Rituais de gestão: como aplicá-lo no seu time de finanças e controladoria?

Na antiguidade a sociedade humana se organizava por meio de rituais, práticas e cerimônias. As tribos e os impérios, por exemplo, possuíam rituais que guiavam suas decisões, desde conselhos de anciãos até cerimônias de coroação de líderes, com o objetivo de alinhar todos em torno de um propósito comum.

No mundo corporativo atual, também temos rituais, chamados de rituais de gestão. Nesse caso, são momentos estruturados para alinhar as equipes, manter o foco nas prioridades e garantir que todos os membros compartilhem uma mesma visão estratégica. Como nas civilizações antigas, esses rituais moldam a cultura (nas empresas, falamos de cultura organizacional) e são fundamentais para trazer coesão ao grupo.

Neste artigo, vamos explorar os principais rituais de gestão e sua importância, com foco especial nas áreas de finanças e controladoria. Então, aproveite!

O que são rituais de gestão e por que são essenciais?

Os rituais de gestão são práticas realizadas com uma certa frequência para trazer alinhamento, coesão e consistência nas operações diárias. Essas práticas podem ser desde reuniões semanais, até revisões trimestrais e sessões de feedback, por exemplo.

Na gestão empresarial, os rituais podem ser aplicados por diversas áreas e são essenciais para criar uma cultura de transparência, responsabilidade e aprendizado contínuo. Sem eles, a organização pode enfrentar problemas como desmotivação, falta de alinhamento cultural, baixa entrega de resultados, queda na produtividade, entre outros.

Em um mundo corporativo em que a comunicação precisa ser rápida e as mudanças exigem adaptações constantes, os rituais de times ajudam manter as equipes focadas, bem-informadas e motivadas, contribuindo para uma performance organizacional robusta e para o atingimento de resultados.  

Principais rituais de gestão para diferentes áreas

Como comentado na introdução, neste artigo, o foco dos rituais de gestão vai para a área de controladoria e finanças. No entanto, os ritos que descrevemos a seguir podem ser aplicados para diversas áreas. Confira:

Reuniões diárias (Daily Stand-ups)

As reuniões diárias, conhecidas por "daily stand-ups”, são uma prática popularizada pela Metodologia Ágil. Referem-se a reuniões rápidas de equipes - com duração de cerca de 15 minutos - voltadas para:

• Discutir o progresso de projetos e/ou atividades;
• Identificar potenciais obstáculos;
• Criar um espaço para resolução rápida de problemas; e
• Facilitar a colaboração necessária.

Por serem encontros de curta duração, o foco é na comunicação clara e objetiva. Ressaltamos ainda que, como ritual de gestão, essas reuniões visam trazer coesão e manter o trabalho individual conectado aos esforços gerais do time. Assim, cada um sabe o que seu colega está fazendo.

Dica Treasy: se você precisa de uma técnica para resolução de problemas, este artigo pode ajudar:

👉 Como fazer a Matriz GUT para a resolução de problemas? Conheça a Matriz de Prioridades

Revisões semanais e mensais

As revisões semanais e mensais oferecem uma oportunidade para avaliar o progresso de objetivos de curto e médio prazo, respectivamente. Entenda:

• As revisões semanais são ideais para verificar se as entregas estão sendo cumpridas e se há necessidade de ajustes rápidos nas abordagens. 
• As revisões mensais têm um olhar mais amplo, permitindo que o time analise o desempenho do mês, identifique tendências e faça ajustes nas estratégias de médio prazo.

Portanto, destacamos que ao contrário das "daily stand-ups”, aqui estamos tratando de reuniões para que o líder/gestor e a equipe avaliem resultados, ajustem prioridades e identifiquem o que precisa ser ajustado.

Planejamento estratégico e revisões trimestrais

Dentre os rituais de gestão, o planejamento estratégico, alinhado com revisões trimestrais, é o que mantém a empresa no caminho certo a longo prazo. Uma dica aqui é: com base no que foi definido na estratégia, identifique os OKRs trimestrais e revise, a cada fim de ciclo (ou seja, a cada três meses), o andamento em relação a eles. 

Abrindo um parênteses, OKR é a sigla para Objectives and Key Results (ou Objetivos e Resultados-Chave). Trata-se de uma metodologia de gestão de metas que se destaca pela agilidade e foco em resultados. Desenvolvida por Andrew Grove, presidente da Intel, na década de 1970, o método surgiu como uma forma eficaz de medir a performance das empresas, especialmente as do setor digital. 

O principal diferencial do OKR é sua abordagem de curto prazo, geralmente com metas estabelecidas para um ciclo de três meses. Isso permite uma adaptação mais rápida às mudanças no mercado ou no ambiente corporativo, ao contrário dos modelos tradicionais de metas anuais, que podem ser rígidos e demorados para revisar. 

