O que é Overhead? Conheça a importância de controlar os custos indiretos

Lucratividade sobre as vendas, margem de contribuição e controle patrimonial são alguns dos fatores que determinam a performance financeira e operacional de uma empresa. Junto com esses itens, temos que lembrar de uma prática que afeta a performance organizacional ao mesmo tempo em que pode salvar o caixa: o controle dos custos.

Aqui na Treasy entendemos disso e, inclusive, já falamos sobre Redução de Custos com OBZ, uma técnica que propõe-se a cortar custos de uma maneira saudável e sem prejudicar o futuro da empresa. Quando falamos em controlar custos podemos pensar emredução de custos administrativos ou em reduzir gastos gerais de fabricação, por exemplo. Isso tudo, claro, sem que qualidade, eficiência e produtividade sejam afetados. Uma das maneiras de reduzir custos é por meio do controle dos custos indiretos, chamados também de Overhead cost ou simplesmente, Overhead.   E se você não sabe o que significa Overhead, ou se quer aprender um pouco mais sobre o tema, convidamos para a leitura deste artigo.

Primeiro, precisamos falar de Custos e Despesas

De uma maneira muito resumida, custos são todos os desembolsos que uma empresa realiza para poder vender seus produtos, mercadorias ou serviços. Sendo assim, é considerado como custo todo gasto relacionado à aquisição ou produção de mercadorias, como por exemplo:

• Matéria-prima,
• Mão de obra,
• Gastos gerais de fabricação (GGF), como máquinas e equipamentos, energia elétrica, manutenção, materiais de conservação e limpeza para fábrica etc.

Os Custos dividem-se em Diretos e Indiretos:

• Custos Diretos:diretamente ligados aos produtos, como matéria-prima, insumos e mão de obra de funcionários dos centros de custos produtivos. Geralmente são mais fáceis de identificar.
• Custos Indiretos: são ligados aos produtos/serviços, mas não são diretamente identificados nos produtos/serviços. Exemplo de custo indireto é a mão de obra referente a atividades realizadas em setores auxiliares da empresa ou por prestadores de serviços, como vigilância, manutenção, limpeza e afins. Os materiais empregados nestas atividades, como lubrificantes e parafusos, também são considerados custos indiretos. À lista podemos acrescentar ainda: a depreciação dos equipamentos, os aluguéis e os seguros.

Perceba que custo é diferente de despesa, que são todos gastos relativos à administração, como a área comercial, marketing e o financeiro. Caso você ainda tenha alguma dúvida sobre isso, recomendamos a leitura do artigo Custos x Despesas – Saiba a diferença.

Certo, então o que é Overhead?

Overhead é muitas vezes chamado de custos indiretos e também tem relação com despesas gerais. Refere-se às despesas e aos custos ligadas ao funcionamento de uma empresa e que não são vinculados à fabricação ou produção de um produto ou serviço. Em outras palavras, são despesas/custos que o negócio incorre em permanecer no mercado. De uma forma simplificada, pense na hora de precificar: tudo que você consegue atribuir diretamente ao produto ou serviço, como horas de máquina ou de pessoas diretas, matéria-prima, etc, não são Overhead. Tudo que você necessita de um “Driver de Rateio” ou aplicação de Mark-up para quantificar na precificação, pode ser considerado como Overhead. O Overhead aparece naDemonstração de Resultados e para você visualizar melhor, abaixo apresentamos um modelo de planilha para Demonstrativo de Resultado de Exercício:

Caso você tenha interesse em baixá-la, só clicar na imagem abaixo: E para deixar bem claro o que é Overhead, lembre-se que ele se refere a uma operação ou à empresa como um todo, não estando diretamente relacionado com a produção de um bem ou o fornecimento de um serviço (ao contrário de matéria-prima ou mão de obra direta). Exemplos de Overhead variam de acordo com a natureza do negócio, mas tipicamente incluem:

• Despesas contábeis e legais
• Salários administrativos
• Depreciação
• Seguro
• Licenças e taxas do governo
• Impostos sobre a propriedade
• Aluguel
• Serviços de utilidade pública

O Overhead pode ser dividido em três categorias, conforme veremos a seguir.

