Estratégias para implementar uma cultura de eficiência financeira na organização

Na mitologia pré-islâmica da Arábia existe a figura dos Djins, que são seres poderosos e dotados de poderes extraordinários. Conhecidos por nós como Gênios, a mitologia conta que eles ficam aprisionados em objetos (como lâmpadas) e possuem a habilidade de conceder desejos a quem os libertar.

A figura mais popular de Djinn que temos vem da Disney e é representado pelo gênio azul, amigo de Aladdin. Mas o que esses seres enigmáticos têm a ver com a sua empresa?

Pois bem, digamos que você encontre uma lâmpada mágica e liberte um gênio, o que pediria para ele, olhando para o eu negócio? A verdade é que não importa o segmento de atuação, o tamanho da empresa e o que ela faz, pois em comum, todas têm um desejo: o de serem financeiramente eficientes e capazes de sustentar o crescimento a longo prazo.

A boa notícia é que para isso você não precisa procurar um gênio para te ajudar. Basta implementar uma cultura de eficiência financeira. Entenda mais a seguir.

O que significa cultura de eficiência financeira?

Primeiro, vamos falar de cultura. Quando tratamos de cultura organizacional, nos referimos aos valores, hábitos e crenças que guiam os colaboradores e influenciam o clima de uma empresa.

Existe também a cultura orçamentária, a qual está presente em organizações que não limitam a prática do orçamento empresarial ao departamento financeiro e de planejamento e controladoria. Ou seja, são organizações cujas áreas possuem seus próprios orçamentos.

Ainda, conforme explicamos neste outro artigo, em empresas que possuem a cultura orçamentária os gestores têm muito mais clareza tanto do rumo que a organização está tomando, quanto se suas áreas estão ou não cumprindo com as metas do orçamento.

Perceba que no ambiente empresarial sempre quando o assunto é cultura existe um ponto importante, que é o de que há um senso de comprometimento com o que a empresa propõe. Por exemplo, em negócios com uma cultura organizacional mais conservadora, todos os processos e o próprio ambiente de trabalho refletem isso.

E como atuam empresas que possuem a cultura da eficiência financeira? Para entender, precisamos esclarecer o termo:

O que é eficiência financeira?

Para começo de conversa, eficiência diz respeito a quão capaz alguém é de realizar algo com o mínimo de desperdício de dinheiro, esforço e tempo. Trocando em miúdos, significa fazer mais com menos.

Perceba que o conceito é diferente de eficácia, uma vez que esta tem a ver com a capacidade da empresa ou de uma pessoa de atingir um resultado específico.

Olhando para o conceito de eficiência, temos que, se uma organização conquista o mesmo resultado - ou resultados melhores -, mas com a utilização de menos recursos, ela atingiu a eficiência financeira. 

E onde entra a cultura nessa história? Bom, mais acima comentamos que a cultura está ligada com um senso de comprometimento. Dessa maneira, entenda que:

• Em empresas que possuem a cultura da eficiência financeira, todas as áreas se propõem e direcionam seus esforços para entregar resultados semelhantes ou melhores, mas reduzindo custos e maximizando o retorno sobre o investimento (ROI).

Como implementar uma cultura de eficiência financeira na empresa?

Agora que você entendeu o que significa a cultura da eficiência financeira, saiba que para implementá-la é necessário trabalhar em diversas frentes, conforme mostramos a seguir. Além disso, é fundamental que toda a empresa caminhe junto, isto é, olhe para atividades e processos com uma visão de: “como posso fazer mais com menos, mas garantindo  qualidade?”.

Entendido isso, confira abaixo o que você pode fazer para implementar a cultura da eficiência financeira na sua empresa:

Identificação de desperdícios

Organizações com a cultura da eficiência financeira são capazes de gerar receitas sem despesas e custos excessivos. Portanto, o primeiro passo é identificar onde estão os desperdícios. 

Para isso, analise como a empresa gera dinheiro e onde estão as despesas e os custos que podem ser reduzidos. Esse conhecimento é obtido por meio do fluxo de caixa e do orçamento. A análise deste último é especialmente importante por dois motivos. 

1. Entender a projeção de custos e quais serão as despesas operacionais.
2. Possibilitar a tomada de ações corretivas ou preventivas caso seja observado um desvio nos ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro. 

Ainda, pensando na cultura da eficiência financeira e na redução de desperdícios, o Orçamento Base Zero (OBZ) torna mais fácil identificar os gastos superficiais. Para você entender, no OBZ a orçamentação é feita sem levar em conta as receitas, os custos, as despesas e os investimentos de exercícios anteriores.