No contexto do planejamento orçamentário, por exemplo, o OKR pode ser utilizado para definir metas financeiras trimestrais dentro de um plano anual mais amplo. Saiba mais em:

👉 Como aplicar OKR no planejamento orçamentário da sua empresa

One-on-ones entre líderes e liderados

Pensando em rituais como uma prática para alinhar os colaboradores aos objetivos organizacionais, as reuniões one-on-one (ou 1-to-1) são uma prática que costuma ser bastante eficiente. Elas nada mais são do que reuniões individuais entre um líder e um liderado e constituem um importante ponto de contato para compartilhar o progresso, celebrar o sucesso e cultivar confiança, crescimento e colaboração. 

As one-on-one também são ótimas oportunidades para garantir que todas as partes estejam alinhadas com metas e objetivos, promovendo um senso de propósito e pertencimento no local de trabalho. Além disso, o ritual é importante para criar um canal aberto de comunicação, entender desafios e fornecer feedback construtivo. Ele também ajuda a fortalecer a relação entre liderança e equipe, promovendo um ambiente de confiança e desenvolvimento contínuo.

Rituais de gestão nas áreas de finanças e controladoria

Agora que você viu de uma forma geral alguns rituais de gestão que podem ajudar diferentes áreas, vamos colocar a lupa no setor de finanças e controladoria. A seguir, elencamos quatro rituais que farão a diferença nos resultados financeiros e na previsibilidade do negócio:

1 - Hábito de conferir dashboards financeiros

Começando do começo, dashboards são painéis visuais que apresentam KPIs como fluxo de caixa, receita, despesas, rentabilidade e lucratividade. Esses painéis ajudam os times de finanças e controladoria a entender o desempenho da empresa rapidamente. 

A beleza por trás dos dashboards é que eles fornecem dados para tomadas de decisão mais embasadas e precisas. Como ritual de gestão, acompanhá-los é uma maneira de: 

• Ter uma visão clara da saúde financeira da empresa;
• Maximizar oportunidades e 
• Antecipar desafios antes que eles se tornem problemas críticos.

Para que a prática seja eficiente, o indicado é que os dashboards sejam fáceis de usar e intuitivos. Aqui na Treasy disponibilizamos um gratuitamente para você: é o nosso BI Financeiro. Com ele profissionais de controladoria conseguem:

• Analisar gráficos e criar indicadores financeiros totalmente integrados aos ERPs Omie, Nibo e Granatum;
• Acompanhar o caixa realizado e comprometido;
• Gerar análises vertical e horizontal, drill-down, slice and dice e comparativos;
• Criar gráficos e relatórios gerenciais de acordo com as necessidades da sua empresa.

Para ficar mais claro, veja no vídeo abaixo como funciona o dashboard financeiro da Treasy:

Gostou? Então adote este ritual de gestão no seu time e tenha informações precisas para tomadas de decisão e análises. Clique aqui e experimente grátis (sem compromisso e sem dados de cobrança) o BI Financeiro da Treasy.

2 - Acompanhamento e revisão do Orçamento

O orçamento empresarial não deve ser um apanhado de números estáticos. Muito menos um documento criado no início do ano como uma “obrigação” e esquecido na gaveta com o passar dos meses. Pelo contrário, ele deve ser um instrumento vivo de gestão, revisado periodicamente para garantir que a empresa esteja no caminho certo para atingir seus objetivos estratégicos.

Neste ritual de gestão, com a comparação do orçado x realizado é possível identificar desvios, analisar suas causas e promover ajustes quando necessário. Quer um exemplo para entender o “poder” do acompanhamento orçamentário ?

A AZ Tecnologia em Gestão, empresa especializada em soluções proprietárias de gestão para organizações públicas e privadas, enfrentava um problema: antes de contar com uma solução especializada, o orçamento era elaborado no final do ano e, muitas vezes, revisitado apenas no período seguinte. 

A ausência de um acompanhamento frequente resultava em discrepâncias significativas entre o planejado e o realizado, dificultando a previsibilidade financeira e a tomada de decisões estratégicas.

Para superar esse desafio, a AZ Tecnologia em Gestão decidiu implantar o Treasy como sua ferramenta de planejamento e acompanhamento orçamentário. Assim, a empresa passou a acompanhar o orçamento e realizar revisões orçamentárias a cada quatro meses, permitindo ajustes estratégicos e redução de riscos.

“Com o Treasy, tenho total visibilidade sobre os resultados, o que me permite acompanhar de perto o crescimento da empresa sem precisar estar envolvido na operação do dia a dia”, contou Paulo Sorato, CEO da AZ Tecnologia em Gestão.

👉 A história completa da AZ Tecnologia, com todos os desafios enfrentados e como eles superaram cada um deles, você encontra aqui.

