Independentemente do nível de maturidade do orçamento da empresa, o achismo ou a adivinhação não são bons conselheiros para administrar um negócio. E nem que os bons resultados vão aparecer em um passe de mágica. Por isso que a gestão de uma empresa precisa ser levada a sério em todos as etapas, entre elas o desenvolvimento do budget e forecast.
Porém, não é raro vermos discussões sobre a eficiência do desenvolvimento desse processo em várias organizações, especialmente entre profissionais de planejamento e finanças. É muito comum, em debates sobre o tema, alguém falando que ele é inflexível, inoperante e até mesmo supérfluo somente por ser tradicional. Mas será que é isso mesmo?
Neste artigo, vamos mostrar para você que não é bem assim e que fazer o orçamento é algo indispensável para o alcance de bons resultados. Então, vamos lá?
O que é budget e forecast?
Budget e forecast são coisas diferentes, mas complementares. Budget significa um orçamento estático, que quer dizer o planejamento de metas, despesas, custos e gastos em um período de exercício específico. Já forecast é a o ajuste deste orçamento sempre que necessário. Esses termos começaram a serem usados no Brasil a partir da presença cada vez maior das multinacionais.
Mas, aí, você pode me perguntar: se ele é estático, como vai ser revisado? Bom, é que funciona assim: a empresa define o orçamento para um determinado período e, com o passar do tempo, vai comparando ele com o que foi executado. Caso seja necessário, são feitos ajustes para que o número inicial seja cumprido, porém, sem que o valor total do orçamento seja alterado.
Imagine uma empresa que estabeleceu como budget para o RH o valor de R$ 120.000 ao ano. Isso significa que estamos falando em uma média de R$ 10.000 por mês. Vamos supor que até o sexto mês já tenham sido gastos R$ 84.000. Para o restante do período sobram apenas R$ 36.000. É aí que entra o ajuste (forecast). A quantia mensal passa para R$ 6.000, ou seja, R$ 4.000 a menos para ser gasto. Perceba que mudou apenas a divisão e não o número final.
Nessa discussão, o problema está, muitas vezes, em como e para qual objetivo as empresas utilizam o budget e forecast. É preciso que essas definições estejam bem ajustadas, pois somente assim é possível colher os resultados esperados.
A realidade nas empresas em relação ao budget e forecast
Uma pesquisa da KPMG, prestadora de serviços financeiros global, ouviu organizações de vários portes e segmentos e profissionais de média e alta gestão da área financeira para entender como é o processo orçamentário dentro de suas empresas. A partir do estudo, foi possível destacar algumas perguntas e respostas que vão nos ajudar a desmistificar vários pontos sobre o processo orçamentário e a crença de que o modelo tradicional não é eficaz.
1 - Qual o principal motivo de se ter budget e forecast financeiro?
No estudo, 53% das empresas entrevistadas responderam que o principal motivo de investir tempo e energia na criação e gestão do budget para a empresa é garantir o planejamento estratégico financeiro. As outras 47% citaram motivos como medir a performance da organização, assegurar o controle financeiro, fornecer apoio na tomada de decisão e, ainda, auxiliar na estratégia de precificação.
Sabemos que o orçamento empresarial tem utilidade para tudo isso (e vários outros pontos), mas perceba que aqui a pergunta realizada pela consultoria para as empresas foi: qual o principal motivo considerado? Então, deu para perceber que sem um budget financeiro é praticamente impossível fazer uma gestão empresarial eficiente, certo?
2 - Qual o método utilizado para o desenvolvimento do budget e forecast?
Nesse ponto, 95% das empresas disseram que utilizam o método tradicional para a gestão do budget e forecast, no qual as receitas e despesas são listadas e o resultado é conferido somente ao final do período. Quando falamos de método tradicional, vale reforçar que a pesquisa não está se referindo a metodologias ou ferramentas específicas, como o orçamento matricial ou orçamento base zero, mas, sim, à forma de realizar o processo.
As demais responderam que fazem a gestão do budget e forecast de formas não tradicionais. Nesses casos, não estamos falando de métodos revolucionários, mas daqueles orçamentos que ficam somente na cabeça do dono do negócio, mais comum em empresas de pequeno porte.
