Você, assim como tantas outras pessoas, também já precisou justificar alguma compra para empresa utilizando notinhas fiscais para receber o reembolso necessário. Essa prática é tão normal que nem pensamos em como esse processo pode estar ultrapassado e demandando tempo demais da empresa (e dos funcionários). É com essa perspectiva que neste Controller Cast falamos sobre as boas práticas na gestão de reembolso e prestação de contas. No Controller Cast de hoje Guilherme Costantin, CEO e Cofundador da Espresso Controle de Despesas, conversa com a gente sobre as boas práticas de uma gestão de reembolso.
Agora você também pode nos ouvir no Spotify, Deezer e iTunes Podcast! O Controller Cast é um podcast pensado especialmente para profissionais das áreas de Planejamento, Controladoria e Finanças. Nele discutimos temas relacionados com a área, trazendo insights, conteúdos práticos e entrevistas com profissionais que estão fazendo a diferença em suas empresas. Ouça também os episódios anteriores:
- Episódio 21 - Controller Cast com Carlos Santos sobre Melhorias no processo de previsão de margens e resultados
- Episódio 22 - Controller Cast com Hermes Reis sobre Como criar a Modelagem Financeira e Orçamentária de sua empresa
- Episódio 23 - Controller Cast com Juliana Rossi sobre Planejamento e Orçamento de Marketing
- Episódio 24 - Controller Cast com Rodrigo Garcia sobre Valuation
O que você pode nos passar sobre boas práticas na gestão de reembolso? Guilherme definiu boas práticas em três etapas:
- Definir o processo
É importante ter processo porque é algo que envolve dinheiro e, também, a satisfação do funcionário. Então, defina o processo, as regras, crie um fluxo de aprovação (para não sobrar apenas para o Financeiro).
- Simplifique o processo
Após criado, simplifique-o. É claro para um vendedor, por exemplo, que esse processo é secundário para ele. Porque, no fim, sua tarefa importante são as vendas. Por isso muitas vezes existem casos de atraso para pedir reembolso. Quanto mais simples o processo, mais simples a vida do funcionário (e o benefício é para os dois lados).
- Automatize o processo
Automatizar elimina muito trabalho manual dos dois lados. E não apenas isso: automatiza o processo de auditoria, de aprovação, e até do reembolso em si. Quais os principais erros e coisas mais bizarras que você, Guilherme, já encontrou? Do lado do funcionário: É normal ouvir que as pessoas odeiam e falam “Eu só peço quando eu gasto mais de R$100”. A pessoa cria um prejuízo aceitável para não ter que fazer o processo. E isso acontece em todos os níveis, de gestor não pedindo reembolso de R$300 e outros funcionários deixando passar valores menores. Separar períodos do tempo para fazer o processo. É comum separarem a sexta de manhã ou a segunda-feira inteira para fazer o relatório de reembolso. E a questão da fraude justificada: criar uma nota falsa feita por ele mesmo, ou pedir em qualquer restaurante. E tudo por conta do processo. Do lado da empresa: Pessoas específicas apenas para conferir papéis que foram lançados na planilha. Outra coisa comum é ver o processo moldado pela forma manual. Empresas colocam regras como: se passar de 30 dias você perde seu reembolso. Esse é apenas um exemplo, mas existem dezenas de regras que são criadas. A relação entre empresa e funcionário fica distorcida. Empresas com gavetas, e até salas, para guardar os papéis. Por onde a empresa pode começar para aderir a uma boa gestão de reembolso? Primeiro passo é procurar por uma ferramenta. É preciso encontrar alguém que te ajude a criar o processo e a simplificá-lo. Porque se o mesmo processo de manter, moldado em cima de um processo antigo, você inserir uma ferramenta não irá mudar nada. É importante fazer um benchmarking em cada mercado, para entender como os processos funcionam em cada setor.