Em qualquer empresa, seja quando falamos das micros ou das grandes indústrias e corporações, o lema diário deve ser: um dia não pode terminar sem que um progresso tenha sido realizado. Sabe aquela história de “hoje melhor que ontem, amanhã melhor que hoje”? Pois é, é exatamente disso que estamos falando.
Na gestão empresarial existem algumas ferramentas cujo foco é justamente pensar em ser sempre melhor a cada dia. Isso significa: aumento de produtividade, redução de custos e desperdício e, claro, ganho em lucratividade. Dentre as ferramentas, podemos citar o Six Sigma, métodos Lean e o Kaizen.
Neste artigo abordaremos mais profundamente a filosofia Kaizen, vinda da terra do sol nascente. Os japoneses já nos ensinaram sobre o 5S no Sistema de Gestão da Qualidade. Agora é a vez de aprendermos com eles um pouco mais sobre produtividade (eles são bons nisso, concorda?). Então, acompanhe este post completíssimo sobre Método Kaizen.
O que é Kaizen?
De origem japonesa, Kaizen é uma palavra constituída de dois ideogramas: Kai, que representa mudança, e o Zen, virtude ou bondade. Trazendo mais para perto de nós, Kaizen significa mudança para melhor e é uma ferramenta utilizada para a melhoria contínua.
O Kaizen surgiu no Japão após a Segunda Guerra Mundial (década de 50), sendo que seu conceito tem origem industrial. Com o término do conflito o país se viu devastado e o governo deu início a diversos projetos nas áreas de gestão e administração, com o objetivo de reestruturar os processos industriais para que empresas japonesas voltassem a ser competitivas globalmente.
Assim, iniciou-se o estudo de projetos focados em qualidade, o que fez surgir o Método Kaizen de melhoria contínua, hoje utilizado pelo mundo inteiro. A metodologia baseia-se nas questões socioculturais do oriente, segundo as quais todos os indivíduos em uma empresa devem estar comprometidos com redução de custos, redução de desperdício e aumento de produtividade.
Portanto, Kaizen é uma ferramenta de Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta, o que nos faz lembrar de Orçamento Enxuto) que melhora tanto a qualidade quanto a produtividade, a segurança e a cultura no local de trabalho. De acordo com a metodologia, a aplicação de pequenas mudanças diárias resulta em grandes melhorias ao longo do tempo.
O método Kaizen tem uma particularidade, pois para que realmente funcione todos os colaboradores - do CEO aos funcionários do chão de fábrica - fazem parte do processo de aplicação.
Qual o objetivo do Kaizen?
Para entender sobre o objetivo dessa metodologia, basta olharmos para seus benefícios. Por isso separamos algumas das principais vantagens da metodologia Kaizen:
- Melhoria na qualidade
- Redução de custos
- Aumento na satisfação do cliente
- Mais segurança
- Redução de desperdício na empresa
- Aumento de produtividade
Falando especificamente sobre produtividade, queremos fazer um complemento. Você sabe que melhorar processos com ferramentas e criar uma cultura ágil tornou-se vital para as organizações brasileiras. A melhoria contínua que prega a filosofia Kaizen nas empresas traz como um de seus benefícios o aumento da produtividade com a adição da máxima “fazer mais, com menos”.
Mais adiante você verá como aplicar o Kaizen, mas queremos que você acrescente mais uma prática para melhorar a produtividade em áreas como a Controladoria, Marketing, Administrativo e Processos. Por isso, achamos legal dar algumas dicas práticas para trabalhar de forma mais produtiva e eficiente. Se você tem interesse em saber mais, após a leitura deste artigo assista ao webinar sobre Produtividade: como tornar seu time mais ágil. Ele é totalmente gratuito e para baixá-lo é só clicar na imagem abaixo:
E já que estamos falando do objetivo do método Kaizen, temos que destacar que além dos benefícios citados, ele melhora a cultura geral da empresa e aumenta a retenção de funcionários, além de:
- Melhora a comunicação e cooperação entre os colaboradores;
- Melhor a moral das equipes e a satisfação dos funcionários;
- Garante mais investimento pessoal na empresa entre funcionários e gerentes.
