Localizada em Curitiba - PR A Agência WX foi fundada em 2004 e é especializada em websites, gestão de mídias sociais, identidade visual (logotipo, papelaria, manual de marca) e material de apoio (folders, flyers, apresentações, slides) para a equipe comercial de dezenas de empresas no Brasil.
Desafios enfrentados
CEO e fundador da Agência WX, Fillipe Neyl Walecki lembra que no começo a WX era uma ‘eugência’, com poucos profissionais e acúmulos de funções. “Eu estava pilotando um avião no escuro, no feeling. Agora, ainda tenho o feeling, mas também tenho números para tomar decisões”, afirma Neyl.
Mas o crescimento da agência logo nos primeiros anos passou a exigir evolução dos processos de gestão e profissionalismo na administração do negócio. Um dos problemas identificados nesse período foi o da precificação. Como trabalham com serviço, tinham dificuldade de definir e prever muito bem o escopo dos projetos a ponto de garantir a recorrência da receita.
“Quando a gente começou a crescer, percebemos que ter maior faturamento não significa ter mais lucro. Uma contratação de um profissional errado pesa quanto? Como vai decidir quando contrata, onde investe, muda de sede? A gente passou por todas essas tomadas de decisão no escuro”, relembra Neyl.
Estratégia adotada
Considerando os desafios causados pelo crescimento, o empresário quis dar o próximo passo. “Queria construir um modelo escalável para crescer de forma mais sustentável, de se organizar melhor e ter uma Gestão Orçamentária. A gente quer poder dirigir com a luz acesa nessa etapa de crescimento”, lembra Neyl.
Nessa busca, a Agência WX encontrou o software e serviço de outsourcing da Treasy, acreditou no projeto e mergulhou no desafio. Essa união do software com o consultor exclusivo no modelo da prestação de serviço foi o que chamou a atenção do empresário. “O sistema iria forçar a gente a fazer do jeito certo, nos faz usar as melhores práticas de mercado. E o consultor nos ajudaria a entender o sistema”.
O primeiro passo foi migrar da planilha para o sistema. “Eu não sou contra planilhas, mas é um risco, tanto pelo o nosso ritmo de acúmulo de funções, como por não ter domínio em Excel. Por exemplo, sabemos usar Excel, mas não temos domínio em Matemática Financeira, que é uma coisa que se aprende quando faz faculdade na área”, admite Neyl.
As reuniões semanais com o consultor na fase de modelagem financeira foram essenciais para compreensão do negócio por parte dele, assim como ajustes no que precisava ser feito do lado da Agência. “Por causa do programa, a gente mudou algumas formas de fazer as coisas na agência e também passamos a seguir uma metodologia muito melhor”, explica Neyl.
Time da Agência WX
Resultados alcançados
Os ganhos foram percebidos nos primeiros meses de trabalho, como conta Fillipe Neyl. “É muito diferente você acender a luz e saber para onde está indo. O momento agora com a Controladoria é a evolução do processo que ainda estava muito focado no dia a dia, em fazer o pagamento das contas, manter as coisas em ordem, mas sem o business inteligence, sem visão de gestão financeira e orçamentária”.
Portanto, se a ideia era conseguir dados e números para orientar as tomadas de decisão e garantir, assim, um crescimento sustentável, a Agência WX definitivamente já está no caminho certo para garantir a meta.
A sensação de obter essa conquista não tem preço, como afirma o empresário. “Você ver a máquina funcionando dá um senso de dever cumprido, de estar cercado de bons parceiros e saber para onde está indo com a luz acesa”.
Para ele, o mais importante é ter informações e dados para tomada de decisão, o que, segundo ele não impede de usar a intuição, mas apenas quando ela não é contrária aos números. “É uma enorme satisfação ter um panorama e informações em uma ou duas telas, algo que você não teria se não tivesse construído cada um desses tijolinhos aí nesses meses todos”, orgulha-se Fillipe.
Mais visibilidade
com a plataforma, a empresa tem os dados e números que ajudam nas tomadas de decisão e garantir, assim, um crescimento sustentável
Pro labore
encerraremos o ano pela primeira vez com um resultado líquido positivo e um plano de pro labora para os sócios, permitindo assim o reinvestimento na empresa
Planejamento Estratégico
evolução dos processos de gestão e melhoria na precificação dos serviços
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O que significa 'gestão no escuro' na administração de uma empresa?
É quando o empresário toma decisões baseado em intuição, sem dados ou indicadores financeiros claros. A Agência WX vivia assim: crescia em faturamento, mas não sabia se estava gerando lucro real. Sem números, fica impossível saber o impacto de cada contratação, investimento ou mudança de estrutura.
Por que uma agência de criação precisa de planejamento orçamentário?
Porque agências trabalham com serviços, não com produtos. Cada projeto tem escopo, margem e tempo diferentes. Sem orçamento, você não consegue precificar corretamente, não previne vazamento de margem e não sabe se está lucrando ou simplesmente faturando. A Agência WX descobriu isso na prática: faturamento crescente não significa lucro crescente.
Qual é a diferença entre faturamento e lucro líquido?
Faturamento é o total que entra. Lucro líquido é o que sobra depois de todas as despesas (salários, aluguel, impostos, materiais). Uma empresa pode faturar R$ 100 mil e ter lucro de apenas R$ 10 mil, ou nem ter lucro nenhum. A Agência WX aprendeu isso da forma difícil, crescendo sem controle.
Migrar de planilha para um software de gestão financeira vale mesmo a pena?
