Sua empresa está funcionando relativamente bem em termos de operação, mas você sente que as coisas poderiam ser melhores. Às vezes, um projeto leva tempo demais para ser concluído ou reuniões parecem se estender por horas sem que algo seja definido. A sensação que dá é que sua empresa está trabalhando cada vez mais, mas não está conseguindo alcançar os resultados desejados. É como tentar fazer um carro sair da lama: quanto mais você acelera, mais o carro vai afundando. Você já teve aquele tipo de sonho que precisa correr, mas quanto mais corre, menos sai do lugar? É mais ou menos assim que muita empresa se vê, especialmente hoje em dia, em que o quadro de trabalho está cada vez mais enxuto. Na corrida pela competitividade é comum vermos organizações tendo seus funcionários trabalhando mais e produzindo menos, quando o cenário ideal seria o contrário. Isso acontece porque existe uma diferença entre trabalhar mais e trabalhar melhor. O fator determinante para isso está na produtividade. Para que sua empresa pare de patinar da lama e consiga sair do lugar, veja as dicas que separamos para ajudá-lo a melhorar a produtividade.
Primeiro: como anda a produtividade no trabalho?
Algo que gostamos de frisar aqui no blog é que nenhuma decisão é tomada baseada em achismos. Dizer “eu acho que minha equipe de desenvolvimento de produto não é produtiva” não diz nada. Para acabar com esse “eu acho que”, só existe uma saída: baseie-se em números (afinal, números não mentem).
Então, a primeira ação a tomar é medir a quantidade de horas que uma tarefa leva para ser executada. Pode ser que determinada atividade na sua empresa esteja engessada ou esteja passando por etapas desnecessárias que a façam levar mais tempo. A fim de resolver isso, converse com seus colaboradores e veja o que eles acham que pode ser melhorado. Para você ter uma noção da importância de analisar em quais atividades o tempo está sendo gasto, o APQC (órgão de autoridade mundial em benchmarking, melhores práticas e melhorias de processos)realizou uma pesquisa com mais 832 empresas (dos mais diversos portes e países), na qual levantou o que os profissionais de finanças realmente fazem durante um dia comum de trabalho. Os resultados foram surpreendentes: independentemente do tamanho da empresa, cerca de metade do tempo das equipes de finanças é gasto em processamento de transações, conforme você pode ver no gráfico: Isso significa que em uma semana normal de trabalho, equipes muito bem pagas de controladoria e finanças estão gastando o equivalente ao início da manhã de segunda até o horário de almoço de quarta-feira, garantindo que as contas estejam sendo pagas e que os clientes recebam suas notas, além de conferindo se o trabalho da contabilidade está sendo feito corretamente, entre muitas outras tarefas que mantém o dinheiro em movimento dentro da empresa. Quando o time financeiro gasta mais de 50% do tempo em transações operacionais – somando o tempo adicional para manter controles internos, planilhas e relatórios – não sobra muito tempo para se dedicar a suportar a tomada de decisão da empresa. Exatamente isso que pode estar ocorrendo na sua organização, mas se uma análise das atividades não for feita, ficará difícil chegar a essa conclusão e identificar os pontos de melhoria da produtividade. Além disso, antes de partir para o aumento de produtividade propriamente dito, se possível, veja como colaboradores diferentes executam a mesma tarefa e analise a média de tempo levada por eles. Assim será possível trabalhar em pontos de gargalos para que a ação seja executada mais rapidamente. Outra maneira de avaliar como anda a produtividade na empresa é comparar o Planejado com o Realizado. Ao terminar um projeto, veja se tudo ocorreu da forma que estava previsto, se o tempo que a tarefa levou para ser finalizada está dentro do escopo. Caso a equipe tenha atingido 75% do que foi planejado, podemos considerá-la como produtiva. Observe também o retrabalho. Se suas equipes têm que refazer constantemente suas tarefas, é porque algo está errado (pode ser falha na comunicação) ou estão usando ferramentas inadequadas. Por exemplo, se sua equipe financeira faz tudo em planilhas, mas precisa conferir dado por dado lançado, conferir as fórmulas, recriar gráficos, talvez seja a hora de pensar em algum software para automatizar, certo?