Tipos de Overhead Costs

Eles podem ser:

• Fixo
• Variável
• Semi-variável

Overhead fixo não varia com o volume produzido ou vendido. Um exemplo seria o aluguel que não aumenta ou diminui de acordo com o que a empresa produziu ou vendeu. Overhead Variável, como o nome sugere, varia proporcionalmente com o volume de produção ou atividades produtivas da empresa. Há ainda o Overhead Semi-Variável, que são os custos incorridos independentemente do nível de atividade, como por exemplo, o custo da energia elétrica, onde a empresa contrata um fornecimento mínimo, chamado “demanda”. Essa é a parte fixa de uma conta de energia elétrica, ou seja, produzindo ou não ela terá que pagar essa demanda (custo fixo), e o restante é o gasto variável (o consumo conforme a produção). Ainda no exemplo da energia elétrica, importante ressaltar que a parte consumida pelas áreas administrativas é tratada como despesa e a parte consumida pela área produtiva é “absorvida” no custo dos produtos.

O Overhead na Demonstração de Resultados

Entendemos que o termo Overhead é utilizado na Demonstração de Resultados para identificar custos ou despesas de uma empresa que não estão diretamente relacionados à produção de produto ou ao fornecimento de serviços. Temos, por exemplo, o Overhead de Fabricação. Nesse caso, a DRE pode incluir uma linha denominada Custos Indiretos de Fabricação para relacionar os custos que suportam a fabricação, mas que não são associados diretamente aos produtos. Aqui podemos incluir custos como aluguel, seguro e material indireto. Para você entender melhor, a área administrativa possui o Overhead Administrativo, o qual indica despesas que cobrem aluguel de escritórios, salários da administração e material de escritório, por exemplo.

A importância do Overhead

Você sabe que controlar custos não é tarefa fácil, mas é uma atividade de suma importância na rotina de profissionais da área de planejamento e controladoria. Isso porque cada centavo salvo vai pesar positivamente na balança da lucratividade. O controle de Overhead Costs passa a ser vital quando a empresa produz/desenvolve mais de um produto, exerce mais de uma atividade e tem diversas áreas de negócio. O controle de Overhead permite que o controller, por exemplo, determine o real custo de produção de um produto. Por isso, por padrão, custos relacionados ao Overhead devem ser atribuídos às áreas da empresa que são indiretamente responsáveis por esses custos. Ao não se atentar para o Overhead a empresa pode ter sérios problemas em estabelecer o Preço de Venda. Em outro post falamos sobre o Markup, que é um índice multiplicador aplicado sobre o custo de um produto e/ou serviço para a formação do preço de venda. Pois bem, ao desconhecer o Overhead o custo exato de um produto/serviço será também desconhecido e a empresa acabará oferecendo um produto que não traz a real lucratividade. Como você pode ver, o Overhead exerce influência no preço de venda e, sobre o assunto, elaboramos um Guia completo para o cálculo do Preço Ideal de Venda dos produtos, mercadorias e serviços de sua empresa. Você pode acessá-lo clicando abaixo: Muitas vezes, a diferença entre você vender ou não vender, ou mesmo ter lucro ou prejuízo, está diretamente ligado ao seu Overhead.

Então, como controlar o Overhead?

O primeiro passo para controlar o Overhead corporativo é identificando-o. Para isso, é essencial que todo custo esteja sinalizado no relatório financeiro e noorçamento empresarial.A dica aqui é separar aqueles que são relacionados com fabricação de um produto ou desenvolvimento de um serviço dos que são custos e despesas gerais da empresa. Lembre-se que custos de produção se aplicam diretamente à fabricação do produto, como matéria-prima e mão de obra.

Em seguida, quebre as despesas gerais corporativas por função, como marketing, recursos humanos, tecnologia da informação, administração e vendas. Ao ter essas informações, encaminhe-as a cada gestor, para que possam ficar cientes dos custos e despesas que cada setor da empresa está gerando. Como controller, converse com cada um deles para entender como funcionam as operações das áreas e ajude a encontrar maneiras de reduzir custos sem sacrificar produtividade,eficiênciae qualidade. Aliás, aproveitando a deixa, para esse passo recomendamos que você salve a leitura do artigo Redução de custos com OBZ: a arte de cortar custos sem prejudicar o futuro da sua empresa. Observe que uma vez que Overhead está bem alinhado com cada gestor, isso facilitará, e muito, na elaboração do Orçamento Empresarial. Isso porque todos esses custos indiretos passarão a ser contabilizados. Muito importante é entender o seguinte: ao olhar seu Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), a sua Margem de Contribuição, percentualmente ao faturamento líquido, subtraída do seu Overhead, pressupõe o seu EBITDA, que será sua capacidade operacional de geração de caixa. Ou seja, é fundamental que seu Overhead esteja plenamente sob controle, fazendo com que sua empresa tenha uma área de operações super produtiva, eficiente e evitando problemas de lucratividade devido à falta de gestão do Overhead. Uma forma eficiente de dimensionar e controlar seu Overhead é pela Gestão por Processos e pelo OBZ. A Gestão por Processos vai te dar a real dimensão de cada processo, pela Matriz SIPOC (Fornecedor, Input, Processamento, Output, Cliente), verificando a real necessidade de recursos e pessoas para cada processo. Já o OBZ, pressupõe questionar se temos custos adequados à nossa estratégia e necessidade, fazendo a gestão mensal dos mesmos, sejam eles diretos ou indiretos, auxiliando na contestação de Overhead desnecessário. Outro assunto que não pode ficar de fora quando falamos de controlar o Overhead é Gestão de Contratos. No artigo Tudo sobre Gestão de Contratos: como administrá-los e não perder o prazo dos vencimentos e renovações damos algumas dicas que com certeza ajudarão no controle do Overhead. Falando em dicas, algumas sugestões para diminuir o Overhead incluem:

• Controle os custos de energia;
• Avalie o seguro;
• Renegocie contratos, como aluguel;
• Implemente sistema de controle de qualidade;
• Reavalie os custos de vendas e marketing;
• Aumente a eficiência dos funcionários (fornecendo treinamentos) e veja que atividades podem ser terceirizadas;
• Envolva os funcionários e peça sugestões para diminuir custos.

Além disso, é importante que o controller foque suas atenções na Margem de Contribuição. Para você entender melhor o que queremos dizer, vamos ao grand finale:

Overhead Cost e a Margem de Contribuição

Iniciando pela definição, a Margem de Contribuição representa o quanto o lucro da venda de cada produto contribuirá para a empresa cobrir todos os seus custos e despesas fixas, chamados de custo de estrutura, e ainda gerar lucro. Com base nisso é possível calcular a quantidade mínima de produtos que a organização precisará vender. Saber a Margem de Contribuição exata significa conhecer o Overhead da empresa, também de maneira precisa. Para você entender melhor, observe a planilha abaixo para cálculo de Margem de Contribuição e Lucratividade. Note que na planilha são necessárias informações como aluguel, marketing, telefone, internet etc. Como explicamos, todos esses dados referem-se ao Overhead. Portanto, não tem como calcular Margem de Contribuição sem saber com precisão quais são os desembolsos referentes ao Overhead. Assim como, ao analisar a Margem de Contribuição o controller consegue visualizar melhor a porcentagem que precisa diminuir de custos indiretos para aumentar essa Margem (isso, claro, presumindo que o profissional já tenha total conhecimento do valor referente aos Custos Indiretos que representam o Overhead). Aliás, essa é uma excelente dica para agir na raiz do problema e concentrar-se em trabalhar para a redução do Overhead. Caso você queira utilizar a planilha que mostramos acima, basta fazer o download gratuito clicando na imagem a seguir:

Concluindo

Overhead tem a ver com despesas/custos ligados à operação de uma empresa e que não são vinculados ao fornecimento ou produção de um produto ou serviço. Em outras palavras, são despesas/custos que o negócio incorre em permanecer no mercado. Ainda dizemos que ele se refere a uma operação ou à empresa como um todo, não estando diretamente relacionado com a produção de um bem ou o fornecimento de um serviço (ao contrário de matéria-prima ou mão de obra direta). Overhead pode estar relacionado, portanto, com custos ou despesas. Controlar o Overhead é fundamental, já que ele exerce influência (mesmo que indiretamente) no preço de venda e na margem de contribuição. Por isso, profissionais de controladoria devem ficar de olho bem atento nos famosos Overhead Costs! Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas. Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books. Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos adicione nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.