Sim, quando a empresa cresce. Planilha funciona para pequenas operações, mas virou um risco para a Agência WX por causa do acúmulo de funções, erros humanos e falta de expertise em matemática financeira. Um software força as melhores práticas, centraliza dados e reduz risco operacional, especialmente se vier com suporte especializado.
Como saber se minha empresa está 'pilotando no escuro'?
Se você toma decisões grandes (contratar, investir, mudar de sede) sem consultar números e indicadores financeiros. Se o faturamento cresce mas você não tem clareza sobre margem de lucro. Se você não consegue responder rápido quanto custa um projeto ou qual é o custo de cada funcionário no resultado final, sua gestão está no escuro.
O que é modelagem financeira e por que é importante?
É estruturar o plano de contas da empresa de forma que ela consiga acompanhar receitas, custos e despesas de verdade. Não é projeção de lucro no ar, é mapear como o dinheiro entra e sai. Para a Agência WX, as reuniões semanais de modelagem foram essenciais para o consultor entender o negócio e ajustar o sistema à realidade.
Quanto tempo leva para sair do 'escuro' e ter uma gestão financeira clara?
Depende do tamanho da empresa e da complexidade do negócio. Para a Agência WX, foi um processo que envolveu migração de planilha, ajustes operacionais e reuniões semanais com suporte especializado. Não é da noite para o dia, mas com disciplina, alguns meses já fazem diferença visível.
Preciso de um consultor financeiro ou só um software resolve?
Software sozinho é apenas uma ferramenta. O valor real vem quando alguém que entende tanto de sistema quanto de gestão financeira ajuda a implementar. A Agência WX não contratou só a plataforma, usou o modelo de outsourcing com consultor exclusivo, que forçou as melhores práticas e ajudou a interpretar os números.
Como precificar serviços de agência sem perder margem?
Primeiro, você precisa saber qual é o custo real de cada projeto: quantas horas, qual é o custo da hora (salário + encargos dos profissionais), quanto de overhead (aluguel, sistema, administração) pesa em cada entrega. Sem isso, você pode estar vendendo um projeto por R$ 10 mil que custa R$ 12 mil para fazer. A modelagem financeira expõe isso.
É arriscado trabalhar com muitas planilhas na gestão orçamentária?
Muito. Erros de fórmula, versões desatualizadas, falta de backup, dificuldade de auditoria, tudo vira problema. Para empresas como a Agência WX, que tem ritmo acelerado e profissionais com diferentes níveis de expertise em Excel, planilha é um risco operacional e financeiro real.
O que mudou na operação da Agência WX depois de implementar gestão orçamentária?
Além de ganhar clareza sobre lucro, a empresa passou a seguir uma metodologia muito melhor e mudou algumas formas de fazer as coisas internamente. Com números à mão, o CEO conseguiu tomar decisões sobre contratação, investimento e alocação de recursos com base em dados, não em feeling.
Crescimento de faturamento sempre significa crescimento de lucro?
Não. A Agência WX viveu isso: quando começou a crescer, percebeu que mais faturamento não era sinônimo de mais lucro. Uma contratação errada, um projeto com escopo vago, um aumento de custo fixo, tudo impacta. Por isso precisa de controle orçamentário, não só de venda.
Como um consultor de gestão financeira ajuda a implementar um software?
Ele mergulha na dor do cliente: entende o negócio, os processos, os números atuais. Reúne-se regularmente para ajustar a configuração do sistema à realidade da empresa e ensina como interpretar os resultados. Para a Agência WX, isso foi determinante: o consultor garantiu que o sistema funcionasse de verdade, não só em teoria.
Qual é o impacto de uma contratação errada no resultado da empresa?
Direto no lucro. Um salário mal negociado, um profissional com produtividade baixa ou mal alocado, tudo vira custo fixo que pesa todo mês. A Agência WX não conseguia quantificar isso antes. Com gestão orçamentária, fica claro: essa contratação custa quanto em cada projeto? Ela está se pagando?
Orçamento é coisa só de empresa grande?
Não. Empresas de qualquer tamanho se beneficiam de orçamento. A diferença é a complexidade. Uma agência de 10 pessoas já precisa controlar precificação e margens; uma de 50 precisa de mais sofisticação. A Agência WX começou pequena e cresceu, o orçamento foi justamente o que permitiu crescer de forma sustentável.
Como saber se meu software de gestão financeira está funcionando de verdade?
Se você consegue responder essas perguntas em menos de uma hora: qual foi meu lucro líquido no mês? Qual é a margem de cada linha de serviço? Quanto cada projeto custou para fazer? Se demora mais ou se não consegue responder com confiança, o software não está funcionando para você, pode ser ferramenta errada ou implementação inadequada.
Vale a pena gastar com software e consultor de FP&A em vez de investir em vendas?
Sim. Vender sem controle é queimar dinheiro. A Agência WX crescia em faturamento mas não tinha lucro claro. Com gestão financeira, você vende com margem, sabe qual produto ou serviço é realmente lucrativo e consegue escalar sem se afundar em custos. É investimento que protege o crescimento que você já está fazendo.
Minha empresa está crescendo mas acho que estou perdendo dinheiro. Por onde começo?
Primeiro, tire os números de todos os meses do último ano de um sistema centralizado (não planilhas soltas). Monte um plano de contas que reflita sua realidade operacional, por tipo de serviço, por departamento, como fizer sentido. Depois, calcule a margem de cada coisa que você vende. Se não souber por onde começar, um consultor de FP&A consegue estruturar isso em algumas semanas.