Onde o Kaizen pode ser aplicado?
Como mencionamos, para que ele funcione todos os colaboradores envolvidos nas mudanças a serem realizadas devem fazer parte do processo de aplicação do método Kaizen. Praticamente todas as áreas podem adotar o Kaizen, contudo, seu foco é nos pontos nos quais são identificados a possibilidade de maior retorno financeiro. Sendo assim, perceba que o controller tem participação na prática dessa metodologia, já que ele é quem tem a capacidade de avaliar os pontos que precisam melhorar financeiramente falando.
Áreas da empresa que geralmente necessitam de soluções pra ontem são aquelas que conseguem responder rapidamente às insatisfações de clientes, como desenvolvimento de produto, tecnologia, entre outras. Ao ter uma carteira de clientes insatisfeitos, a consequência será sentida no fluxo de caixa, por isso há a importância de pensar em melhoria contínua nesses setores.
Projetos com impacto considerável nos lucros da empresa - como melhoria da qualidade do serviço ou produto, melhoria de processos produtivos e redução de custos de produção, por exemplo - também são alvos da metodologia Kaizen. À lista adicionamos todos os locais de uma empresa ou indústria que não toleram perdas com paradas de máquinas, de materiais, de matéria-prima etc.
Portanto, suas atividades abrangem melhorias em várias áreas, incluindo:
- Qualidade: melhorias em produtos, serviços, ambiente de trabalho, práticas e processos;
- Custo: redução de despesas, de mão de obra, de utilização de material, de energia e recursos;
- Entrega: redução do tempo de entrega;
- Gestão: melhorias nos procedimentos, nos fluxos dos processos, na administração, nos sistemas de informação e na elaboração de documentação e relatórios.
- Segurança: melhoria nas condições de trabalho e redução dos danos ao meio ambiente.
Destacamos que, apesar de o Kaizen ter nascido na manufatura, ele pode ser aplicado também em outros setores, como Finanças, Tecnologia da Informação, Saúde etc.
Como a metodologia Kaizen funciona?
Kaizen é um processo lento de melhoria, mas contínuo. Isso significa que as mudanças não são rapidamente implementadas. Além disso, as melhorias, ao invés de serem sugeridas por uma equipe externa ou por pessoas fora da área, são sugeridas pela pessoa que faz o trabalho.
Caso um colaborador tenha um problema para resolver ou esteja considerando se uma mudança terá sentido, pelo método Kaizen esse funcionário reúne-se com os demais membros da área para uma sessão rápida de discussão e brainstorming. A partir daí decide-se o que deverá ser feito.
A filosofia por trás do Kaizen é comumente creditada ao Dr. W. Edwards Deming, o qual, na ocasião, recebeu um convite de líderes industriais japoneses e engenheiros para ajudar a reconstruir o Japão (após a Segunda Guerra Mundial, lembra?). Em seu livro "Out of the Crisis", o Dr. Deming compartilhou sua filosofia de melhoria contínua, explicando como a mesma deve funcionar:
- Para se tornar competitivo, permanecer no mercado e oferecer empregos, crie constância de propósito que visem a melhoria de produtos e serviços.
- Construa qualidade no produto em primeiro lugar.
- Minimize o custo total.
- Projetos devem ser de fácil aplicação.
- Para melhorar a qualidade e aumentar a produtividade, melhore constantemente o sistema de produção e serviços. Isso ajudará também a manter o foco na constante redução dos custos.
- Realize treinamentos de forma constante.
- Método Kaizen deve ser orientado aos processos.
- Institua o papel da liderança e lembre-se: o objetivo da supervisão deve ser ajudar pessoas e máquinas a fazer um trabalho melhor.