Revisões orçamentárias

Empresas de alta performance, como a AZ Tecnologia, revisam seus números periodicamente para garantir que o planejamento financeiro e orçamentário esteja alinhado com a realidade do mercado e os objetivos estratégicos da organização. Para entender bem sobre as revisões orçamentárias, salve a leitura deste conteúdo:

👉 Revisões Orçamentárias – conheça a importância delas para sua empresa

Como as revisões são extremamente importantes, além do artigo sugerido, recomendamos também escutar o bate-papo que tivemos com o CEO da Thompson Management Horizons, Ronaldo Nuzzi, na edição #16ª do Controller Cast.

O executivo dá ótimas dicas de como fazer uma Revisão Orçamentária. Na conversa, ele também abordou como pensar melhor no Orçamento e difundir a Cultura Orçamentária. Aperte o play e ouça o podcast:

3 - Reuniões periódicas para tomada de decisão baseada em dados

Este ritual de gestão é uma consequência dos dois primeiros. Com a análise do dashboard financeiro, o acompanhamento orçamentário e as revisões, as equipes de finanças e controladoria têm em mãos dados importantes para tomadas de decisão.

Seja semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou a cada 3 ou 6 meses, esses encontros permitem:

• Avaliar indicadores críticos;
• Discutir riscos e oportunidades;
• Alinhar as estratégias que serão tomadas para garantir a sustentabilidade financeira do negócio.

Para maximizar a produtividade dessas reuniões, recomenda-se que elas sigam uma pauta clara e tenham o foco nos dados relevantes. Lembre-se que o objetivo desses encontros deve ser garantir que os insights gerados sejam transformados em decisões estratégicas. 

👉 Contando a história do seu orçamento: o poder do storytelling no planejamento orçamentário

6 - Analisar e discutir FCAs

FCA é uma metodologia de resolução de problemas (assim como a Matriz GUT compartilhada com você mais acima). Sua sigla significa Fato, Causa e Ação. Esse ritual de gestão permite que a empresa aprenda com seus próprios desvios financeiros e identifique padrões que podem estar impactando positivamente ou negativamente a performance.

Conforme explicado neste conteúdo, essa análise segue três etapas principais:

• Fato: o primeiro passo é definir claramente qual é o problema. Isso pode envolver a identificação de metas que não foram alcançadas, oscilações no desempenho ou resultados que ficaram abaixo do esperado. Pergunta a ser feita: o que aconteceu?
• Causa: em seguida, investigamos o que levou ao problema. Ao compreender as razões por trás da situação, torna-se possível controlar seus impactos e até mesmo prevenir que aconteça novamente no futuro. Pergunta a ser feita: por que acontece?
• Ação: depois de identificar a causa raiz, é hora de desenvolver um plano de ação detalhado para resolver a questão. Esse plano deve garantir que todas as etapas necessárias sejam executadas, desde tarefas simples até projetos mais complexos. Pergunta a ser feita: o que será colocado em prática para corrigir ou melhorar?

Para o desenvolvimento do plano de ação, você pode utilizar o Plano de Ação do Treasy, disponível no plano gratuito do BI Financeiro. A ferramenta possibilita criar planos por departamentos, sinalizando os responsáveis, os prazos e demais informações. Veja abaixo uma tela do recurso de Plano de Ação do Treasy.

Finanças e controladoria: como os rituais impactam a previsibilidade e a tomada de decisão estratégica

Acompanhar e revisar o orçamento, analisar dashboard e procurar entender os indicadores e resultados alcançados até o momento, faz com que a empresa tome as rédeas do seu futuro. Isso porque ela passa a ser mais capaz de antecipar riscos e identificar oportunidades com maior rapidez.

Por isso, os rituais de gestão têm um impacto direto na capacidade de tomada de decisão estratégica de uma organização, uma vez que as decisões são tomadas com base em dados reais, e não em suposições ou intuições. Consequentemente, a empresa ganha previsibilidade financeira.

Pensando no longo prazo, essa previsibilidade é um pilar crucial para alinhar as ações com os objetivos de crescimento da empresa, otimizando recursos e mantendo a saúde financeira em momentos de incerteza.

Concluindo

Os rituais de gestão assumem um papel importante para promover a cultura organizacional e reforçar a comunicação entre equipes, facilitando as tomadas de decisão e a execução eficiente da estratégia. Para controllers e outros profissionais de finanças, eles garantem  que as metas e objetivos sejam regularmente avaliados e ajustados, criando um ambiente de responsabilidade e comprometimento com os resultados.

Gostou de conhecer sobre os rituais de gestão? Para mais conteúdos como este, fique de olho no blog da Treasy. E se este artigo foi útil a você, compartilhe com os seus colegas!