Como a A2C reduziu 75% do trabalho em sua gestão orçamentária gerando dados mais confiáveis
Como a A2C reduziu 75% do trabalho em sua gestão orçamentária gerando dados mais confiáveis
Com o auxílio da ferramenta e consultores da Treasy, a agência A2C reduziu 75% do trabalho manual, gerando dados mais confiáveis para tomada de decisão.
Fundada em 2001, a A2C é uma das maiores agências digitais do Brasil. A agência trabalha com o planejamento e implementação de estratégias interativas, envolvendo abordagens que incluem inovação em negócios, comunicação integrada e mídias sociais. Na época, contava com mais de 100 profissionais, mas em dezembro de 2019 foi anunciada sua fusão com a agência BriviaDez de Porto Alegre.
Nas palavras de Anderson de Andrade, CEO da empresa, a A2C tornou-se ao longo de sua história “uma empresa de inteligência, estratégia e consultoria que ajuda seus clientes a criar novas linhas de receita e novos modelos de negócio”. Essa mentalidade trouxe resultados expressivos nas campanhas de seus clientes como o Prêmio Marketing Best e o International Book Industry Excellence Awards.
Desafios enfrentados
Com uma gestão focada em processos e resultados, em 2017 a A2C entrava no segundo ano do seu processo de gestão orçamentária. Na época com 70 colaboradores, a empresa contava com a participação dos gestores desde o primeiro exercício orçamentário, prezando pela transparência e utilizando o orçamento como uma ferramenta de alinhamento entre os objetivos das áreas e da empresa.
Mesmo com um processo de planejamento que envolvia 10 gestores e demorava em torno de 2 semanas, a previsibilidade de resultados não se concretizava. Segundo João de Andrade, Sócio e Diretor de Operações, ainda estavam “olhando pelo retrovisor”.
Consolidar o planejado x realizado, extraindo as informações do ERP e alinhando com a modelagem do planejamento era uma tarefa homérica que consumia vários dias de trabalho do time financeiro todo mês e, mesmo assim, o resultado não era o esperado. O reporte final não era suficiente para a tomada de decisão pelos gestores ou pela diretoria.
E mesmo contando com uma consultoria especializada na época, as planilhas traziam morosidade para o processo: era possível planejar, mas era impossível acompanhar os resultados mês a mês. O sistema de ERP contratado também não conseguia suprir as informações de planejamento, nem relatórios gerenciais.
Aliado a estes problemas, João também tinha a visão de que “é importante ter a gestão da empresa independente de pessoas, de arquivos. Queríamos tê-la em nuvem, integrada com as demais plataformas da empresa“.
Estratégia adotada
Com esse cenário caótico, no final de 2016 João iniciou a busca por uma solução que sistematizasse este processo, eliminasse as planilhas e trouxesse confiança para o planejamento da A2C. E nestas buscas se deparou com o Treasy, onde assistiu um vídeo sobre a descentralização do orçamento que contava exatamente o seu desafio na empresa.
O final do ano é o momento comum para iniciar o planejamento para o ano seguinte. Assim, ao conversar com os consultores da Treasy João expôs uma necessidade bastante desafiadora: tinha 2 semanas para apresentar o orçamento para o Conselho da empresa.
Segundo João, contar com o time de consultores da Treasy e com a metodologia embutida na solução fez toda a diferença.
O trabalho prévio de estruturação do orçamento realizado em planilhas foi reaproveitado e migrado para o Treasy no processo de implantação. Com o recurso de importação de planilhas do Treasy, foi possível manter a primeira rodada de elaboração do orçamento com as mesmas planilhas que os gestores já utilizavam.
Dessa forma, um critério de sucesso importantíssimo foi alcançado: ter o planejamento pronto na solução da Treasy em menos de 2 semanas. “Na terceira semana já tínhamos a solução 100% implantada”, relata Andrade. Segundo João, um ponto positivo e até mesmo curioso da implantação é que em nenhum momento do projeto de implantação os consultores se limitaram ao volume de horas contratado.
Resultados alcançados
O volume de trabalho operacional foi reduzido drasticamente. A elaboração do orçamento que custava no mínimo 2 semanas de trabalho do time, com o Treasy é possível realizá-lo em poucas horas, dependendo apenas do tempo de análise dos gestores. A consolidação mensal que custava vários dias e não gerava resultados, agora leva até 4 horas para estar em mãos da controladoria com os dados 100% confiáveis.
Com a implantação do Treasy, gestores e diretoria voltaram a confiar no processo de planejamento e acompanhamento, sendo que o orçamento tornou-se ferramenta ativa na tomada de decisões.
Com menos tempo em trabalhos operacionais resultou em mais tempo para análise em cima dos resultados, a controladoria assumiu um papel estratégico. "Hoje não utilizamos nem mesmo um Powerpoint na apresentação de resultados, tudo é feito abrindo nosso ERP e o Treasy", finaliza João.
75% de redução
no tempo investido em todo o planejamento e orçamento
100% de confiança
nos dados gerados pela controladoria
Previsibilidade financeira
enfim conquistada com a ferramenta, planejamento e projeções
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O que a A2C fazia antes de usar o Treasy para gerir o orçamento?
A A2C usava planilhas e um sistema de ERP que não conseguia integrar planejamento com resultados. Consolidar o planejado x realizado exigia vários dias de trabalho manual do time financeiro todo mês, e mesmo assim os dados não eram confiáveis o suficiente para decisão.
Quanto tempo a A2C economizou com a implementação do Treasy?
A A2C reduziu 75% do trabalho manual em sua gestão orçamentária. Aquilo que antes consumia vários dias de trabalho passou a ser feito com muito menos esforço, liberando o time financeiro para análises estratégicas em vez de consolidação de dados.
Qual era o principal desafio de planejamento que a A2C enfrentava?
O maior desafio era alinhar o orçamento planejado com o realizado. As informações vinham do ERP, mas a modelagem do planejamento estava em planilhas separadas. Unir tudo isso era uma tarefa que consumia dias de trabalho e ainda gerava resultados imprecisos.
Como a Treasy ajudou a A2C em um prazo tão curto (2 semanas)?
Os consultores da Treasy usaram a metodologia embutida no produto e reaproveitaram o trabalho que já havia sido feito em planilhas. A função de importação de planilhas permitiu que a primeira rodada de orçamento mantivesse o fluxo que os gestores já conheciam, acelerando a implantação.
Por que o sistema de ERP que a A2C usava não era suficiente para planejamento?
O ERP era bom para registrar transações, mas não conseguia suprir informações de planejamento nem gerar relatórios gerenciais comparativos entre planejado e realizado. Ele não foi desenhado para orçamentação descentralizada.
Qual era a visão do João de Andrade sobre gestão financeira que motivou a mudança?
João entendia que a gestão financeira não poderia depender de pessoas ou arquivos isolados. Ele buscava uma solução em nuvem, integrada com as outras plataformas da A2C, que permitisse acompanhamento contínuo, não apenas planejamento anual.
Quantos gestores participavam do processo de orçamento da A2C?
Dez gestores participavam do processo de planejamento, que levava cerca de 2 semanas. Esse envolvimento descentralizado era valorizado pela A2C, mas as planilhas tornavam tudo muito lento e propenso a erros.
Vale a pena migrar de planilhas para um software de orçamento se já temos um ERP?
Depende do que seu ERP oferece. Se ele não consegue gerar relatórios comparativos entre planejado e realizado, ou se o processo de orçamento está fragmentado em planilhas, um software especializado em FP&A resolve o problema. O caso da A2C mostra que ERP e orçamentação são funções diferentes.
Como funciona a importação de planilhas no Treasy?
O Treasy permite importar dados das planilhas que você já usa, mantendo a estrutura e os valores. Isso reduz o tempo de migração e permite que o time continue familiarizado com o fluxo, enquanto a ferramenta cuida da consolidação automática dos dados.
O que significa 'gestão descentralizada do orçamento' que João viu no vídeo do Treasy?
É quando cada gestor de área tem autonomia para elaborar e acompanhar seu orçamento dentro de uma estrutura centralizada, sem depender de um arquivo único. Todos veem o mesmo dado, mas cada um trabalha em seu contexto, reduzindo gargalos.
A A2C conseguiu manter o acompanhamento mensal depois de implementar o Treasy?
Sim. Com as planilhas, era impossível acompanhar resultados mês a mês. Com o Treasy, a consolidação automática de dados do ERP com o planejamento permitiu que a A2C passasse a ter visibilidade contínua do desempenho.
Qual foi o resultado que a A2C conseguiu apresentar ao Conselho em 2 semanas?
A A2C conseguiu apresentar um orçamento estruturado e alinhado com a metodologia do Treasy, reaproveitando o trabalho anterior em planilhas. Essa velocidade foi possível porque a ferramenta e a consultoria já tinham um processo pronto para agências digitais.
Depois de implementar o Treasy, como a A2C usa o orçamento na tomada de decisão?
Com dados mais confiáveis e atualizados mensalmente, a diretoria e os gestores conseguem tomar decisões estratégicas baseadas em fatos, em vez de relatórios atrasados ou imprecisos. O orçamento deixou de ser um documento anual para virar uma ferramenta viva.
Uma agência de marketing realmente precisa de gestão orçamentária detalhada?
Sim. Agências lidam com múltiplos projetos, centros de custos e fluxos de receita complexos. Sem uma gestão orçamentária clara, é fácil perder a rentabilidade de um cliente ou não ver quando um projeto está saindo do controle. O caso da A2C é exemplo disso.
Quanto tempo o processo de implementação do Treasy levou na A2C?
O post não especifica a duração total da implantação, apenas que os consultores entregaram o orçamento estruturado em 2 semanas para apresentação ao Conselho. O tempo total pode variar conforme a complexidade da estrutura e quantidade de integrações.
O que significa 'olhar pelo retrovisor' na gestão financeira?
Significa analisar apenas o que já aconteceu, sem capacidade de previsão ou ajuste rápido. A A2C tinha relatórios que mostravam o passado, mas não conseguia prever se o mês seguinte estaria dentro do orçamento até muito depois de tudo já ter ocorrido.
