Você já parou para calcular quanto a sua empresa gasta com software? Mais importante ainda: será que esse custo faz sentido para o seu negócio? No episódio #52 do Controller Cast, conversamos com Carlos Moura, fundador da Pong, uma solução especializada no controle de despesas com software, para entender estratégias práticas de otimização desses gastos.
O custo com software pode chegar a 5% a 9% da receita da empresa, dependendo do modelo de negócio. Muitas vezes, há desperdícios que passam despercebidos e podem impactar diretamente o resultado financeiro. Abaixo você confere os principais pontos do bate-papo e te mostramos como evitar esses custos desnecessários.
Para ouvir o episódio completo e entender melhor como aplicar essas estratégias para economizar com software? Dê o play no episódio #52 do Controller Cast! Ouça também pelo Youtube e Spotify.
Carlos destacou no episódio que um dos maiores desafios das empresas é a falta de visibilidade sobre os custos com software. Muitas empresas operam com centenas de licenças, ferramentas duplicadas e contratos desvantajosos.
"A gente já pegou empresas com custo de software representando 9% da receita, enquanto outras do mesmo porte e segmento gastavam apenas 4%. A diferença? Uma olhava para o custo no detalhe, a outra simplesmente deixava rolar."
Entre os maiores desperdícios, ele apontou:
- Licenças não utilizadas: Usuários que saíram da empresa ou que têm acesso a ferramentas que não usam.
- Softwares duplicados: Vários times usando soluções diferentes para a mesma função (ex: Marketing usando Asana, RH no Trello e Produto no Jira).
- Contratos caros e mal negociados: Empresas fechando contratos longos sem revisar os termos ou avaliar se o custo-benefício ainda faz sentido.
"Muita gente acha que software é só produtividade, mas se você contrata uma ferramenta sem um objetivo claro, pode estar apenas jogando dinheiro fora."
Como reduzir gastos sem prejudicar a produtividade?
Para cortar custos sem afetar o desempenho do time, Carlos sugere uma abordagem estruturada:
Mapeie tudo o que sua empresa usa
O primeiro passo é levantar todas as ferramentas contratadas, identificando duplicidades e uso real. Muitas empresas não têm essa visibilidade e acabam pagando por serviços desnecessários.
"Já vimos empresas achando que tinham 40 softwares ativos, mas, quando puxamos os dados, havia mais de 300."
Avalie o ROI de cada software
Cada ferramenta deve ter um objetivo claro e um retorno mensurável. Pergunte-se: esse software realmente gera valor ou só está ocupando espaço no orçamento?
"Não adianta querer a ferramenta mais cara do mercado só porque todo mundo usa. O foco tem que ser o retorno que ela traz para o negócio."
Negocie e centralize ferramentas
Muitas empresas aceitam o primeiro preço sem questionar. Negociar contratos e consolidar ferramentas pode gerar economias expressivas.
"Empresas como Salesforce, HubSpot e Microsoft oferecem grandes descontos no primeiro ano, mas depois aumentam o valor. Se você não negocia, a conta chega pesada."
Defina uma política de governança
Criar um processo claro para compras, renovações e revisões evita gastos desnecessários e mantém o orçamento sob controle. O time de finanças e controladoria deve trabalhar junto com os gestores para garantir visibilidade e otimização.
O que fazer agora? Primeiros passos para a gestão de custos com software
Se sua empresa nunca revisou os gastos com software, agora é o momento! Algumas ações rápidas para começar:
🔎 Faça um inventário de todas as ferramentas utilizadas.
💰 Verifique licenças duplicadas ou subutilizadas.
📉 Analise se há planos caros que podem ser reduzidos.
📊 Negocie contratos e considere alternativas nacionais.
📝 Crie um processo de governança para evitar novos desperdícios.
No final do episódio, Carlos reforça:
"Reduzir custos não significa cortar ferramentas aleatoriamente. Significa otimizar os investimentos, garantir que cada real gasto tem um retorno claro e, se possível, transformar essas economias em novos investimentos para o crescimento da empresa."
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Perguntas frequentes
Quanto a empresa deve gastar com software em relação à receita?
Depende do modelo de negócio, mas o intervalo comum é entre 5% e 9% da receita. Se você está acima disso, há espaço para otimização. O ponto crítico é não apenas o percentual, mas ter visibilidade sobre onde cada real está sendo gasto.
Como saber se estou pagando por licenças que não uso?
O primeiro passo é listar todas as ferramentas contratadas e cruzar com quem realmente usa. Muitas empresas descobrem que têm centenas de licenças ativas quando mapeiam de verdade. Peça ao seu time de TI ou administrativo um relatório de acesso dos últimos 3 meses.
Qual é a diferença entre ter softwares duplicados e ter ferramentas especializadas?
Softwares duplicados são quando diferentes times usam soluções diferentes para a mesma função. Por exemplo: Marketing com Asana, RH com Trello e Produto com Jira, tudo fazendo gestão de projetos. Ferramentas especializadas são quando você escolhe uma solução que realmente resolve um problema único do seu negócio.
Vale a pena manter um software só porque o time gosta de usar?
