Os dados contábeis são a base do trabalho do controller, que dá suporte nas tomadas de decisão da gestão. Por isso, a controladoria fica de olho no planejamento orçamentário e sua execução. Uma das grandes dores em relação às compras é o cartão corporativo e a gestão de suas operações. Criar boas práticas de uso dos cartões corporativos é essencial para uma análise precisa e de qualidade da contabilidade da organização.
Para entender melhor isso, no episódio #29 do Controller Cast convidamos pra um bate papo o Rodrigo Tognini, CEO e Cofundador da Conta Simples, uma conta Digital PJ corporativa 100% digital.
Se você ainda não conhece, o Controller Cast é um podcast onde discutimos temas de Finanças e Controladoria ou de interesse dessas áreas, trazendo ideias e exemplos práticos. Tudo por meio de entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença no mercado.
Confira os principais tópicos que conversamos com Rodrigo:
Experiência e trajetória empreendedora do Rodrigo, que está na sua segunda Startup
Como foi o programa de aceleração na YCombinator (maior aceleradora do mundo por onde já passaram empresas como Airbnb, Dropbox e Rappi
As dores comuns do empresário que esta iniciando e precisa abrir conta PJ;
As armadilhas do cartão corporativo
As dores de quem precisa gerir o cartão corporativo
Como não perder a visibilidade das despesas
Como gerir os desembolsos por departamento
Como especificar limites de uso no cartão de crédito corporativo
Quando é o momento de partir para um cartão corporativo e quais os principais pontos de atenção para o empreendedor
Perguntas frequentes
O que são boas práticas de cartão corporativo?
São processos e regras que sua empresa estabelece para usar cartões corporativos de forma controlada e rastreável. Inclui definir limites por pessoa, categorizar despesas, exigir comprovantes e revisar extratos regularmente. O objetivo é manter visibilidade total das despesas e evitar que o cartão vire uma caixa preta contábil.
Por que o cartão corporativo complica a gestão financeira?
Porque é fácil perder o rastro. Múltiplas pessoas usando o mesmo cartão, compras sem documentação clara, despesas que chegam semanas depois — tudo isso torna o fechamento do mês mais lento e deixa brechas para erros contábeis. Se você não tem regras, o cartão vira mais um problema do que uma solução.
Qual a diferença entre cartão corporativo e reembolso de despesas?
No cartão corporativo, a empresa paga a despesa na hora (o banco cobra depois). No reembolso, o funcionário paga com seu dinheiro e a empresa devolve depois. Cartão é mais rápido operacionalmente, mas exige controle melhor. Reembolso deixa a rastreabilidade mais clara, mas cria fluxo burocrático.
Como definir limites de gasto no cartão corporativo?
Estabeleça limites por pessoa de acordo com seu nível hierárquico e necessidade de compra. Um gerente pode ter R$ 5 mil de limite mensal, um diretor R$ 15 mil. Defina também limites por transação: uma compra isolada não pode exceder um valor pré-aprovado. Isso reduz riscos e força uma segunda aprovação para gastos maiores.
Quem deve ter acesso ao cartão corporativo?
Apenas pessoas que precisam fazer compras regulares em nome da empresa. Não é para todos. Avalie: o funcionário faz compras recorrentes no seu trabalho? Se não, use reembolso. Quanto menos pessoas com cartão, menor a complexidade de controle.
Como garantir que as despesas do cartão fiquem visíveis no fechamento mensal?
Integre o cartão corporativo com seu sistema de gestão financeira ou com um software que leia automaticamente os extratos. Exija que cada gasto seja categorizado no mesmo dia ou na semana seguinte. Deixe claro: não há fechamento de mês sem que todas as despesas do cartão estejam classificadas.
O que fazer quando um funcionário usa o cartão corporativo para despesa pessoal?
Estabeleça uma política clara desde o início: cartão corporativo é só para despesas da empresa. Se ocorrer, o funcionário deve reembolsar a empresa na próxima folha de pagamento ou via desconto. Documente a ocorrência. Se for recorrente, pode ser motivo para retirar o cartão e usar reembolso em vez disso.
Qual é o momento certo para sua empresa começar a usar cartão corporativo?
Quando você tem pelo menos 3 a 5 pessoas fazendo compras regulares em nome da empresa. Antes disso, reembolso é mais simples. Também depende de volume: se você faz 5 compras por mês, cartão adiciona complexidade; se faz 50, vale a pena.
Como gerir despesas de cartão corporativo por departamento?
Use categorias ou centros de custo. Se você tem departamento de Marketing, TI e Administrativo, cada gasto do cartão deve ser atribuído a um deles no momento da categorização. Isso permite saber quanto cada área gastou e identificar desvios de orçamento por departamento.
Por que documentação (nota fiscal, comprovante) é essencial com cartão corporativo?
Sem comprovante, não há como auditar. A nota fiscal justifica a despesa perante a receita federal (importante para dedução fiscal), e o comprovante de pagamento prova que a transação foi legítima. Sem documento, fica difícil até reembolsar a empresa se alguém usar o cartão indevidamente.
Como saber se o cartão corporativo está saindo do controle?
Sinais de alerta: compras categorizadas incorretamente, atrasos na documentação, despesas que não condizem com a função do usuário (um analista comprando equipamento de TI sozinho, por exemplo), ou limites sendo atingidos frequentemente. Se isso acontece, revise as regras e talvez centralize as aprovações.
Cartão corporativo funciona bem para empresa pequena?
Depende do volume de operações. Se você tem 2 ou 3 sócios e poucas despesas recorrentes, cartão pode complicar mais do que ajudar — reembolso é mais simples. Se você tem uma equipe que compra constantemente (pequeno escritório com 10 pessoas), cartão corporativo com regras claras economiza tempo.
Como escolher entre uma conta digital PJ ou banco tradicional para cartão corporativo?
Contas digitais costumam oferecer melhor visibilidade em tempo real, integração com sistemas de gestão, e menos burocracia de abertura. Bancos tradicionais têm mais serviços, mas são mais lentos. Avalie: você quer simplicidade e tecnologia ou uma relação bancária completa? Na maioria dos casos, para pequenas e médias empresas, digital é mais prático.
Pode usar o cartão corporativo para adiantamento de salário?
Não. Cartão corporativo é para despesas da empresa, não para retiradas de dinheiro ou adiantamentos pessoais. Se você faz isso, perde rastreabilidade total e entra em territorio cinzento fiscalmente. Para adiantamento de salário, use outro mecanismo (transação direta em conta corrente, por exemplo).
Com que frequência revisar as despesas do cartão corporativo?
No mínimo semanalmente. Idealmente, diariamente se você tem muitos usuários. Assim erros ou fraudes são descobertos rapidamente. Deixar para revisar só no fechamento do mês é tarde demais — a despesa já está perdida.
Controller deve ter acesso a todos os extratos de cartão corporativo?
Sim, sem exceção. O controller precisa ter visibilidade total para auditoria interna e para fechar a contabilidade com precisão. Sigilo de funcionário não se aplica aqui — é dinheiro da empresa. Se há gasto sensível, a aprovação prévia é o caminho, não a falta de transparência.
Como evitar que cartão corporativo vire ferramenta de fraude?
Limite o valor de transações individuais, exija comprovante para tudo, rotação de aprovadores, e revise regularmente. Além disso: quanto menos pessoas com cartão, menos risco. Prefira dar cartão apenas para quem realmente faz muitas compras recorrentes. Pessoas pontuais usam reembolso.
Qual é a melhor prática para limpar cartão corporativo de despesas recusadas?
Se uma despesa foi rejeitada (compra não autorizada, cancelada, ou fora de política), cancele a transação no sistema no mesmo dia. Não deixe pendurado. Comunique ao usuário por que foi recusada — assim ele aprende as regras. Isso evita que despesas fantasmas fiquem no extrato criando confusão.
Startups e empresas digitais precisam de cartão corporativo diferente?
Sim, geralmente sim. Empresas que crescem rápido e têm times remotas precisam de cartão que ofereça boa integração com software de gestão, limite rápido de ajustes (porque a estrutura muda), e visibilidade em tempo real. Contas digitais PJ são mais adequadas para esse cenário do que cartões de banco tradicional.
Vale a pena investir em software para gerir cartão corporativo ou planilha é suficiente?
Planilha funciona até você ter 3 a 5 cartões em uso. Depois disso, fica muito lento fazer o de-para manual todas as semanas. Software automatiza categorização, evita erros e poupa horas. Se você tem 10 ou mais pessoas usando cartão, software paga por si só rapidinho.
