Saber como aumentar a produtividade é essencial para quem deseja crescer em suas empresas e também desenvolver-se profissionalmente. Na gestão financeira, e considerando o ambiente competitivo ao qual estamos inseridos, manter-se à frente requer uma abordagem estratégica e proativa.
Atualmente, não basta apenas dominar os números, planilhas, relatórios e sistemas. É preciso igualmente implementar práticas que aumentem a produtividade e tragam resultados tangíveis para as empresas. Isso significa, dentre outras coisas, que é chegado o momento dos profissionais financeiros dedicarem mais tempo a análises e decisões que realmente impactem o negócio.
Como fazer isso? A seguir, compartilhamos com você algumas boas práticas de gestão financeira que vão te ajudar a focar no que realmente imporrta. Aproveite!
1 - Identifique e elimine gargalos financeiros
Da lista de boas práticas de gestão financeira, começamos com a identificação dos gargalos por alguns motivos. Além de impedirem o fluxo eficiente de informações, eles podem levar ao retrabalho e fazem muitas pessoas da equipe perderem um tempo que poderia ser gasto em atividades mais estratégicas.
A melhor maneira de identificar esses gargalos é mapear todos os processos financeiros e analisar onde ocorrem atrasos ou ineficiências. Aliás, vale ressaltar que o mapeamento de processos não apenas identifica gargalos, como também as redundâncias e oportunidades de melhorias.
Para fazer isso, faça uma lista de todos os processos que serão mapeados, como por exemplo:
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Conciliação bancária;
- Fechamento contábil;
- Planejamento e orçamento.
Com os processos mapeados é preciso entender todas as etapas existentes, ou seja, todas as atividades que eles possuem e seus responsáveis. Uma sugestão é desenhar um fluxograma e, caso você queira entender melhor, neste artigo explicamos com detalhes sobre o que fazer.
Assim que os fluxos de cada processo forem desenhados é possível identificar:
- Etapas redundantes ou desnecessárias;
- Pontos de atraso ou gargalos;
- Áreas onde ocorrem erros frequentemente;
- Processos que poderiam ser automatizados.
Em seguida, é só partir para as melhorias, que podem incluir automação de tarefas manuais, integração de sistemas, implementação de novas ferramentas, mudanças de responsáveis, entre outras.
Por exemplo, se o fechamento contábil mensal está demorando mais do que deveria, faça um mapeamento do processo para analisar quais etapas estão causando atrasos. Ao identificá-las, busque soluções para agilizá-las.
2 - Automatize processos financeiros
Automatizar processos financeiros manuais é uma das boas práticas de gestão que dão um “up” na produtividade da equipe financeira (aliás, é umas das maneiras mais eficazes de obter times mais produtivos). A automação reduz erros humanos, acelera a execução de tarefas e libera os profissionais para se dedicarem a atividades que exigem análise e tomada de decisão.
Por exemplo, ao automatizar a conciliação bancária, todas as transações financeiras são registradas e reconciliadas corretamente, sem a necessidade de intervenção manual e sem erros que podem impactar as informações financeiras e econômicas (DFC, DRE, balanço patrimonial).
Para a área de finanças, ferramentas de gestão orçamentária e ERPs automatizam processos e agilizam as atividades. Para entender, imagine o processo de revisão orçamentária da Empresa A, que além de somente ter números em planilhas, não faz o acompanhamento do planejado x realizado x histórico regularmente.
Na hora de realizar a revisão do orçamento, o controller e o gestor da área financeira se depararam com diversos desafios, como:
- Coleta de dados desorganizada: os dados estão espalhados em diferentes planilhas e sistemas, sem uma consolidação centralizada. O processo de coletar essas informações é manual e demorado, envolvendo múltiplas revisões para garantir que todos os dados estejam corretos e completos.
- Falta de visibilidade e análise: a análise de dados é limitada e os relatórios são criados manualmente. Isso dificulta a identificação de desvios e a comparação entre o orçamento planejado, o realizado e o histórico, tornando o processo de revisão menos eficiente e mais sujeito a erros.
- Processo de aprovação ineficiente: a revisão orçamentária requer a aprovação de vários stakeholders. Sem um sistema automatizado, o processo de comunicação é feito por e-mails e reuniões presenciais, atrasando a aprovação e aumentando a possibilidade de falhas na comunicação.
- Atualização manual do ERP: após a aprovação, a atualização dos dados orçamentários no sistema de ERP é feita manualmente. Este processo é propenso a erros e pode resultar em dados desatualizados.
Para resolver esses problemas, a Empresa A optou por um sistema de gestão de orçamento que se integra ao ERP. Como resultado, ela reduziu significativamente o risco de erros humanos, garantindo que todas as transações e números estejam corretos e confiáveis.
Além disso, com dados atualizados em tempo real e análises detalhadas de variâncias, a gestão pode agora tomar decisões informadas rapidamente e responder de modo eficaz às mudanças e aos desafios.
Quer um exemplo mais prático? Assista ao vídeo abaixo, no qual apresentamos 6 recursos do Treasy para otimizar a revisão do Orçamento:
3 - Monitore indicadores de desempenho (KPI)
Mais acima foi citada a importância do mapeamento de processos como uma boa prática de gestão financeira. Conforme comentado, esse mapeamento ajuda a identificar gargalos e processos que podem ser melhorados.
Falando sobre melhorias, uma maneira de identificá-las - mas agora pensando em áreas como margem de contribuição, retorno sobre o investimento (ROI), capital de giro e liquidez corrente -, é por meio do monitoramento dos indicadores de desempenho.