- Institua uma cultura em que todos contribuam para a redução de desperdícios.
- Crie um ambiente em que todos possam trabalhar de forma eficaz para a empresa.
- Destrua barreiras entre os departamentos e faça com que as áreas colaborem entre si.
- Institua um programa que favoreça e incentive a educação e o autoaperfeiçoamento.
- Faça com que todos na empresa trabalhem para realizar a transformação. Deixe claro que a transformação é o trabalho de todos.
Como você pode ver, a filosofia Kaizen vai além da melhora da produtividade. Quando executado corretamente, o método humaniza o local de trabalho, elimina trabalhos e processos desnecessários e ensina as pessoas a detectar e eliminar o desperdício nos processos de negócios.
Entendido isso, vamos aprender como ocorre sua aplicação.
Como aplicar o Kaizen?
Entendemos que com o resultado de esforço contínuo, com a participação de todos os colaboradores, a metodologia Kaizen gera melhorias. Antes de vermos como aplicar o Kaizen, separamos algumas dicas para fazer tudo acontecer:
- Substitua ideias fixas convencionais por novas, portanto, nada de ficar preso ao passado.
- Sempre questione as práticas e os padrões atuais, ou seja, tenha em mente que tudo pode melhorar.
- Sabe a história do copo metade cheio ou metade vazio? Pois bem, ao invés de focar no vazio, ou seja, no negativo ou nos motivos pelos quais algo não pode ser feito, pense em como colocar a ideia ou melhoria em prática (veja o lado positivo da mudança).
- Não dê desculpas. Ao invés disso, aja.
- Não persiga a perfeição. Implemente uma solução imediatamente, mesmo que apenas 50% da meta seja atingida. Lembre-se que o método traz resultados gradualmente.
- Ao verificar um erro, corrija-o imediatamente. Para a metodologia Kaizen nada de consertar amanhã o que você percebeu hoje .
Ressaltamos que Kaizen é também uma filosofia, ou seja, uma maneira de pensar, não podendo ser tratado como um projeto a ser concluído. Isso significa que as dicas acima devem ser como mantras das empresas que aplicam o método.
Como todos têm participação na sua execução, para implementá-lo nada mais natural do que todos os colaboradores receberem treinamento sobre o conceito. Lembre-se que na metodologia Kaizen todas as áreas que serão impactadas pelas mudanças devem se envolver.
Por exemplo, uma mudança no processo de produção pode afetar tanto as equipes de produção quanto a de segurança do trabalho, armazenamento e logística. Nesse caso, é imprescindível que todos os impactados participem das reuniões e deem suas sugestões. A participação e o apoio da gerência são igualmente fundamentais, já que colaboradores seguem seus líderes. Por isso, os gestores devem abraçar a causa e incorporar a filosofia na execução de suas atividades.
Então, para aplicar o Kaizen todos os envolvidos devem começar a pensar sobre o seu trabalho de uma maneira nova e questionar-se nos tópicos:
- Agora: qual é a condição atual?
- Próximo: qual a situação desejada?
- Novo: como chegar a essa situação?
Para responder a essas perguntas, o ciclo de melhoria contínua do Kaizen possui sete fases:
- Identificação de oportunidade
- Análise do processo
- Desenvolvimento de uma solução ideal
- Implementação da solução
- Estudo dos resultados
- Padronização da solução
Com isso em mente, segue-se um fluxo de etapas.
Etapas da metodologia Kaizen
Normalmente, a implementação do Kaizen ocorre em três etapas: antes, durante e depois do projeto. Explicando melhor:
Antes do projeto:
- Definição do líder do projeto;
- Definição da equipe;
- Identificação de oportunidades de melhoria (lembre-se que todos os desperdícios devem ser eliminados);
- Estabelecimento de metas e objetivos (não esqueça de utilizar as metas SMART);
- Elaboração de plano de ação para execução das atividades;
- Análise do processo;
- Desenvolvimento de uma solução ideal.