Não. Gosto do time é importante para adoção, mas não pode ser o único critério. A pergunta deve ser: essa ferramenta entrega um retorno claro para o negócio? Se não há objetivo mensurável, é melhor redirecionar o orçamento.
Como calcular o ROI de um software?
Defina qual é o resultado esperado antes de contratar. Se é produtividade, mede em horas economizadas. Se é receita, rastreia o impacto direto. Se é redução de erros, quantifica o custo dos erros que foram evitados. Sem uma métrica clara no início, fica difícil justificar o custo depois.
É possível negociar o valor de contrato de software?
Sim. Muitos softwares oferecem descontos significativos no primeiro ano, mas reajustam depois. Se você não renegocia, o valor sobe automaticamente. Também vale consolidar contratos: contratar múltiplas soluções do mesmo fornecedor frequentemente gera descontos melhores.
O que é governança de software e por que importa para o orçamento?
É um processo claro para aprovar, renovar e revisar compras de software. Sem isso, diferentes departamentos contratam ferramentas sem alinhamento, gerando duplicação e desperdício. Quando você centraliza, fica mais fácil negociar e manter o controle.
Como evitar que o time sofra quando cortamos softwares?
O segredo é não cortar primeiro e perguntar depois. Avalie qual ferramenta realmente traz valor, consolide as que fazem a mesma coisa em uma única solução e então faça a transição de forma planejada. Se o software que está cortando não estava gerando resultado, o time provavelmente já não o usava tanto assim.
Qual é o primeiro passo para revisar custos com software na minha empresa?
Faça um inventário completo. Liste todas as ferramentas contratadas, o valor mensal, quantos usuários têm acesso e quem realmente usa. Você pode se surpreender com a quantidade de software que está pagando mas ninguém utiliza.
Existe risco de perder produtividade ao reduzir custos com software?
Não, se você cortar certas e manter as que entregam valor. Produtividade não vem do número de ferramentas, mas da qualidade e adequação delas. Muitas vezes, menos softwares bem escolhidos entregam mais resultado que muitos softwares sem propósito.
Como envolver o time de finanças na gestão de custos com software?
A controladoria deve trabalhar junto com gestores operacionais. Finanças lida com a visibilidade e aprovação dos gastos, e os gestores avaliam o uso real. Sem essa ponte, um lado vê só números e o outro side acha que está tudo bem.
Vale renovar um contrato de software só porque a ferramenta sempre foi usada?
Não automaticamente. Renevar deve ser uma decisão ativa, não padrão. Pergunte se ainda faz sentido, se há alternativas mais baratas e se o ROI continua positivo. Muitas empresas renovam por inércia e acabam pagando a mais por anos.
O que fazer com softwares contratados por departamento sem aprovação central?
Integre essas ferramentas ao inventário e avalie cada uma. Se agregam valor e não duplicam outras, mantenha, mas incorpore ao orçamento centralizado. Se duplicam ou têm baixo uso, priorize a consolidação. A partir de então, exija aprovação para novas contratações.
Como saber se um software está mal negociado?
Peça para revisar o contrato. Verifique: o preço subiu muito na renovação? Há cláusula de aumento automático? Quantos usuários você realmente paga? Se não consegue responder essas perguntas, está na hora de renegociar ou avaliar alternativas.
Cortar um software afeta a integração com outras ferramentas?
Pode, dependendo da integração. Por isso mapeie não só o uso, mas também as conexões entre softwares antes de cortar. Se uma ferramenta integra com outras críticas, o custo de migração pode não compensar a economia. Nesse caso, consolidar em uma solução integrada é melhor que cortar.
Qual é o tempo ideal para revisar custos com software?
Minimize uma revisão anual completa. Mas monitorar trimestral ajuda a pegar desperdícios cedo. Se a empresa cresce ou muda de modelo de negócio, revise antes. Não espere o orçamento apertar para começar a olhar.
Software gratuito ou open-source pode substituir ferramentas pagas?
Às vezes sim, mas não automaticamente. Avalie custo total: gratuito em licença, mas exige desenvolvimento interno ou integração, pode ficar caro. Software pago já vem pronto. O critério é o mesmo: qual opção entrega o melhor resultado para o investimento?
Como comunicar para o time que vamos cortar um software que muitos usam?
Seja direto e antecipe. Explique por quê (falta de ROI, duplicação com outra ferramenta), apresente a alternativa e dê tempo para o time se adaptar. Envolver líderes de cada área na decisão reduz resistência e garante que a migração flua melhor.
Qual é o impacto de software mal gerenciado no resultado financeiro da empresa?
Pode chegar a 5% da receita em desperdício. Uma empresa faturando R$ 10 milhões por ano pagando 9% em software deixa de ganhar R$ 400 mil se conseguisse reduzir para 5%. Isso é dinheiro que poderia ir para lucro, investimento ou caixa.
Vale a pena contratar uma consultoria ou ferramenta especializada para controlar custos com software?
Depende do tamanho da empresa e da complexidade. Se você tem centenas de ferramentas espalhadas, a visibilidade trazida por uma especialista pode pagar a conta rapidamente. Para empresas menores, um mapeamento manual seguido de gestão interna pode ser suficiente.