Produtividade é um tema que sempre está em pauta. Da pequena até às grandes empresas, aumentar a produtividade do time sem deixar de lado da gestão saudável é um desafio de muitos. Ao encontro disso, surgem no mercado softwares, soluções e curadores de uma cultura orientada a resultado, que busca otimizar e melhorar cada vez mais a nossa rotina.
Mas na busca incessante pela produtividade acabamos deixando de lado passos importantes da estruturação de um time produtivo. Por exemplo: como devemos cobrar nossos colaboradores?; qual a melhor maneira de medir a produtividade?; como contratar de maneira correta? São muitas dúvidas, e todas envolvem a produtividade.
Por isso que no Controller Cast de hoje o Marcio Jacson, CEO e Cofundador da TiFlux - Solução para Gestão de Atendimentos, fala sobre o aumento da produtividade dos times de maneira efetiva e saudável que prioriza pessoas e uma gestão transparente.
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O Controller Cast é um podcast pensado especialmente para profissionais das áreas de Planejamento, Controladoria e Finanças. Nele discutimos temas relacionados com a área, trazendo insights, conteúdos práticos e entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença em suas empresas. Ouça também os episódios anteriores:
Conforme o tipo de empresa os indicadores mudam (também em relação às áreas);
É necessário, antes, ter um processo de entendimento de comportamento para analisar padrões;
Um dos modelos que gosto é o OKR (utilizado na TiFlux);
É possível otimizar objetivos-chave dos gestores e equipes e analisar o desempenho a partir daí.
Mas Marcio, quem é responsável por levantar estes indicadores aí na TiFlux?
Hoje temos um “guardião” dos objetivos que faz os pontos de contato com os gestores;
Os gestores e cada área possuem suas metas. Mas cada pessoa coloca seus objetivos para alcançar a visão estratégica alinhada;
E quando falamos de resultado: qual a diferença de produtividade e produção?
Produção é uma medida de resultado, significa o volume do que é entregue;
Produtividade é a medida que liga o desempenho;
Consigo, portanto, analisar a produção pela produtividade.
Como sabemos que é a hora de reavaliar esses fatores que estão (ou não) contribuindo para o desenvolvimento das equipes?
Em ambiente de startup sabemos que o CEO é o responsável pelo ritmo;
E responsável da área é comprometido com as obrigações;
Para saber a hora de reavaliar é importante manter proximidade e transparência com o time e ter uma visão num painel de indicadores;
Além disso tudo, utilizar ferramentas de RH para ajudar no processo é fundamental.
Um dos fatores que influenciam na produtividade é a individualidade de cada membro. Como você entende essa individualidade de cada membro aí na TiFlux, alinhando com a produtividade?
Cada pessoa possui sua maturidade: conforme mais maduro, mais rápido (e com maior qualidade) irá impactar no resultado;
No dia a dia, para colocarmos alguém no time, fazemos uma análise perfil comportamental;
É importante, também, fazer uma análise do fitcultural;
Ter um time alinhado com o propósito faz toda a diferença;
Agora falando de tecnologia. Como a gente pode utilizar a tecnologia para aumentar e potencializar a produtividade da equipe?
Bom, a tecnologia é um democratizador de oportunidades. E serve como um complemento, um meio, para que as pessoas alcancem seus resultados almejados;
Conseguimos utilizar a tecnologia automatizando ações manuais;
Utilizar ferramentas para ajudar no empoderamento e engajamento das equipes;
Gamificatione outras tecnologias de gestão de tempo trazem uma “luz” para os profissionais em questão de indicadores.
Utilizando da sua bagagem, Marcio, quais dicas práticas você pode dar sobre produtividade de equipes?
Quanto mais transparente, mais confiança você gera;
Ter metas claras e realistas;
Cuidar com exceções, elas custam caro;
E ser orientado a métricas.
E agora ao contrário, o que você já viu de mais bizarro na gestão de equipe?
Não gerir; “delargar”;
Sem indicador você fica à deriva, e é a pior coisa;
Cuidado para não deixar “a vida nos levar”, é preciso ter metas;
E ver algo errado e não agir!
E para encerrar: quais dicas você dá para quem quer começar uma gestão de produtividade sem cometer?
Para mim, erro, é uma palavra muito forte; prefiro utilizar experiência;
Mas o que precisa ser feito é acompanhar indicadores e fazer correções o mais breve possível;
A questão da organização. Manter ambientes organizados é importante;
Outra coisa é evitar gargalos;
Transparência com todos garante que as informações cheguem a todas as pessoas;
Por último: não reprimir, mas abrir o coração e tratar o que está acontecendo o mais breve possível.
Perguntas frequentes
O que é produtividade e qual a diferença entre produtividade e produção?
Produção é o volume que você entrega, o resultado bruto. Produtividade é a medida que relaciona esse resultado com o desempenho investido para alcançá-lo. Na prática: sua equipe pode produzir 100 unidades por dia, mas se gastou o dobro de horas para isso, a produtividade caiu. Você consegue avaliar a produção pela lente da produtividade.
Quais indicadores devo analisar para avaliar a eficiência da minha equipe?
Os indicadores variam conforme o tipo de empresa e a área específica. O importante é primeiro entender o comportamento do seu time para identificar padrões reais. Depois, escolher indicadores que façam sentido para o seu contexto. Alguns modelos populares como OKR (Objectives and Key Results) ajudam a estruturar isso de forma alinhada à estratégia.
Como usar OKR para aumentar a produtividade do time?
OKR conecta objetivos estratégicos aos objetivos individuais de cada pessoa. Você define os objetivos-chave da empresa, depois cada gestor e colaborador coloca seus próprios objetivos para alcançar a visão geral. Isso cria alinhamento e permite analisar desempenho a partir de metas claras, evitando cobranças genéricas ou injustas.
