. Saber a parte técnica de como fazer um budget ajuda, porém, entendemos que somente isso não é suficiente.
Então, olhando para a parte prática, separamos 5 dicas para fazer orçamento que podem ser seguidas por todo mundo. Confira!
1 - Envolva as pessoas na elaboração do orçamento
Um dos pontos mais importantes ao realizar um orçamento empresarial é envolver todas as pessoas que responderão por ele. Esse procedimento é conhecido comoorçamento participativo,orçamento descentralizadoouorçamento colaborativo.
São inúmeros os motivos para que sua empresa faça isso. Primeiro, adiretoria sozinha não tem como saber a real necessidade de recursos e a capacidade de entregar valor de cada área. E, segundo, é muito mais provável conseguir o engajamento de seus gestores em um plano definido por eles do que por um orçamento imposto.
Imagine um exemplo de orçamento empresarial que determina um montante para uma área estratégica pensando ser satisfatório, mas sem conhecer de perto a realidade daquele setor. Os funcionários, sabendo das dificuldades, alertam que é pouco e que os valores não serão suficientes para que a empresa atinja seus objetivos como achou que conseguiria.
Aos gestores, cabe a tarefa de sentar, ouvir, entender o que seus profissionais estão falando e fazer os ajustes com base nessas percepções. Além da parte da eficiência, essa atitude tem ainda um efeito psicológico, pois as pessoas se sentirão parte do processo, tornando-se mais engajadas nos resultados.
2 - Seja conciso, mas não desleixado
Todos sabemos que quanto maior o nível de detalhamento da informação, melhor o embasamento para a tomada de decisão. Porém, é necessário tomar cuidado para não exagerar no detalhamento e tornar a tarefa de montar o orçamento extremamente difícil.
Se a sua empresa possui, por exemplo, uma cadeia de vendas muito ramificada ou uma linha de produtos muito diversificada, pode ser difícil para seus vendedores realizarem uma estimativa de vendas muito detalhada, principalmente se a sua empresa depender de fatores externos, como as tendências da moda ou do clima.
Busque encontrar o equilíbrio entre o detalhamento suficiente para análise e a praticidade para elaboração do orçamento. Muitas vezes, agrupar contas é uma solução, como gastos com alimentação. Você não precisa especificar por lanche, café, almoço e janta. Eles podem ficar em uma mesma categoria.
Por outro lado, custos de produção já precisam ser um pouco mais detalhados, pois devem refletir com precisão os gastos da empresa com a operação. Mas ainda assim é necessário coerência e concisão. Você pode tentar agrupar o máximo possível de dados em apenas uma categoria, mas é importante deixar claro o entendimento do que cada item representa.
3 - Tenha premissas claras e definidas
Deixe bem claro para seus gestores quais são as orientações e limitações do orçamento. Isso ajuda o trabalho deles na hora de planejar e evita que sejam necessárias as famosas rodadas derevisão orçamentária, porque o resultado orçado não ficou viável.
Deixe claro, por exemplo, quando uma área tem limitação de crescimento. Veja o caso do setor de vendas. Em realidades com muitos concorrentes, é difícil propor uma expansão de mercado muito agressiva. Tendo essa informação em mãos, os gestores podem definir outras prioridades, como a renovação do maquinário para melhorar a qualidade da produção ou o desenvolvimento de novos produtos para compor o mix da empresa.
4 - Crie cenários e faça simulações
O orçamento, como já vimos antes, é uma ferramenta bastante útil e eficiente. Em nada tem a ver com adivinhações e dons futurísticos. Ainda assim, não é possível conhecer todas as variáveis externas para ter um orçamento 100% preciso. Portanto, criecenáriosbaseados nas principais premissas de seu negócio e tenha planos alternativos caso um desses cenários não se realize.
Se a sua empresa é uma indústria que exporta ou então utiliza matéria-prima importada, faça simulações e crie cenários com diferentes variações cambiais. Se for uma empresa de serviços que tenha a maior parcela das despesas baseada em pessoas, faça simulações da folha de pagamento utilizando, por exemplo, salários fixos e variáveis. Tenha planos prontos tanto para as situações possíveis quanto para as prováveis.
Assim, sua empresa estará mais preparada para diferentes cenários, não sendo pega de surpresa quando o dólar começar a subir repentinamente ou quando o valor do petróleo despencar. Como falamos, não é possível saber o que, de fato, vai acontecer, mas você pode saber o que precisa fazer caso algumas variáveis se confirmem.
5 - Vincule o orçamento ao planejamento estratégico
A exemplo doorçamento empresarial, o planejamento estratégico é um instrumento poderosíssimo e de extrema importância na organização.E é essencial que eles conversem, pois os objetivos e metas criados no plano devem estar perfeitamente alinhados com a capacidade econômica da organização.
Imagine que uma empresa define no planejamento estratégico que, em um ano, deseja aumentar em 20% a participação no mercado. Isso exige alguns investimentos, principalmente em marketing e vendas, que são os setores responsáveis por garantir a divulgação e o contato mais direto com os possíveis clientes.
Mas aí, na hora de executar esse planejamento, os gestores dessas duas áreas percebem que o orçamento estipulado não é capaz de proporcionar o salto que a empresa deseja. O avanço possível, diante deste cenário, tem que ser muito mais modesto que o pretendido.
Assim, a empresa tem duas alternativas. Ela pode rever o orçamento e aumentar o aporte para essas áreas ou pode mudar o planejamento, adequando-se à realidade financeira e colocando os pés no chão. Nos dois casos, haverá retrabalho para as equipes e uma demora em colocar as atividades em andamento.
O certo mesmo seria, desde o começo, alinhar as expectativas do estratégico e do financeiro, ou seja, planejar somente aquilo que se é capaz de executar. Isso porque existe o tempo perdido, muitas vezes um prejuízo e o trauma de ter que lidar com essa situação. Para fechar essa nossa lista, deixamos aqui duas últimas orientações: em caso de dúvidas, procure sempre um especialista no assunto; e a Treasy está sempre aqui para ajudar você a montar o seuorçamento. Tanto é que desenvolvemos a Metodologia Treasy de Gestão Orçamentária.
Para explicá-la de forma simples, fizemos o webinar 5 passos para eliminar o abismo entre a estratégia e a execução.Nele, o nosso CEO, Gilles B. de Paula, mostra desde a importância de ter um orçamento até quando se faz necessária uma revisão desse orçamento, passando pelo planejamento orçamentário e a gestão propriamente dita. Acesse agora mesmo clicando na imagem abaixo:
Concluindo
Ficou claro que realizar um orçamento coerente está nas suas mãos e não é um bicho de sete cabeças, certo? Basta você entender que precisa ter a disciplina necessária, fazer as análises corretas e ter os pés no chão. O essencial é entender que orçamento deve refletir o passado, porém, também precisa expressar o momento que sua empresa vive hoje.
Portanto, esteja sempre atento aos números externos e internos, ouça sua equipe, leia jornais, converse com outros empresários, enfim, corra atrás de informação para lidar com todas as situações pelas quais seu negócio possa passar. Os melhores exemplos de orçamento empresarial eficiente levam tudo isso em consideração.
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*Este artigo foi atualizado em 26/09/2018