Acompanhar os KPIs de forma contínua é imprescindível para tomadas de decisões informadas e rápidas, além de possibilitar uma gestão financeira mais ágil e proativa.
Por exemplo, se o KPI de margem de lucro está abaixo do esperado, pode ser necessário revisar os custos operacionais ou renegociar contratos com fornecedores. E já que você está aqui, caso queira descobrir os indicadores do seu negócio, utilize nossa Calculadora de Lucratividade gratuita:
4 - Centralize informações
Um dos piores obstáculos para a produtividade é a descentralização de dados. Informações espalhadas em planilhas, relatórios, blocos de notas, e-mails etc. podem levar a inconsistências, duplicação de dados e dificuldades na tomada de decisão (ou o que pode até ser pior: decisões erradas).
Portanto, centralizar informações financeiras é uma das boas práticas de gestão financeira que não poderia faltar na nossa lista. Uma empresa que sabe muito bem do quanto essa prática faz a diferença é a Skeelo, maior plataforma de distribuição de e-books e audiobooks do Brasil.
De acordo com Carolina Coutinho, responsável pela área de FP&A (Financial Planning & Analysis) da Skeelo, um dos desafios do seu time era a centralização de processos financeiros e a criação de orçamentos detalhados e forecasts, os quais eram feitos de forma manual em planilhas de Excel.
A empresa encontrou no software da Treasy a solução que esperava. Com os dados orçamentários centralizados no sistema, a Skeelo passou a ter um controle detalhado e preciso das finanças em pouco tempo.
Só para você ter uma ideia, graças à centralização das informações, o tempo de fechamento mensal foi reduzido de 15 para apenas 3 dias, eliminando quase 100% a necessidade de reuniões de alinhamento para análise de resultados.
Saiba mais dessa história! Aqui você acessa o case completo e consegue entender o antes e depois da Skeelo com a centralização de dados.
5 - Incentive a comunicação e a colaboração
Outra boa prática para uma gestão financeira produtiva é a comunicação e a colaboração eficaz entre os membros da equipe. Ferramentas de comunicação e colaboração oferecem grandes auxílios nesse sentido. É o caso de:
- Slack
- Microsoft Teams
- Trello
- Plano de Ação do Treasy
O Plano de Ação do Treasy está disponível no plano gratuito do BI Financeiro (no tópico seguinte você poderá ter mais informações). Ele parte do princípio que tão importante quanto acompanhar e analisar os KPIs é tomar ações em cima das análises e insights. Assim, o recurso de Plano de Ação utiliza o método FCA (Fato, Causa e Ação), ou pode utilizar a metodologia adotada na sua empresa.
É possível criar planos por departamentos, sinalizando os responsáveis, os prazos e demais informações. As ações podem ser integradas com o Google Agenda, e sempre que algo mudar o sistema também pode enviar um aviso aos envolvidos. Isso facilita o compartilhamento de dados em tempo real e o acompanhamento do progresso dos projetos financeiros, aumentando a eficiência e promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo e dinâmico.
Abaixo você pode ver o exemplo de uma tela do recurso de Plano de Ação do Treasy.
6 - Utilize relatórios e dashboard em tempo real
Por último, mas nem por isso menos importante na nossa lista de boas práticas de gestão financeira, chegou a hora dos relatórios financeiros e dashboard em tempo real. Pensando na produtividade, eles são importantes porque:
- Oferecem dados atualizados continuamente, permitindo que os gestores identifiquem rapidamente problemas e oportunidades;
- Com a visualização de KPIs financeiros em tempo real, possibilitam uma abordagem proativa na gestão financeira;
- Permitem a identificação de problemas antes que se tornem críticos;
- Eliminam a necessidade de compilar dados manualmente, economizando tempo e reduzindo a possibilidade de erro.
Como exemplo, uma equipe financeira que utiliza um dashboard em tempo real para monitorar seu fluxo de caixa pode ver imediatamente quando há uma discrepância entre o fluxo de caixa projetado e o real, como um pagamento atrasado de um cliente ou despesas não previstas. Assim, os profissionais da área podem agir rapidamente para resolver o problema.
Um dashboard que você pode testar hoje mesmo é o BI Financeiro da Treasy. Ele integra múltiplas fontes de dados provenientes de ERPs, Meios de Pagamento etc. e permite ainda:
- Acompanhamento do caixa realizado, previsto e comprometido;
- Geração de análises vertical e horizontal, drill-down, slice and dice e comparativos;
- Criação de gráficos e relatórios gerenciais de acordo com as necessidades da sua empresa.
No vídeo abaixo compartilhamos com você como o BI Financeiro Treasy funciona (e não escondemos nada):
Para testar gratuitamente o Treasy BI Financeiro e criar hoje mesmo os Dashboards de sua empresa, é só criar sua conta aqui.
Concluindo
Aumentar a produtividade significa trazer mais resultados para a empresa e usar o tempo de maneira inteligente. Neste artigo, sugerimos boas práticas de gestão financeira, como identificar e eliminar gargalos, automatizar processos, monitorar indicadores, centralizar informações e promover a comunicação e a colaboração.
Além disso, destacamos o uso de dashboards em tempo real, pois eles fornecem insights valiosos que podem guiar a tomada de decisão e ajudar a empresa a se adaptar rapidamente às mudanças do mercado. Ainda dentro do tema, temos outras dicas para compartilhar, referentes à gestão do tempo para profissionais da área financeira.
Então, aproveite que está aqui e acesse o artigo: Gerenciamento de tempo: como os profissionais financeiros podem melhorar a produtividade.