Você já parou para calcular quanto a sua empresa gasta com software? Mais importante ainda: será que esse custo faz sentido para o seu negócio? No episódio #52 do Controller Cast, conversamos com Carlos Moura, fundador da Pong, uma solução especializada no controle de despesas com software, para entender estratégias práticas de otimização desses gastos.
O custo com software pode chegar a 5% a 8% da receita da empresa, dependendo do modelo de negócio. Muitas vezes, há desperdícios que passam despercebidos e podem impactar diretamente o resultado financeiro. Abaixo você confere os principais pontos do bate-papo e te mostramos como evitar esses custos desnecessários.
Para ouvir o episódio completo e entender melhor como aplicar essas estratégias para economizar com software? Dê o play no episódio #52 do Controller Cast! Ouça também pelo Youtube e Spotify.
Os maiores vilões do orçamento com software
Carlos destacou no episódio que um dos maiores desafios das empresas é a falta de visibilidade sobre os custos com software. Muitas empresas operam com centenas de licenças, ferramentas duplicadas e contratos desvantajosos.
“A gente já pegou empresas com custo de software representando 9% da receita, enquanto outras do mesmo porte e segmento gastavam apenas 4%. A diferença? Uma olhava para o custo no detalhe, a outra simplesmente deixava rolar.”
Entre os maiores desperdícios, ele apontou:
- Licenças não utilizadas: Usuários que saíram da empresa ou que têm acesso a ferramentas que não usam.
- Softwares duplicados: Vários times usando soluções diferentes para a mesma função (ex: Marketing usando Asana, RH no Trello e Produto no Jira).
- Contratos caros e mal negociados: Empresas fechando contratos longos sem revisar os termos ou avaliar se o custo-benefício ainda faz sentido.
“Muita gente acha que software é só produtividade, mas se você contrata uma ferramenta sem um objetivo claro, pode estar apenas jogando dinheiro fora.”
Como reduzir gastos sem prejudicar a produtividade?
Para cortar custos sem afetar o desempenho do time, Carlos sugere uma abordagem estruturada:
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Mapeie tudo o que sua empresa usa
O primeiro passo é levantar todas as ferramentas contratadas, identificando duplicidades e uso real. Muitas empresas não têm essa visibilidade e acabam pagando por serviços desnecessários.
“Já vimos empresas achando que tinham 40 softwares ativos, mas, quando puxamos os dados, havia mais de 300.”
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Avalie o ROI de cada software
Cada ferramenta deve ter um objetivo claro e um retorno mensurável. Pergunte-se: esse software realmente gera valor ou só está ocupando espaço no orçamento?
“Não adianta querer a ferramenta mais cara do mercado só porque todo mundo usa. O foco tem que ser o retorno que ela traz para o negócio.”
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Negocie e centralize ferramentas
Muitas empresas aceitam o primeiro preço sem questionar. Negociar contratos e consolidar ferramentas pode gerar economias expressivas.
“Empresas como Salesforce, HubSpot e Microsoft oferecem grandes descontos no primeiro ano, mas depois aumentam o valor. Se você não negocia, a conta chega pesada.”
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Defina uma política de governança
Criar um processo claro para compras, renovações e revisões evita gastos desnecessários e mantém o orçamento sob controle. O time de finanças e controladoria deve trabalhar junto com os gestores para garantir visibilidade e otimização.
O que fazer agora? Primeiros passos para a gestão de custos com software
Se sua empresa nunca revisou os gastos com software, agora é o momento! Algumas ações rápidas para começar:
🔎 Faça um inventário de todas as ferramentas utilizadas.
💰 Verifique licenças duplicadas ou subutilizadas.
📉 Analise se há planos caros que podem ser reduzidos.
📊 Negocie contratos e considere alternativas nacionais.
📝 Crie um processo de governança para evitar novos desperdícios.
No final do episódio, Carlos reforça:
“Reduzir custos não significa cortar ferramentas aleatoriamente. Significa otimizar os investimentos, garantir que cada real gasto tem um retorno claro e, se possível, transformar essas economias em novos investimentos para o crescimento da empresa.”
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