Qual a melhor maneira de medir a produtividade sem desmotivar o time?
Transparência e proximidade. Mantenha um painel de indicadores visível para todos, faça check-ins regulares sobre o progresso e mostre como os números se conectam ao resultado da empresa. Quando o time entende por que está sendo medido e vê que a medição é justa, a cobrança vira aliada, não ferramenta de pressão.
Como saber quando é hora de reavaliar os indicadores de produtividade?
Quando há mudança de contexto (novo produto, mercado, estrutura), quando os números começam a não refletir mais a realidade operacional, ou quando o time sinaliza que as metas perderam relevância. O ideal é manter proximidade constante com os gestores e usar um painel de indicadores que você consegue revisitar regularmente.
Quem é responsável por acompanhar os indicadores de produtividade?
Há diferentes modelos. Algumas empresas designam um 'guardião dos objetivos' que faz ponte entre diretoria e gestores. Outras deixam o próprio gestor de cada área responsável. O importante é que haja alguém com visão 360 dos indicadores e que possa sinalizar quando algo sai do trilho, evitando que problemas se acumulem.
Como estruturar um time produtivo desde a contratação?
Comece com clareza sobre o papel e as expectativas. Defina quais são os objetivos daquela posição, como o desempenho será medido e qual o nível de autonomia a pessoa terá. Depois, durante a entrevista, avalie se o candidato tem comportamento alinhado com a cultura de resultado que você quer. Uma boa contratação economiza meses de correção de rumo depois.
Como cobrar resultados de forma justa e saudável?
Revise o histórico de comportamento antes de cobrar, defina metas que façam sentido com o contexto de cada pessoa e comunique de forma clara o padrão esperado. Cobrança justa é aquela que o time consegue alcançar com dedicação normal, não demanda sobre-humana. E sempre, sempre conecte a cobrança ao resultado estratégico, não apenas a números isolados.
Qual o papel da tecnologia no aumento de produtividade?
Tecnologia é ferramenta, não solução mágica. Um software bem configurado elimina tarefas repetitivas, centraliza informações e gera visibilidade sobre indicadores em tempo real. Mas se o processo subjacente estiver bagunçado ou os objetivos forem vagos, a tecnologia só vai acelerar o caos. Use-a para otimizar o que já funciona.
Como criar uma cultura de resultado sem virar uma empresa baseada apenas em números?
Equilibre métricas com conversas reais. Seu painel de indicadores nunca será 100% completo, sempre há contexto humano que não cabe em um gráfico. Mantenha espaço para feedback qualitativo, reconheça limitações do time e deixe claro que você valoriza também como as coisas são feitas, não só o resultado final.
Vale a pena implementar um painel de indicadores em uma pequena empresa?
Vale. Nem precisa ser complexo. Comece com 3 a 5 indicadores que reflitam o que realmente importa para seu negócio. Um painel simples em planilha ou ferramenta básica já melhora muito a visibilidade e tira debates sobre 'como está mesmo a situação'. Crescimento e decisões melhores vêm dessa clareza.
Como garantir que o time não se sinta apenas monitorado quando há muitos indicadores?
Comunique o propósito. Se os indicadores existem para ajudar o time a atingir objetivos e receber feedback real, não para puni-lo, deixe isso explícito. Invite colaboradores a participar da definição dos indicadores. Quando as pessoas ajudam a escolher o que será medido, a sensação de vigilância diminui e aumenta o senso de proprietário.
Qual a frequência ideal para analisar indicadores de produtividade?
Depende do ciclo do seu negócio. Startups e áreas de operações geralmente analisam semanalmente ou bi-semanalmente. Empresas maduras podem usar ciclo mensal. O importante é que haja regularidade. Esperar um trimestre inteiro para perceber que algo deu errado é deixar muito tempo passar. Foco semanal ou mensal é o padrão.
Como aumentar produtividade sem aumentar carga de trabalho?
Otimizando processos, não horas de trabalho. Revise rotinas que comem tempo sem gerar valor, automatize tarefas repetitivas, elimine reuniões desnecessárias. Uma pessoa fazendo um trabalho enxuto por 6 horas é mais produtiva que outra ocupada por 10 horas fazendo retrabalho e emendas.
Produtividade é responsabilidade só do gestor ou também do colaborador?
Responsabilidade compartilhada. O gestor cria condições (clareza de objetivos, recursos, ambiente), mas o colaborador é responsável por executar e sinalizar quando algo está bloqueando. Quando há transparência e comunicação, ambos sabem o papel que estão jogando.
Como diferenciar entre colaborador improdutivo e colaborador em contexto difícil?
Olhe para os indicadores de comportamento antes de tirar conclusões. Um colaborador que entrega com qualidade mas mais lentamente pode estar em uma área desafiadora, ou pode ser novo. Um que não acompanha nada pode ter problema de alinhamento, capacidade ou até pessoal. Converse, entenda o contexto, depois decida se é treinamento, reposicionamento ou desligamento.
É possível medir produtividade de áreas criativas ou estratégicas?
Sim, mas o indicador muda. Em vez de volume (como em operações), você mede qualidade de entrega, impacto (quantos projetos saíram do conceito para execução?), ou valor gerado (quantos insights levaram a decisões ou inovações?). A criatividade também tem padrão de desempenho; ele apenas não é linear como em processos.
Como fazer com que o time se sinta motivado ao ao invés de pressionado pelos indicadores?
Célèbre progresso, não apenas resultado final. Mostre quando o time se aproxima da meta, reconheça pequenas vitórias. Conecte os números a histórias reais de clientes impactados ou time crescendo. E o mais importante: o gestor acredita realmente que aquela meta é alcançável? Se não, o time sente e desanima.