Como tudo parte do zero, os gestores conseguem ter um olhar muito mais aguçado e crítico para analisar custos e despesas detalhadamente. Caso queira saber mais do tema, sugerimos escutar um bate papo que tivemos com Cícero Ferreira Filho, da Consultoria Ferreira Filhos Associados, no qual ele compartilha sua experiência em implementar a metodologia OBZ em dezenas de empresas ao longo da sua carreira. 

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Estabelecimento de metas e KPIs

Os desperdícios foram identificados, agora é necessário traçar metas que precisam ser atingidas para que a empresa tenha eficiência financeira. Em seguida, vem a definição dos  indicadores de desempenho (KPI) que serão utilizados para medir o que está sendo executado. 

Focando na cultura da eficiência financeira, existem três níveis de indicadores que são importantes: os estratégicos, os táticos e os operacionais. Entenda:

• Indicadores Estratégicos: têm como objetivo mostrar se os Objetivos Estratégicos estão sendo alcançados. Eles são acompanhados diretamente pela diretoria. Como exemplo de indicador estratégico temos o Faturamento Bruto;
• Indicadores Táticos: são aqueles acompanhados pelos gestores de cada departamento. É o caso do Faturamento por Linha de Produto ou por Canal de Vendas.
• Indicadores Operacionais: são acompanhados pelos especialistas de cada área. Eles apresentam um nível de detalhamento maior para o entendimento dos indicadores táticos e estratégicos. É o caso do “Número de Vendedores por Canal de Vendas”.

Nesses grupos, existem os indicadores econômicos, financeiros e para análise de investimentos. Como selecionar os KPIs é um assunto que deve ser levado a sério, já que indicadores mal definidos podem levar a decisões erradas, esta etapa é extremamente importante.

Por isso, deixamos aqui a sugestão de um Kit Completo para Gestão de Indicadores de Desempenho. Ele é composto por e-book + planilha e dá uma visão muito boa sobre a Gestão de Indicadores. Clique na imagem abaixo e faça o download gratuito do kit:

Tecnologia e automação de processos

Não é nenhum furo de reportagem dizer que a tecnologia ajuda a aumentar a produtividade da sua empresa. Não apenas isso, mas também a reduzir ou até mesmo eliminar os custos com tarefas repetitivas e que consomem mais tempo do que o necessário. 

Por essas razões, a cultura da eficiência financeira tem tudo a ver com investimento em tecnologia e automação de processos. Por exemplo: quanto tempo a área financeira gasta para conciliar relatórios espalhados em diversas planilhas de Excel e solucionar definições conflitantes?

Com a tecnologia fazendo esse trabalho, o tempo improdutivo gasto por profissionais é investido em tarefas de mais valor agregado, como para elaborar um plano de contingência financeira. 

Um grande aliado na hora de eliminar as planilhas e contar com uma única fonte de dados confiáveis para as análises financeiras é o BI Financeiro da Treasy. Você pode integrá-lo de forma “plug-and-play” com o seu sistema de gestão, sem precisar de um técnico ou consultor para configurar suas análises, e usufruir de gráficos, relatórios e mapas de indicadores totalmente personalizáveis. 

Você pode testar gratuitamente aqui e colocar em prática este movimento de eficiência financeira no seu negócio hoje mesmo.

Monitoramento contínuo 

Monitorar continuamente como a empresa está caminhando é outra ação para garantir a cultura da eficiência financeira. Por exemplo, como está o Custo de Aquisição do Cliente (CAC)? Sua empresa está cobrando o preço certo pelos seus produtos ou serviços?

Observe que esse monitoramento deve ser contínuo a fim de que quaisquer problemas ou deficiências possam ser identificados prontamente e, claro, ações sejam implementadas. 

Concluindo

Fazer mais com menos, garantindo a qualidade (e até superando expectativas) é o que toda empresa deseja. Como você viu, para isso é importante que o mindset da eficiência financeira seja implementado na cultura da sua organização. 

Neste artigo explicamos os principais passos que você pode adotar e destacamos a importância da tecnologia. E já que ela é imprescindível para adotar a cultura da eficiência financeira, não deixamos você na mão. Elaboramos um infográfico caprichado que vai te ajudar a transformar o planejamento orçamentário da sua empresa em sinônimo de eficiência operacional. 

Veja como a tecnologia facilita as etapas do processo orçamentário, desde o planejamento, simulações, acompanhamento até as revisões. Acesse o material agora mesmo clicando no banner: