Redução de custos com OBZ: a arte de cortar custos sem prejudicar o futuro da sua empresa
Redução de custos com OBZ: a arte de cortar custos sem prejudicar o futuro da sua empresa
Redução de custos com OBZ: entenda a "arte" desta metodologia e saiba como ela pode auxiliar a enxugar seus custos sem prejudicar o futuro da sua empresa!
Já faz muito tempo que cortar custos deixou de ser uma atividade empírica e que variava do humor do empresário e passou a ser uma atividade de alta complexidade. Hoje a legislação e os negócios estão mais complexos e os clientes e fornecedores, cada vez mais competitivos e exigentes.
Aliás, essa atividade é hoje, muito bem estudada por gestores ou pelo próprio empreendedor no caso de empresas menores, antes de qualquer ação desmedida.
Mas por que toda essa atenção com custos?
O grande empresário Marcel Telles já disse que “Custos e despesas são como unhas, estão sempre crescendo e periodicamente precisam ser cortados” e, em tempos de crise, ainda mais.
Porém, se no curto prazo, cortar custos de qualquer forma, no estilo reengenharia dos anos 90, pode salvar o caixa e dar um alívio no aperto, no médio e longo prazo, os impactos podem ser devastadores.
Com cortes sem as corretas avaliações dos impactos, oportunidades de negócio podem ser perdidas, o que poderia melhorar a margem e o caixa, a equipe perde foco e moral ocasionando perda do capital intelectual somado a saída de talentos, e pior de tudo, clientes podem ficar insatisfeitos com cortes que afetam o fornecimento no prazo, qualidade e quantidades corretas, colocando negócios em xeque mate, tornando a crise ainda pior.
Dinheiro, e também empresas, não aceitam ser tratados com descaso e vão cobrar seu preço no final.
Mas então perguntamos: como cortar custos de uma maneira saudável e que não prejudique o futuro da empresa?
A resposta pode estar na redução de custos com OBZ!
Entendendo a redução de custos com OBZ
O Orçamento Base Zero (OBZ) nasceu nos Estados Unidos na década de 60, em uma empresa chamada Texas Instruments e, como os benefícios para esta empresa foram tão grandes, o ex-Presidente Jimmy Carter, então governador da Geórgia, levou os executivos que implantaram o OBZ naquela empresa, implantarem no seu estado, atingindo resultados impressionantes.
Algumas características que definem a metodologia do Orçamento Base Zero:
Mas o principal diferencial da redução de custos com OBZ é que ele não “olha para o passado” para projetar o orçamento. Ele parte do conceito de Limiar, que é o custo mínimo que o departamento precisa alocar para atender ao pior cenário sem comprometer exigências legais.
E o que isso proporciona? Utilizando um exemplo hipotético, uma empresa que tem um orçamento de custos de 2015 no valor de R$ 1 mi. O mais comum a se fazer é utilizar este mesmo orçamento, alocar os investimentos, dissídios, etc. chegando a um novo orçamento de R$ 1,2 mi.
O OBZ parte de um ponto de vista diferente: “será que precisamos de R$ 1 mi de custos para sobreviver na crise ou ao pior cenário?”.
Feito esse questionamento, a empresa é separada por “pacotes de decisão” que são processos ou departamentos atribuídas à “donos de pacote”, pessoas que entram no detalhe de cada “rubrica” ou conta contábil e extraem dali o mínimo possível para sobrevivência do processo ou departamento.
Os pacotes de decisão devem conter:
Custos
Finalidades
O que ganho mantendo este pacote?
O que perco cortando este pacote?
Gerando pacotes via Benchmark
Esta é uma forma alternativa, mas não muito recomendada de gerar pacotes.
Utilizando esta abordagem teremos os pacotes, área a área ou processo a processo, considerando vários cenários simulados, visando atender a Restrição Orçamentária:
Considerando o exemplo acima temos cada pacote com um valor, sendo o PBZ (Pacote Base Zero) o pior cenário para cada um dos processos / áreas, o PB1 o intermediário e o PB2 o pacote mais “confortável”.
Esses pacotes são apresentados para a alta direção para aprovação e priorizados conforme as necessidades do momento, proporcionando a alocação mais eficiente dos recursos, dando foco na realidade atual da empresa:
Todos os outros pacotes que sobraram (no caso do exemplo acima PB1 ADM, PB2 ADM, PB2 OPR e PB2 CML) são automaticamente retirados do orçamento, ou seja, cortados de forma completamente analítica, logo, são menos prioritários que os aprovados.
Os resultados são surpreendentes. As empresas chegam a economizar 15% a 35% dos custos, mantendo o mesmo ritmo de crescimento, sobrevivendo a crises, simplesmente analisando e atribuindo recursos de forma mais focada.
É claro que aplicar a redução de custos com OBZ irá exigir uma maior energia dos gestores e demais envolvidos com o orçamento em sua empresa.Empresas que já trabalham com o orçamento empresarial há alguns anos, costumam adotar o Orçamento Histórico para elaborar suas projeções, pois esta costuma ser uma abordagem mais “confortável” para se trabalhar (já que você conta com o apoio de dados realizados do passado).
Mas a redução de custos com OBZ, principalmente neste período de crise, pode trazer muitos benefícios para sua empresa, além de dar um alívio no caixa, você passa por um grande processo de reflexão da sua estrutura corporativa.
O orçamento empresarial pode ser abordado com diversas outras metodologias, cada uma com seus benefícios de acordo com o cenário e estágio de maturidade da sua empresa. Para auxiliar sua empresa a escolher a melhor abordagem, criamos o e-book Definindo a metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa.
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Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!
A Ferreira Filho Associados é uma empresa fundada em 2008 sediada em Joinville-SC, tendo foco em Alta Performance Humana e Empresarial.
Possui em seu quadro consultores com quase 20 anos de expertise em consultoria, com passagens por várias multinacionais em todo o país, atuando em todo o Brasil e proporcionando aos seus clientes as mais eficientes e modernas metodologias de redução de custos e alavancagem de desempenho.
Perguntas frequentes
O que é Orçamento Base Zero (OBZ)?
OBZ é uma metodologia de planejamento orçamentário que parte do zero, não do orçamento anterior. Em vez de ajustar o que você gastou no ano passado, você questiona: qual é o mínimo que preciso gastar para manter a empresa funcionando no pior cenário? Isso força uma revisão completa de cada custo, ao invés de simplesmente aceitar despesas históricas como inevitáveis.
Qual a diferença entre OBZ e redução de custos comum?
A redução comum geralmente corta um percentual genérico (ex: reduzir 10% dos custos em todas as áreas). OBZ é cirúrgico: cada departamento identifica seu custo mínimo para sobreviver, depois avalia o que manter além disso. Assim você evita cortes que prejudicam oportunidades de negócio ou qualidade, porque cada decisão tem justificativa clara.
Por que cortar custos sem planejamento prejudica o futuro da empresa?
Cortes apressados causam quatro problemas: perda de oportunidades que melhorariam margem, desmoralização da equipe e saída de talentos, insatisfação de clientes (atrasos, qualidade ruim), e redução da capacidade de crescimento. A crise fica pior, não melhor. OBZ evita isso porque você escolhe o que cortar, não corta tudo igual.
Como funciona um 'pacote de decisão' na metodologia OBZ?
Um pacote de decisão é um processo ou departamento analisado em detalhe. Alguém (o 'dono do pacote') revisa cada conta contábil e extrai o custo mínimo necessário. Depois responde: o que ganho se mantenho este pacote? O que perco se corto? Isso garante que nada seja cortado por acaso ou apenas para bater uma meta genérica de redução.
Quem deve ser o 'dono do pacote' em um OBZ?
Deve ser alguém que conhece o departamento ou processo em profundidade: gerente, coordenador ou especialista que trabalha com aquele custo todo dia. Não funciona bem com alguém que está longe da operação. A pessoa precisa entender o impacto real de cada corte, não apenas os números.
Qual é o 'Limiar' no Orçamento Base Zero?
Limiar é o custo mínimo que um departamento precisa alocar para atender ao pior cenário possível sem violar exigências legais ou comprometer funcionamento crítico. É o piso, não o teto. A partir do limiar, toda despesa adicional precisa ser justificada: vale a pena manter?
Vale a pena fazer OBZ em uma empresa pequena?
Sim. PMEs geralmente têm margens mais apertadas e cada real conta. OBZ força o proprietário ou gestor a questionar custos que crescem automaticamente há anos sem revisão. Uma empresa pequena pode fazer OBZ de forma simplificada, analisando apenas os departamentos que consomem mais recursos.
Qual é a diferença entre OBZ e benchmarking de custos?
No benchmarking, você compara seus custos com empresas similares e ajusta para estar na média ou melhor. No OBZ puro, você não olha para fora, olha para dentro: qual é o mínimo que eu preciso gastar? Benchmarking pode ser usado como ferramenta complementar dentro do OBZ, mas não é a metodologia principal.
Quanto tempo leva para implementar OBZ em uma empresa?
Depende do tamanho e complexidade. Uma empresa pequena com 3-4 departamentos pode fazer em 2-4 semanas. Uma média com 10-15 áreas pode levar 6-8 semanas. O tempo maior é de reuniões com donos de pacotes, coleta de dados e tomada de decisão, não de implementação técnica.
OBZ funciona bem em época de crise ou também em tempos normais?
Funciona em ambos. Em crise, OBZ ajuda a cortar de forma inteligente sem matar o negócio. Em tempos normais, força disciplina e evita o inchaço natural de custos. O próprio criador da metodologia nos anos 60 usou em Texas Instruments não por estar em crise, mas para ter melhor controle e eficiência.
Como evitar que os cortes de OBZ prejudiquem a qualidade do produto ou serviço?
O 'dono do pacote' deve responder honestamente: o que perco se corto este custo? Se a resposta for 'qualidade cai' ou 'cliente reclama', esse custo não deve ser cortado, ou deve ser reduzido de forma que o impacto seja aceitável. OBZ não é sobre cortar tudo, é sobre cortar o que não traz retorno real.
Qual é a melhor forma de comunicar cortes de custo feitos via OBZ para a equipe?
Seja transparente sobre o critério: 'Usamos o método OBZ, analisamos cada custo, identificamos o mínimo que precisamos gastar, e cortamos X por isso e isso'. A equipe respeita mais decisões baseadas em método do que em 'o chefe achou necessário'. Explique também o que foi mantido e por quê.
OBZ serve para cortar apenas custos administrativos ou também operacionais?
Serve para ambos. Você analisa desde custos administrativos (aluguel, software, consultoria) até operacionais (matéria-prima, energia, logística). O método é agnóstico: qualquer custo entra no análise. O que muda é o nível de detalhe e a sensibilidade (cortar custo operacional pode afetar receita mais rápido).
Como saber se o custo mínimo (limiar) foi definido corretamente no OBZ?
Teste o cenário. Se você aloca exatamente o limiar durante um mês, a operação funciona ou fica apertada? Se fica parada ou causa dano, o limiar estava errado. Você refaz. OBZ não é ciência exata, é iterativo. A primeira rodada sempre gera ajustes.
OBZ exige software especial ou planilha basta?
Planilha basta para começar, principalmente em empresas pequenas. Você cria colunas para: natureza de custo, custo histórico, limiar, justificativa de corte, impacto. Mas conforme a empresa cresce, software de planejamento financeiro ajuda a consolidar dados de múltiplos departamentos e simular cenários mais rapidamente.
Posso fazer OBZ em apenas uma área da empresa ou preciso fazer em toda?
Pode começar em uma área. Aliás, é recomendado fazer assim: escolha o departamento que consome mais custo ou que tem orçamento menos justificável, faça OBZ lá, veja o resultado, e depois expande. Muitas empresas começam na administrativa ou TI.
Como OBZ evita que a empresa entre em crise como resultado dos cortes?
Porque você define o limiar baseado em cenário ruim, não em cenário otimista. E porque você questiona cada corte: vai prejudicar receita? Vai sair gente importante? Vai perder cliente? Se sim, você não corta, mantém como investimento. Isso é bem diferente de cortar 10% em tudo indiscriminadamente.
OBZ pode aumentar custos em algumas áreas enquanto corta em outras?
Sim. Se na análise você identifica que um departamento está subfinanciado e isso gera desperdício (ex: um processo manual que deveria ter ferramenta), você pode manter o custo da ferramenta e cortar o retrabalho manual. O objetivo não é reduzir custos totais a qualquer preço, é otimizá-los.
Qual foi o resultado do OBZ quando Jimmy Carter o implantou na Geórgia?
Os resultados foram impressionantes o suficiente para que metodologia nascida em Texas Instruments ganhasse adoção nacional. Embora o texto não detalhe o número exato, o fato de um presidente adotar mostra que a metodologia ajudou a poupar dinheiro público significativo sem prejudicar serviços essenciais.