Como melhorar a produtividade?
Bom, você já sabe que precisa melhorar a produtividade no trabalho. Para responder à pergunta e te ajudar nesse caminho, separamos algumas dicas:
#01: Determine metas e objetivos estratégicos para cada equipe
Não adianta, sem ter umametaninguém vai saber o que precisa ser alcançado. Por consequência, ninguém vai dar à atividade a atenção que ela merece. A dica para isso é estabelecer metas Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas e Temporizáveis. Traduzindo: estamos falando das metas SMART:
- S – Específicos (Specific): as metas devem ser formuladas de forma específica e precisa;
- M – Mensuráveis (Measurable): as metas devem ser definidas de forma a poderem ser medidas e analisadas em termos de valores ou volumes;
- A – Atingíveis (Attainable): a possibilidade de concretização das metas deve estar presente, ou seja, devem ser alcançáveis;
- R – Realistas (Realistic): as metas não devem pretender alcançar fins superiores aos que os meios permitem;
- T – Temporizáveis (Time-bound): as metas devem ter prazo e duração definidos.
Um exemplo de meta SMART seria:
- Aumentar em 30% as vendas do produto A pela internet em três meses.
Além do estabelecimento das metas, quando falamos em como melhorar a produtividade da empresa temos que tratar de objetivos estratégicos. Uma metodologia bastante útil para isso é a conhecida por OKR (Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados-Chave em português). Trata-se de um modelo de gestão de metas focado em resultados, sendo executado, por isso, com maior agilidade (garantindo o aumento de produtividade). Os OKRs geralmente referem-se a um período de 3 meses, sendo que:
- Objetivos são onde se quer chegar e
- Resultados-Chave indicam os resultados que comprovarão se estamos chegando nos objetivos definidos (ou seja, como iremos medir?).
Utilizando o exemplo anterior, nosso objetivo é o de Aumentar em 30% as vendas do produto A pela internet em três meses.. Como saber se estou chegando lá? Para responder à pergunta, podemos definir alguns resultados-chave como:
- Criar um blog e postar diariamente conteúdos sobre o produto;
- Criar um perfil no Instagram e fazer publicações diárias;
- Postar nas redes sociais 7 vezes na semana.
Percebe que para esses OKRs podemos, então, definir tarefas para a equipe de marketing? Assim, ao invés de os profissionais se preocuparem com outras ações, eles irão focar seus esforços para dar conta dos Resultados-Chaves que garantirão o cumprimento dos objetivos estratégicos.
#02: Invista em treinamento
O aumento de produtividade tem a ver, também, com a capacitação da sua equipe. Por isso, dedique uma verba para treinamentos, sejam eles realizados interna ou externamente. Em um primeiro momento, capacitação de funcionários pode ser vista como umgasto ao invés de um investimento. Lembre-se que nenhum colaborador será produtivo se não estiver preparado para atender sua função ou trabalhar em um determinado projeto. Investir em treinamento hoje significa não ter que gastar dinheiro amanhã para consertar erros.
#03: Melhore a comunicação interna
Uma das barreiras para a produtividade está na falta de comunicação entre setores e colaboradores. Especialmente quando falamos da relação de líderes e liderados, uma comunicação falha resulta em profissionais menos produtivos, além de mais insatisfeitos. Imagine um líder que não comunica aos seu time suas metas e objetivos estratégicos. Ou que não explica o que espera de um determinado projeto. Ou, ainda, imagine colaboradores de uma mesma área que não trocam conhecimento e ideais. Tudo isso é um entrave para a produtividade, pois além de fazer cada um rumar para um lado, acaba criando aquela pulga de “para que eu estou fazendo isso? Para que vai servir tal coisa?”. Por isso, invista em canais de comunicação (murais, e-mails, intranet, rede social corporativa etc.) e incentive a cultura do diálogo. Uma dica é estabelecer um dia e um horário na semana para troca de ideias e para estabelecimento/acompanhamento de metas.
#04: Automatize tarefas
Erros e retrabalhos têm uma queda considerável quando tarefas são automatizadas. Imagine que você controle o fluxo de caixa em uma planilha e Demonstrativo de Resultados de Exercício em outra. Já parou para pensar que as duas coisas poderiam ser controladas de maneira muito mais rápida e segura se você pudesse contar com um software? Quanto tempo você ganharia eliminando trabalhos manuais ou retrabalho? Muitas empresas ainda enxergam investimento em tecnologia como um entrave, pois a implantação demanda um tempo que pode afetar a produtividade de colaboradores em um primeiro momento. No entanto, lembre-se de pensar em médio prazo e de analisar o quanto sua empresa vai ganhar, daqui a uns meses, com a automatização de determinada tarefa. Além disso, fornecer aos funcionários as ferramentas e os equipamentos certos é importante para que eles possam desempenhar suas funções com eficiência e com mais produtividade.
#05: Elabore planos de ação
Não tem nada pior - e menos produtivo - do que trabalhar com aquela sensação de “onde estou e para onde vou?”. Lembra das metas e objetivos estratégicos? Você vai concordar que não adianta ter tudo bem definido, respeitando a regra SMART, se não foi estabelecido quem fará o que, em que prazo, como tal atividade será feita e assim por diante. Uma excelente ferramenta para isso é o Plano de Ação, que permitirá a elaboração de um cronograma de ações. A beleza dos planos de ação é que eles podem ser criados em quadros, em papéis e em planilhas, e devem responder às perguntas conhecidas como 5W2H: Os 5W:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
Os 2H:
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
Se você preferir fazer o Plano de Ação em planilha, desenvolvemos uma bem simples de usar que vai te ajudar bastante. É só clicar no banner a seguir para fazer o download gratuito:
#06: Reconheça os colaboradores
Não tem jeito: não tem como aumentar a produtividade sem trabalhar com a motivação. De modo geral, todos nós queremos ser recompensados e valorizados pelos nossos esforços. Feedbacks positivos são sempre muito bem-vindos, mas sabemos que no mundo real a motivação precisa também tocar no bolso. Sabe as metas que você definiu lá no início? Então, se você pensar em uma maneira de recompensar a equipe por um alto desempenho durante o ano, deixando bem claro as regras da recompensa, com toda certeza os colaboradores ficarão muito mais comprometidos e serão mais produtivos. Você pode elaborar um plano de aumento salarial ou, até trabalhar com distribuição de lucros em programa como PPR ou PLR. Seja qual for a sua opção, não esqueça de que a produtividade no trabalho está diretamente relacionada com o reconhecimento dos colaboradores. Por isso, procure sempre mostrar a eles o quão importante são para o crescimento da empresa.
#07: Dê valor à Gestão do Tempo
A busca em como melhorar a produtividade da empresa vai, sem sombra de dúvidas, passar pelo Gerenciamento do Tempo. Como o nome sugere, Gestão do Tempo trata de organizar e planejar a quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do seu dia. A Gestão de Tempo possibilita que mais tarefas sejam executadas em menos tempo, com menos erros e com foco no que realmente importa. Tem como não ser mais produtivo assim? Se você se interessar pelo assunto, recomendamos fortemente que leia Estratégias para uma Gestão do Tempo eficaz: aprenda a fazer um Gerenciamento do Tempo que atue a seu favor.
Para encerrar: como fazer mais com menos? (dica final)
Já que o tema central deste post é como melhorar a produtividade no trabalho aí da sua empresa, e após darmos algumas dicas, queremos encerrar com chave de ouro. Para isso, separamos um material bem legal, que traz insights práticos para trabalhar de forma mais produtiva e eficiente em áreas como:
- Planejamento;
- Controladoria;
- Financeiro;
- Administrativo;
- Projetos;
- Processos;
- Marketing.
Se você tiver interesse, assista ao Webinar sobre produtividade: como tornar seu time mais ágil clicando a seguir:
