Quantas vezes você ouviu a frase “deixe seu dinheiro trabalhar por você”? Quase um mantra entre coachs e empreendedores, essa ideia não só está correta como é perfeitamente aplicável à gestão de tesouraria.
Bem verdade, a gestão de tesouraria organiza as contas da empresa, mas mais do que isso, faz o dinheiro trabalhar por si. Em outras palavras, o papel da tesouraria é proporcionar estabilidade financeira para as empresas, deixando as contas em ordem e organizadas, utilizando o dinheiro para gerar, no fim, mais dinheiro.
A tesouraria faz parte da estrutura que mantém uma empresa de pé e funcionando. Sabendo disso achamos importante dedicar um artigo para definir de uma vez por toda os objetivos da área junto com a sua relevância ao contexto empresarial. Ao fim, você encontrará um mapeamento de como a tesouraria se organiza como área e suas principais rotinas. Vamos lá!
Objetivo da gestão de tesouraria
O objetivo da tesouraria é ter certeza que os recursos financeiros da empresa estão sendo o suficiente para abater seus compromissos. Da forma que, o que “sobrar”, deverá ser investido de maneira eficaz e que traga retorno ao negócio. Em um panorama geral, a tesouraria cuida de todo o dinheiro da empresa: do controle ao gerenciamento e investimentos.
Isso representa também questões como empréstimos, por exemplo. Caso a empresa pegue um empréstimo, em quanto tempo ele será pago? E as taxas de juros, valem a pena e irão afetar o saldo mínimo de caixa pelos próximos meses? Essas questões são papel da tesouraria avaliar e definir se são ou não a melhor escolha.
No fim, é a tesouraria a área responsável por pagar as contas sem deixar o caixa no vermelho. E, como um bom Lannister, a tesouraria de uma empresa também “sempre paga suas dívidas”.
Ao alcançar esse objetivo primário podemos dizer que a gestão de tesouraria está sendo eficiente e cumprindo o seu papel na empresa. Contudo, outros objetivos a longo prazo podem ser inseridos para o alcance de melhores resultados.
Em relação ao faturamento, por exemplo, a tesouraria pode ter um objetivo de alcançar, ao fim do ano, um saldo mínimo em caixa da empresa. Nesse contexto, o ideal para o alcance do objetivo e criação de novas estratégias é um planejamento financeiro.
E como tudo isso é feito?
No contexto anterior o planejamento financeiro foi a melhor ferramenta para o alcance do objetivo secundário. Mas, na verdade, esse planejamento é um fiel escudeiro da tesouraria.
Por lidar com questões incertas – como valores que irão ou não entrar –, a tesouraria precisa projetar o seu fluxo de caixa para um determinado período. Essa projeção representa uma visão dos próximos meses; onde podemos “imaginar” como será o caixa. Mas isso quer dizer que será projetado em um fluxo de caixa o que esperamos que entrará nos próximos meses. Algo que é, claro, totalmente incerto.
Essa projeção implica que estamos idealizando o fluxo de caixa. Ele, no fim, não necessariamente irá se concretizar. Portanto, com o intuito de reduzir os impactos negativos desses equívocos é que criamos o planejamento financeiro.
O planejamento financeiro tem como objetivo identificar as receitas e despesas futuras, utilizando-os da melhor forma. Se o cenário projetado não for promissor e, nos próximos meses, as receitas diminuem, o saldo mínimo do caixa deve ser o bastante para cobrir o prejuízo.
Por outro lado, caso o cenário seja de bons ganhos, o planejamento financeiro deve ser abrangente para aproveitar esses recursos financeiros. Dessa forma, ao projetar o fluxo de caixa a tesouraria também planeja o que será feito com o dinheiro que “sobrou”.
Qual a importância da gestão da tesouraria
A gestão de tesouraria é a ponte entre os recursos e a saúde financeira do negócio. Sem ela (ou sem um profissional que faça o seu papel), de maneira direta, as empresas simplesmente iriam quebrar.
A área também possui um papel estratégico na empresa. As decisões estratégicas do negócio podem ser tomadas utilizando seus relatórios (como fluxo de caixa) e o planejamento financeiro.
P.S: quanto maior a decisão estratégica envolvendo o financeiro, maior deve ser o valor mínimo no caixa. É imprescindível garantir que não haverá danos financeiros.
Imagine assim: ao avaliar a projeção de caixa e considerar o cenário (sendo promissor ou não), a tesouraria orientará outras áreas, por exemplo, a como agir diante desses cenários. Caso mais recursos irão entrar, a área de Marketing poderá investir em um novo funcionário para suprir a demanda.
Todas as decisões estratégicas têm impacto no fluxo de caixa. Portanto a tesouraria, além de fazer o controle, garantirá que as decisões não interfiram negativamente no saldo da empresa. Caso a empresa utilize de financiamento, a tesouraria irá planejar o pagamento, considerando juros, prazo e retorno do investimento.
Rotinas da tesouraria
Para vencer o desafio que tem em mãos a tesouraria possui algumas rotinas indispensáveis, como:
Contas a pagar e a receber
Provavelmente a função mais conhecida da tesouraria, o controle e administração das contas a pagar e receber são parte da rotina. Essa função implica um acompanhamento dos compromissos financeiros, garantindo que os pagamentos e recebimentos sejam feitos dentro do prazo. E, claro, que o saldo mínimo do caixa não seja afetado.
Fluxo de caixa
A gestão de tesouraria é responsável pelo fluxo de caixa da empresa. Então, cabe a área documentar as entradas e saídas, datas, prazos e outras informações importantes. E sempre que necessário, realizar um Demonstrativo de Fluxo de Caixa.
Conciliações bancárias
Conciliação bancária é a comparação entre as informações contidas no banco e as que a tesouraria possui, como data de pagamentos e afins. Essa conferência é a garantia de que nenhum erro passará em branco e que as movimentações financeiras estão corretas.
Planejamento financeiro
O planejamento financeiro surge para suprir as incertezas de uma projeção de caixa. Ao planejar, deverá ser considerado os possíveis problemas que a empresa possa enfrentar. Assim, como, as principais oportunidades que poderão ajudar o desempenho do negócio.
Administração dos investimentos
Essa administração envolve aplicações e captações de recursos. A aplicação é um investimento da parte da verba que a empresa possui em uma conta ou em outro negócio. Após um tempo, a empresa terá retorno (ou não) financeiro com base nessa aplicação. A tesouraria é a parte em que tomar cuidado e avalia os riscos e benefícios dessas aplicações.
Já a captação de recursos são empréstimos e investimentos. Neste caso, a tesouraria deve avaliar questões como juros a longo prazo e se, no fim, valerá ou não a pena. Tudo isso considerando além do saldo mínimo em caixa, o planejamento financeiro já criado.
Portanto, o trabalho da área além das questões conhecidas da tesouraria, entra também a necessidade de prezar pelo saldo mínimo em caixa. E, claro, o planejamento financeiro.
Como construir uma boa área de tesouraria
A construção de uma área de tesouraria vai depender, principalmente, da estrutura de departamento financeiro na empresa. Existem diversas estruturas, mas as mais comuns (conforme o tamanho da empresa) são as seguintes:
Estrutura em uma grande empresa
Esta estrutura foi criada para corresponder à alta demanda da empresa. Portanto, neste caso, temos um Coordenador de Tesouraria, ao lado de um Analista.
Em uma média empresa
Em médias empresas a estrutura pode ser reduzida. Neste caso, o Analista de Tesouraria responderá diretamente ao Diretor Financeiro. Os dois, portanto, lidarão com as funções relacionadas a tesouraria.
E em uma pequena empresa
Em uma pequena empresa não só a demanda, mas como os recursos financeiros, são reduzidos. Nesta estrutura parte do departamento é terceirizado. Por outro lado, a Tesouraria possui um Analista dedicado à função. Este, responde ao líder da área; muitas vezes um sócio da empresa.
Como o time de tesouraria será formado é ditado pelo tamanho da sua empresa, principalmente por causa da demanda. De qualquer forma, é importante buscar os profissionais corretos e priorizar alguns princípios fundamentais para a Tesouraria.
O que procurar em um profissional para o time de tesouraria?
O setor é importante e exige profissionais à altura do desafio. Por isso, é importante atenção e, no momento da contratação dos profissionais da tesouraria, buscar os melhores perfis que se enquadram na área. Aqui vão algumas dicas do que procurar em um profissional da tesouraria:
1. Ampla visão de negócio
Os profissionais que trabalham com tesouraria precisam conhecer o negócio no geral. Por ser uma área que mantém contato com as outras áreas, essa visão ampla do negócio é importante para conhecer as necessidades e dores de cada área. Isso, no fim, irá influenciar em um momento de planejamento do financeiro, por exemplo.
2. Perfil analítico
É óbvio que a área lida com números o tempo todo. Dessa forma, um profissional que entende e facilmente lida com análise de dados é um diferencial. Essa característica é importante no momento de analisar os dados de desempenho da área e também da empresa.
Lembre-se: as análises servirão como base para as decisões que serão tomadas pela presidência. Portanto, os dados precisam ser de fácil leitura tanto para a liderança, como para os profissionais da área.
3. Atenção aos detalhes
Principalmente quando envolve conciliação bancária, ter atenção nos detalhes pode evitar inúmeros erros. Uma pessoa detalhista percebe coisas que o olhar corrido diário não é capaz de identificar. Novamente: uma excelente característica para identificação de erros.
4. Noções de previsibilidade
Na criação de uma projeção de fluxo de caixa e planejamento financeiro é onde identificamos os problemas e oportunidades futuras. Portanto, noções de previsibilidade financeira e capacidade de antecipar problemas é um característica importante para um membro da tesouraria.
O episódio #07 do Controller Cast, nosso podcast para profissionais de Finanças e Controladoria, aborda sobre a Contabilidade do Futuro. Acredito que é um ótimo assunto e que faz total sentido com este texto. Ouça logo abaixo ou no Spotify, Deezer e iTunes Podcasts.
Concluindo
A tesouraria é um braço importante do departamento financeiro. Sem ela, a empresa perderia uma de suas bases fundamentais e todo o controle iria por água abaixo. Prezar por uma boa tesouraria é também prezar pela saúde e controle financeiro da sua empresa.
Ao estruturar essa área, não se esqueça dos princípios base para um bom profissional de tesouraria. E, caso seja útil para você, confira esse Modelo de Demonstrativo de Fluxo de Caixa. (Falamos dele linhas atrás; fundamental para tomadas de decisões e análise do caixa).