Durante o projeto:
- Execução das atividades;
- Teste das melhorias;
- Discussão sobre o status e o andamento do projeto;
- Monitoramento constante dos resultados.
Após o projeto:
- Apresentação dos resultados;
- Estudo dos resultado;
- Padronização da solução;
- Planejamento do futuro para o início de uma nova melhoria.
A aplicação do Kaizen utiliza o ciclo PDCA, ou seja:
- Planeje: desenvolva uma hipótese;
- Faça: execute o experimento;
- Verifique: avalie os resultados;
- Aja: aperfeiçoe sua experiência e inicie um novo ciclo.
Não esqueça que ao adotar a metodologia é preciso sempre ter em mente aquelas dicas que demos no tópico “Como aplicar o Kaizen?”. Lembre-se: Kaizen é uma filosofia, o que significa que uma vez adotada, deve ser incorporada.
Filosofia Kaizen e o orçamento empresarial
Já que Kaizen é a prática de melhorar continuamente os processos, buscando redução de custos e desperdício, você vai concordar que isso tem tudo a ver com a área de planejamento e controladoria. Indo um pouco mais além, o conceito pode ser aplicado no orçamento empresarial, incorporando reduções de custos esperados nos resultados planejados de uma organização. Trocando em miúdos, a metodologia pode - e deve - ser utilizada para diminuir os custos de forma contínua.
Como vimos, adotar o método Kaizen significa pensar em melhorias graduais durante um longo período de tempo, ou seja, o resultado não é imediato. Portanto, a elaboração do orçamento baseado no conceito exige um grande planejamento, especialmente para:
- Analisar todos os aspectos do negócio, entendendo como funciona cada processo da empresa;
- Localizar em que processos, atividades ou áreas estão sendo gerados desperdícios e/ou gastos maiores que os planejados.
Com esse entendimento e com base nos objetivos da organização o controller identifica os fatores que impedem esses objetivos de serem cumpridos para, então, aprimorar as operações. Em outras palavras, o profissional busca por gargalos a serem reduzidos ou eliminados.
Sabe a Teoria das Restrições? De acordo com ela existe pelo menos uma restrição que limita o crescimento ou o sucesso de qualquer negócio. Partindo desse princípio, e com o entendimento do método Kaizen para melhoria contínua, a controladoria deve sempre trabalhar com o orçamento de maneira a verificar constantemente o desempenho das áreas, combinando expectativas orçamentárias com as reduções reais de custos ao longo do tempo. Aliás, é com o orçamento que a empresa consegue analisar melhor quais contas contábeis precisam de redução de custo.
Identificar pontos de redução de desperdícios nas empresas, bem como de custos, e atuar para reverter a situação, significa afetar positivamente a projeção do fluxo de caixa. Por consequência, dizemos que a controladoria estará mais apta a ter uma gestão orçamentária best-in-class.
Falando nisso, você saberia dizer qual é o estágio de maturidade da gestão da sua empresa? Para ajudá-lo a responder essa pergunta, desenvolvemos um e-book onde mostramos como se comportam empresas em cada estágio de maturidade. Para acessá-lo, clique no banner:
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Concluindo
Falar de melhoria contínua, é abordar o método Kaizen. De acordo com esta metodologia vinda do oriente, todos os indivíduos em uma empresa devem estar comprometidos com redução de custos, redução de desperdício e aumento de produtividade.
Ao aplicar a filosofia Kaizen como um plano de ação, cada funcionário aprende a pensar de maneira diferente sobre seu trabalho e em seu papel para o bom andamento do negócio. Por isso, a aplicação consistente da metodologia Kaizen desenvolve a cultura necessária para uma melhoria contínua efetiva, criando, desse modo, um enorme valor à empresa em longo prazo.
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