Por um lado, o tipo de orçamento não tradicional acaba tendo sucesso, pois é desenvolvido por uma pessoa que entende bastante do negócio, ponto fundamental para um bom planejamento alinhado ao budget. Mas, por outro lado, a retenção de informação acaba sendo um risco enorme para a empresa, porque se acontecer algo com este empreendedor, o orçamento vai junto com ele. Documentar o orçamento empresarial é algo muito importante.
Quais demonstrativos devem ser orçados?
Cerca de 90% das empresas afirmaram que confeccionam o DRE Projetado (Demonstrativo de Resultado do Exercício Projetado) com as informações orçamentárias e apenas 60% responderam que fazem a Projeção de Fluxo de Caixa ou de Balanço Patrimonial, além do DRE.
Se partimos do princípio que a informação mais importante para os acionistas é a criação de valor da companhia, por que deixar as projeções do balanço patrimonial e do fluxo de caixa fora do orçamento? Ao agir assim, é muito provável que o budget e forecast estejam sendo usados para sua pior função, que é o de ser bola de cristal.
Isso porque as empresas estão mirando apenas o resultado final e não o meio do caminho, que, nesse caso, são os documentos com as informações que ajudam os gestores a fazerem um planejamento período por período.
Dificilmente vamos acertar 100% ao fazer o orçamento, por isso que o budget sempre vem acompanhado do forecast. Qualquer alteração no resultado esperado ao se comparar o orçado com o realizado pode ser resolvida com uma boa revisão. Mas o que se vê, normalmente, é uma grande preocupação em criar versões, controlar e bater os dados, deixando de lado a parte de entendimento da análise financeira e o foco no resultado (ROE), que é o que realmente importa.
Não podemos deixar de lado a essência do budget, que é a de mostrar se a empresa vai ganhar com a projeção, e utilizar o forecast para refletir as mudanças de mercado.
Conhecimento é essencial para fazer um budget e forecast eficaz
Sabemos que na gestão empresarial não existe bola de cristal e que cada negócio é diferente dos demais. Sendo assim, é de extrema importância que o administrador esteja sempre buscando mais conhecimento para se aprofundar. Uma dica é buscar sempre conteúdos que possam agregar novas informações ao que você já sabe, como os oferecidos pela Treasy.
Como eles vivem o mundo do planejamento e da gestão orçamentária ― o nosso assunto neste artigo ―, estão sempre desenvolvendo materiais que possam ajudar os empresários no dia a dia dos seus negócios. Hoje, indico para você o webinar 5 passos para eliminar o abismo entre a estratégia e a execução, apresentado pelo CEO e fundador da Treasy, Gilles B. de Paula.
Nele, você vai entender desde a importância de ter um orçamento até quando se faz necessária uma revisão desse orçamento, passando pelo Planejamento Orçamentário e a gestão propriamente dita. Para acessar, é só clicar na imagem abaixo e fazer o download gratuitamente.
Concluindo
A missão que eu pretendi passar aqui é: utilize as ferramentas financeiras da sua empresa da melhor maneira possível, sempre com inteligência e com base em dados. Um erro nessa análise pode ser fatal para o negócio. Se a empresa que citei no exemplo do artigo não fizesse o forecast, certamente teria estourado seu budget, enfrentando sérios problemas para equilibrar as contas.
Espero que o conteúdo tenha sido útil e que você fique à vontade também para compartilhá-lo com seus colegas. E continue acompanhando o blog da Treasy, pois a equipe publicada artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro semanalmente, além de disponibilizar materiais gratuitos para download, como modelos de planilhas, white papers e e-books.
Sobre o Autor
Este artigo foi escrito por Felipe Mengatto Peregrina especialmente para os leitores do Blog do Treasy. Atuando há mais de 5 anos na área de Controladoria e Finanças, Felipe, natural de Piracicaba (SP), é graduado em Administração de Empresas pela Faculdade Salesiana Dom Bosco. Durante sua formação, sempre direcionou seu foco de atuação para as finanças corporativas, área pela qual tem verdadeira paixão.